On a organisé une journée de team building à distance… et tout le monde a joué le jeu

A force d’enchainer les réunions en visio et les pauses café “virtuelles”, on aurait pu penser que finalement, la cohésion d’équipe aurait pu tenir grâce à ces simulacres de vie de bureau. Spoiler : après avoir décidé d’annuler nos deux derniers offsites pour cause de Covid, et à force de travailler en asynchrone chacun de son côté, on a quand même eu envie de tous se retrouver, d’une certaine manière, et ce malgré le contexte. Ce qui a donné une journée de team building à distance : un véritable challenge que j’ai décidé de relever en tant qu’office manager !

Au programme de notre Luko Day : un mix entre fun et workshops

Le Luko Day était l’occasion de rassembler toute l’équipe autour du projet au cœur de l’aventure Luko, les valeurs et l’entente que nous partageons les uns avec les autres. Nous avons opté pour la plateforme Discord qui permet de créer des salons de discussion (écrits ou vocaux) afin de bien organiser la journée.

De manière assez classique, celle-ci a donc débuté avec une welcome keynote des fondateurs et une présentation de la roadmap par chaque VP.

Un moment assez studieux mais qui nous semblait essentiel afin de rassembler l’équipe autour d’une vision commune, et que tous puissent se projeter dans les challenges pour les mois et années à venir.

Deux workshops étaient ensuite au programme, un premier le matin autour des processus internes à Luko, afin d’impliquer tout un chacun dans l’amélioration de notre vie quotidienne au sein de l’entreprise; un second l’après-midi autour des valeurs partagées entre Lukoums, pour permettre à chacun de se les approprier, les critiquer, les faire évoluer…

Enfin, deux moments de détente étaient prévus (et vivement attendus !).

A midi, un concours de la plus belle pizza était organisé : chacun cuisinait devant son écran (ou non) et postait ensuite la photo de sa pizza (faite au four ou à la poêle) dans un canal dédié. Tout le monde pouvait voter en ajoutant des émojis en réaction aux photos.

La pizza gagnante cuite au feu de bois !

Puis après le second workshop dans l’après-midi, une session de jeux par équipe était organisée. Chaque équipe participait tour à tour à 3 jeux différents (un quiz, un blind test et un Skribbl) et marquait des points pour son équipe.

En fin de journée, ceux qui le désiraient pouvaient poursuivre les jeux sur le Discord de Luko, et enchainer avec la Luko Night, une soirée hebdomadaire sur Discord avec des espaces de jeux et de discussion.

Retour d’expérience : les Do’s & Don’ts du team building à distance

Organiser une telle journée malgré le contexte et la distance n’était pas un pari gagné d’avance. Certaines choses ont bien fonctionné, d’autres moins, mais dans l’ensemble la journée fut un véritable succès.

Les participants nous ont fait des retours extrêmement positifs et ont noté cette journée 9/10 ! La journée a été un bon moment passé tous ensemble, le concours de pizza et la session de jeux ont beaucoup plu. En plus de cela, il y a eu une vraie implication durant les workshops, notamment celui du matin, qui a créé une belle émulation et fait émerger de nombreuses idées.

Le takeway : organiser une activité un peu “atypique” que l’on ne peut faire qu’à distance est un bon moyen de rendre cette journée unique.

En l’occurence, organiser un concours de pizzas et avoir autant de fours que de participants n’est pas quelque chose que l’on aurait pu facilement faire lors d’un team building “classique”.

En revanche, il y a eu tout de même quelques cafouillages, qui heureusement n’ont pas empêché le bon déroulement de la journée

• Le premier fut lié à une limitation technique de Discord que nous avons découvert le jour J : la possibilité de streamer son écran (l’équivalent du partage d’écran de Google Meet) ne permet qu’à 50 personnes de suivre l’écran partagé (et donc la présentation). Nous avons donc du basculer sur Google Meet pour les présentations et les restitutions des workshops exigeant un écran partagé à tous.
• Le second fut intrinsèquement lié au format : certaines personnes étaient parfois perdues sans savoir où se rendre (retrouver son groupe pour un workshop, basculer sur Meet pour la restitution, trouver le bon canal de jeu avec son équipe…), et il était naturellement plus compliqué de les orienter à distance.
• Enfin, le troisième ne fut pas tant un cafouillage qu’une légère longueur durant les workshops : à distance, ceux-ci sont moins interactifs qu’en présentiel, il convient donc de prévoir des ateliers plus courts afin de garder l’attention et l’intérêt des participants.

Le takeway : prévoir des workshops plus courts que ceux que vous auriez organisé en présentiel pour assurer le maximum de participation et d’implication.

Pour terminer, les sessions de jeu ont pu se transformer en joyeux capharnaüms : échec ou réussite, ce fut pour nous le signe du divertissement partagé, mais on vous laisse seul juge !

La checklist ultime pour réussir votre team building à distance

Au regard de cette expérience et des enseignements de cette journée, on vous a préparé une liste des 10 commandements à suivre pour organiser votre propre journée de team building à distance et en faire un moment apprécié par tous les collaborateurs.

1. Trouver le bon outil collaboratif pour animer la journée. Discord est un outil très pratique pour ce genre d’évènement, pour peu que vous fassiez avec les limitations techniques qui empêchent de partager un écran à plus de 50 personnes. En attendant que cette fonctionnalité soit disponible pour un plus grand nombre de personnes, basculer sur Google Meet ou Zoom pour les présentations peut palier aux limitations de Discord.
2. Quelque soit la plateforme choisie, il est nécessaire qu’elle soit bien organisée / divisée en salles. Nos conseils sur Discord : créer plusieurs salons vocaux selon les activités prévues durant la journée, verrouiller les salons écrits dans lesquels personne ne doit écrire (par exemple un salon où vous avez indiqué le programme ou bien les règles de comportement à adopter), et supprimer les salons vocaux qui ne seront plus nécessaires au fur et à mesure de la journée.
3. Le timing des workshops est essentiel : prévoir des ateliers courts (moins d’une heure) ainsi qu’un maître du temps rigoureux, qui saura faire respecter le temps imparti à chaque groupe pour la restitution. Selon le nombre de groupes à devoir prendre la parole, 5 minutes peuvent être déjà trop longues.
4. Pour le midi, trouver une activité calme et autonome qui peut être gamifiée : l’idée de cuisiner ensemble apporte de la convivialité tout en laissant chaque personne maître de son temps et de sa recette. En faire un concours incite les gens à jouer le jeu ! Et d’une pierre deux coups… on peut ensuite manger “tous ensemble” nos créations.
5. L’importance des pauses quand on passe la journée devant un écran. Tenez compte du format : à distance, les participants peuvent avoir besoin d’un moment de pause loin de l’écran, surtout s’ils partagent habituellement leur déjeuner avec d’autres personnes. Soyez donc flexibles et faites comprendre qu’il n’est pas exigé de déjeuner devant son ordinateur.
6. Les sessions de jeux auront besoin d’être animées par des personnes enthousiastes et surtout préparées. Elles devront être familiarisées à la plateforme et être incollables sur les règles du jeu qu’elles animeront. Donnez-leur des idées pour pimenter les parties et faites quelques tours d’essai en guise de répétition générale.
7. Faire du teasing en approche du jour J. Le moment est venu de commencer à faire du teasing pour créer un effet d’attente. Parlez du concours si vous en faites un, donnez des idées pour commencer à se préparer (liste de courses, suggestions de recettes…). Vous voulez que cette journée soit perçue comme un évènement immanquable par vos collaborateurs !
8. Dans les jours précédant le team building, prévoir des sessions de formations obligatoires (proposer des créneaux de 30 minutes) à l’outil qui sera utilisé pour l’occasion. Aussi pratique que soit Discord, les néophytes auront besoin d’une rapide présentation afin de s’y familiariser et ne pas perdre de temps à devoir refaire toutes les explications le jour J.
9. Le jour J, faites des photos ! Même si vous n’êtes pas tous rassemblés physiquement, l’évènement a eu lieu et mérite que l’on en garde un souvenir. Incluez dans le programme une photo de groupe et demandez à chacun de faire son plus beau sourire ou de mettre son plus beau fond d’écran !
10. Feedback is a gift. Chaque équipe, chaque team building est unique : après cette journée, prenez le temps de collecter les retours des participants. Ont-ils passé un bon moment ? Quelle a été leur activité préférée ? Qu’auraient-ils fait différemment ? Autant de feedbacks qui vont permettront de réussir encore mieux votre prochain team building.

Avez-vous déjà organisé un team building à distance ? Quels ont été les enseignements et les retours sur cette journée ? En tout cas, nous sommes ravis de vous partager notre retour !

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Originally published at https://www.luko.eu on December 1, 2020.