Il Magico Potere del Riordino in Ufficio

Il libro di Marie Kondo “Il magico potere del riordino” mi aveva immediatamente attirato, sia per la mia impossibilità di resistere a manuali di sviluppo personale giapponesi, che per la bella copertina, ma soprattutto perché rinforzava già nel titolo una pratica quotidiana di tanti anni.

Sfogliando il libro mi sono accorto che l’autrice si riferiva all’ordine in casa, suggerendo le migliori pratiche per ripulire dalle “cose” che abbiamo accumulato negli anni, fare spazio e trovare un ordine nella nostra vita domestica, ordine che si sarebbe riflesso a livello di pulizia mentale. Tutto giusto, tutto vero, ma cose che da tempo mettevo in pratica non a casa (dove le occhiate di compatimento di moglie e figli avrebbero testimoniato inequivocabilmente il giudizio morale sui comportamenti ossessivi del marito/padre) ma in ufficio.

Quello sì che è il mio regno privato e la prima regola è l’ordine. Proviamo a capire cosa intendo. La teoria sottostante è la stessa dell’autrice giapponese e cioè che l’ordine degli oggetti porta anche ad ordine mentale, meno stress, e maggiore possibilità di essere creativi. Il mio caso è un po’ complicato perché dall’altro lato sono sempre stato un amante degli oggetti, i ricordi, i quadri, le foto e quindi il rigore scandinavo minimalista non ha mai fatto per me.

Marie Kondo spiega come funziona la filosofia del riordino e la prima regola è quella di liberarsi dagli oggetti anziché accumularne. Buttare è il primo passo perché non ci rendiamo conto di quanto la nostra vita sia disordinata e appesantita a causa della grande quantità di oggetti inutili o inutilizzati di cui ci circondiamo. Si tratta di vagliare uno per uno gli oggetti della nostra casa e valutare se ancora quell’oggetto ci parla, ci emoziona o è in qualche modo significativo o utile per noi.

In ufficio la regola da applicare è la stessa:

• Non pensare di rimettere a posto un po’ alla volta: scegliere un momento speciale, una mezza giornata senza impegni impellenti (o se proprio non si riesce a trovare basta 1 ora per qualche giorno ma con una fine certa)
• Procedere per categorie: iniziare dagli spazi esterni — arredamento (sì sedie, mobiletti, lampade, accessori), quadri/foto (togliere tutti quelli che non ci soddisfano, la scrivania (tenere solo le cose veramente necessarie, via tutte le carte, utilizzare un contenitore in/out per la posta e i documenti) — e proseguire con quelli interni — prima i cassetti, uno per uno buttando o archiviando i documenti, eliminando la cancelleria in eccesso, riordinando i biglietti da visita; proseguire con gli armadi, scaffale per scaffale, riesaminando l’archivio, con l’obiettivo di tenere solo le cose che ci potranno servire in futuro.

La logica per la gestione dei documenti è semplice e deve diventare una pratica quotidiana dopo il riordino straordinario:

- Documenti correnti: cassettina posta

- Documenti importanti o riservati da tenere sottomano: cassetti della scrivania

- Documenti da tenere per consultazione futura: archivio nell’armadio

Tutto il resto è da buttare il più velocemente possibile, la stessa cosa vale per giornali, riviste o pubblicazioni che si accumulano in ufficio.

Marie Kondo a un certo punto fa una domanda interessante: Chi ha detto che non bisogna ambire alla perfezione? Ecco, questo è un punto importante: non ci sono compromessi, non ci sono cose che metterò a posto domani, la scrivania deve rimanere sempre pulita alla fine di ogni giornata e l’archivio sempre in ordine. Ambire alla perfezione è un obiettivo decisamente ambizioso per molte cose nella vita, ma applicato al riordino non lo è affatto: si tratta di un’attività fisica alla portata di ognuno e che dipende solo da noi stessi.

Perché farlo? I benefici sono notevoli a livello personale. Innanzitutto nello svolgimento dell’attività stessa: come dicevo è un’attività fisica, che ci immerge completamente, ci distrae dai pensieri di ogni giorno e ci induce a riflettere. Niente di più simile alle tecniche di meditazione o mindfulness, ma senza personal coach o sforzi incredibili. Alla fine dell’attività ci sentiremo meglio, pronti ad affrontare le sfide successive.

Sembra che il riordino non abbia solo a che fare con lo spazio fisico in cui ci troviamo a vivere ma che sia capace di attivare forze ed energie bloccate dentro di noi. Riordinare significa riuscire a vedere, nello spazio creato, una luce nuova che ci fa vedere finalmente chi siamo e che cosa davvero vogliamo.

Lavorare sul pulito è uno dei principi fondamentali dei grandi chef, applicato alla cucina, e non solo per esigenze di pulizia e di igiene. Il principio dell’ordine è basilare nell’esercito e la disciplina è un chiaro strumento per salvarsi la vita e proteggere i propri uomini in situazioni estreme.

La stessa cosa vale nel mondo del lavoro, lavorare in un ambiente che ci piace ed ordinato significa sentirsi più felici, capaci di affrontare sfide crescenti, mettere a fuoco il nostro talento e vivere meglio, con meno stress e più soddisfazione.

L’aspetto finale che voglio sottolineare è quello del personal branding: se siamo convinti che oggi sia fondamentale la capacità di promuovere sé stessi, al fine di essere graditi nei confronti di una comunità di consociati, con modalità simili ai prodotti commerciali, pensiamo che il nostro punto vendita fisico, il nostro ufficio, non abbia nessuna importanza? Certo, magari le visite di estranei o conoscenti non sono frequenti ma quelle dei colleghi, dei superiori o dei fornitori sì, cosa penseranno di noi da quello che vedono nel nostro ufficio? L’opinione di ognuno di questi personaggi, figure chiave per vivere bene la propria esperienza lavorativa, sarà altamente influenzata dalla piacevolezza, dal livello di ordine, dal gusto di quello che trovano nel vostro posto di lavoro. È esattamente come entrare in un negozio, quale è l’impressione che vogliamo dare? Quale esperienza vogliamo far vivere?

Un vecchio amico tanti anni fa mi aveva introdotto nella maniera migliore al concetto di personal branding dicendo: “io non lavoro per la società XY ma per la nomecognome (il suo) SPA” ed è questa la realtà: costruire la propria identità professionale, in modo completo, rappresenta la strada maestra per lavorare e vivere meglio e in modo efficace.