Daily orientada a fluxo e não nas Pessoas

Quem já presenciou esta situação mencionada abaixo?

Um grupo de pessoas em pé e em círculo, às vezes com um cronômetro ligado para não passar de 15 min e cada um respondendo as seguintes perguntas

• O que você fez ontem?
• O que você fará hoje?
• Há algum impedimento no seu caminho?

Esse tipo de reunião é conhecido como Daily ou Stand Up Meeting e como o próprio nome diz, ela acontece diariamente e é feita com todos em pé, sendo o principal objetivo facilitar a comunicação e realizar um alinhamento entre o time. Esse formato ficou conhecido por causa do framework Scrum já que a daily é uma das suas cerimonias.

Mas a Daily realmente é necessaria?

Se realmente é necessária só o time vai saber responder, mas o que posso falar com a minha experiência é que mesmo em times pequenos e fisicamente próximos a daily fazia diferença sim. Muitas vezes por estarem próximos acreditam que sabem de tudo que está acontecendo no time, mas a verdade é que durante o dia existem muitos ruídos e sempre alguma coisa acaba se perdendo, e a daily é um momento em que o time consegue se sincronizar e minimizar esses ruídos.

Times que deixam essa prática, após algum tempo acabam voltando a realizar pois sentem falta desse alinhamento.

Formas de facilitar a daily

Será que fazer as 3 perguntas é a única forma de fazer essa reunião? Será que ela realmente é eficaz para o seu formato de trabalho? Vamos descobrir.

No próprio guia-scrum de 2017 houve uma alteração cuja as perguntas não são mais definidas, mas sim sugeridas.

A estrutura da reunião é definida pelo Time de Desenvolvimento e pode ser conduzida de diferentes formas desde que estas foquem no progresso em direção à Meta da Sprint. Alguns Times de Desenvolvimento utilizarão perguntas, outros se basearão em discussões

Nos times onde passei a abordagem de fazer as 3 perguntas era uma forma de começar a realizar a Daily, mas com o passar do tempo as pessoas não ficavam mais engajadas e enquanto um pessoa falava as outras ficavam distraídas e foi ai que comecei a buscar outras abordagens.

Algo que achei bem interessante é que se o time tem uma política explícita, utiliza board físico ou até mesmo virtual, mas faz a daily em volta do Board, esse formato automaticamente já está respondendo as perguntas.

Então porque não utilizar esses 15 min para olhar o Board e discutir como atuar nos gargalos do fluxo ou na movimentação estratégica do time?!

E como fazer isso?

O processo é conduzido olhando as colunas do board da direita para a esquerda e ir encontrando os gargalos. Exemplos de gargalos:

• Itens Bloqueados: Criar ações para desbloquear os itens ou passar um status sobre ações já tomadas.
• Limite da coluna estourando(Caso use limite de WIP): Fazer uma força tarefa para dar vazão na coluna que está cheia assim desbloqueando o fluxo.
• Tarefas muito tempo no board elevando o nível do leadtime: Entender o porque da demanda levar mais tempo que o normal.

E o mais legal dessa abordagem é que caso o fluxo esteja ok a daily dura menos de 1 min, esse é outro ponto de quando fazemos daily orientada a pessoas e não ao fluxo, normalmente elas se sentem obrigadas a falar e muitas vezes acabam se estendendo porque precisam passar a impressão de que estão trabalhando(status report), fazendo com que não haja foco apenas no essencial.

E ai o que acharam dessa abordagem? Acredita que vale a pena experimentar e ver os resultados?