Como fizemos uma dinâmica com +400 líderes ao mesmo tempo!! :O

Uau. Foi com emoção!!

Quando recebemos o desafio de criar uma dinâmica com a participação de todas as lideranças da empresa, deu aquele frio na barriga! Não somente pelo público, mas pela quantidade imensa de pessoas! Para os Agile Coaches de plantão, um evento desses equivaleria à umas 3 PI Plannings!* =D.

Mas antes de iniciar o nosso planejamento, era necessário compreender quais eram as expectativas dos organizadores:

  • O nosso tema seria o “foco no cliente e mão na massa”;
  • Trabalhar os 3 principais indicadores relacionados ao nosso cliente;
  • Proporcionar a mesma experiência para os participantes presenciais e remotos;
  • Coletar todas as ideias para transformá-las em ações posteriormente

Alguns desafios que nós encontramos:

  • Não tínhamos espaço para trabalhar com material físico (uma pena, pois todo Agile Coach adora um post-it! :D quem não!? ❤)
  • Definir a ferramenta para participação remota e também para coletar os insights
  • Colaboradores em 2 domínios diferentes (@luizalabs e @magazineluiza)
  • Tempo extremamente curto e cronometrado (seguindo um princípio do Lean, precisaríamos fazer o mínimo de movimentação possível).
  • Como orquestrar tantas pessoas simultaneamente?

Eis como resolvemos o nosso quebra cabeça:

Formação dos Grupos

Dividimos os participante em grupos de no máximo 15 pessoas, sendo que, 30% destes grupos eram remotos. No total foram 28 grupos.

Dos 19 grupos presenciais, nós os dividimos aleatoriamente em 3 cores, onde cada cor representava um indicador a ser trabalhado. Dos 9 grupos remotos, fizemos uma seleção por ordem alfabética e também atribuímos um dos indicadores.

O princípio de aleatoriedade aqui era para quebrar possíveis “silos”, e fazer com que as pessoas trabalhassem com gente diferente, fomentando o famoso “pensar fora da caixa”.

Metodologia

Escolhemos o Learning Canvas cuja construção de raciocínio está baseada em 4 perguntas, entre passado e futuro, seguindo a lógica abaixo:

  1. Qual foi a principal dor que você já observou em relação ao tema trabalhado? — passado
  2. Como seria o cenário ideal nessa situação? — futuro
  3. Qual foi a experiência mais positiva que você teve em relação à esse tema? — passado
  4. Que ação poderíamos implementar para elevar o indicador …? — futuro

Não precisa nem dizer o quanto foi rico o conteúdo produzido coletivamente por estes profissionais, né? ❤

Outro insight importante aqui, é pedir para que os participantes sejam data driven, ou seja, orientados à dados quando forem falar do passado (o quê, onde, quando, com quem?).

E para falar de futuro, toda criatividade é bem vinda!!

Aqui vale o agradecimento ao Henrique Imbertti pela sugestão do Canvas ;)

Escolha das ferramentas

Após quebrar muito a cabeça, conversando com algumas pessoas e avaliando várias opções, optamos pelo mais simples:

  • Hangouts para cada uma das salas de reunião dos grupos remotos
  • Forms para coletar as respostas das 4 perguntas da etapa de brainstorming
  • Sli.do para votar nas ideias vencedoras de cada um dos 3 indicadores

Destaque para a mobilidade e a praticidade que tivemos através do uso dos celulares. :)

Nossa organização

Do auditório, fizemos uma transmissão via Workplace (do Facebook), de forma que, os grupos remotos também pudessem acompanhar cada passo acontecendo por aqui.

Para cada grupo remoto, havia um facilitador dedicado à controlar o timebox.

Além disso, cada grupo deveria eleger um “escriba” para incluir as informações no Forms ao longo das discussões.

Para os grupos presenciais, optamos por utilizar também uma área externa ao auditório, onde posicionamos 5 grupos, com o intuito de reduzir o ruído e barulho excessivo.

Por fim, mantemos os demais 7 grupos na frente do auditório e outros 7 grupos ao fundo.

Um time campeão! \o/

Foram 21 facilitadores (todos voluntários), sendo 10 Agile Coaches e 11 líderes da área de Gestão de Pessoas. Um agradecimento especial à esse grande time, que fez um belo trabalho em equipe! :D

Bem, agora vamos à execução!

Dividimos a dinâmica em 2 etapas, a primeira de brainstorming, e a segunda de apresentação das ideias vencedoras. Como ficou nossos timeboxes:

  • 5 min — para abertura, apresentação dos facilitadores e explicação da primeira etapa

1o. Etapa:

  • 5 min — para movimentação e transição para os grupos (presencial e remoto)
  • 4 x 5 min — sendo uma rodada para cada pergunta do brainstorming
  • 5 min — para escolher a ideia vencedora que representaria o grupo
  • 5 min — transição de volta dos grupos e retorno ao formato original do auditório

2o Etapa:

Foi feita uma breve explicação da segunda etapa

3 x 10 min — sendo uma rodada para cada um dos 3 indicadores:

  • 5 min — inclusão da ideia vencedora de cada grupo e votação de todos os participantes através do celular
  • 5 min — apresentação da ideia mais votada

Encerramento

  • 5 min — voto de satisfação e agradecimentos (com a palavra do presidente :)

Tempo total: 1h15

Ufa!! O.o

No final deu tudo certo, algumas lições aprendidas e 2 grandes fatores de sucesso:

  1. Planeje! Planeje! Planeje!

Se você precisa fazer alguma dinâmica que não sabe nem por onde começar, use o máximo de tempo que dispor para planejar!

“Dê-me seis horas para derrubar uma árvore e vou passar as quatro primeiras afiando o machado.” Abraham Lincoln

2. Saiba, entretanto, que invariavelmente alguma coisa vai sair fora do seu plano. O importante é manter a calma e contar com pessoas incríveis que irão te apoiar o tempo todo! ❤ Afinal, todos saem ganhando quando existem pessoas dispostas a compartilhar e a trabalhar em torno do mesmo objetivo!

Referências:

*Em uma PI planning utilizada no Framework do SAF-e participam até 125 pessoas simultaneamente.

https://www.scaledagileframework.com/pi-planning/

http://www.learning30.co/resources

Créditos ao Luis Renato pelas fotos ;)