BESUCHERREGISTRIERUNG MIT FORMULAR

Erfahre in diesem Artikel wie du deine Gäste und dein Unternehmen durch eine gewissenhafte Kontaktdatenerfassung am besten schützt.

Same same but different — so fühlt sich das ersehnte Comeback der Restaurants, Cafés und Imbisse an. Um Einlass zu erhalten, müssen Gäste sich jetzt an einen methodisch-akribischen Ablauf und Hygienevorschriften halten. Dazu gehört vielerorts auch die vorherige Tischreservierung, samt Anschrift und Anzahl der Gäste. Alles Angaben, die für die behördliche Besucherregistrierung benötigt werden, um den Virus in der Post-Lockdown-Phase weiterhin in Saum zu halten.

DREI FRAGEN ZUR BESUCHERREGISTRIERUNG MIT FORMULAR

Die Besucherliste ist bis jetzt nach dem Restart der Gastronomie nicht in allen Bundesländern verpflichtend, wird jedoch eindeutig empfohlen und gilt als wichtige Maßnahme zur Aufrechterhaltung der Eindämmungsstrategie in Deutschland. Beachtest du einige wichtige Aspekte bei der Besucherregistrierung mit Formular, so stellst du sicher, dass die Daten der Gäste geschützt sind und ein Nachverfolgen der Spuren von Krankheitsfällen möglich ist.

1. WELCHE DATEN WERDEN ERHOBEN?

Folgende Daten solltest du von jedem Gast beim Betreten des Lokals registrieren lassen:

• Name und Vorname
• Zeitpunkt des Besuchs (idealerweise die gesamte Zeitspanne)
• Telefonnummer bzw. Adresse

Der Betrieb auf Reservierungsbasis ist außerdem eine sinnvolle Sicherheitsmaßnahme um Daten digital vorliegen zu haben und die Anzahl der Gäste im Vorfeld einschätzen zu können. Es ist zudem sinnvoll, die Identität der Person, welche die Reservierung vorgenommen hat mithilfe des Personalausweises zu prüfen, allerdings sollten keinesfalls Kopien bzw. Fotos angefertigt werden.

2. WIE WERDEN GÄSTE GESCHÜTZT?

Es ist in erster Linie wichtig, Gästen den Grund der Besucherregistrierung mit Formular zu erklären und sie über ihre Rechte sowie den Umgang mit ihren Daten zu informieren. Dies geschieht am einfachsten durch einen Aushang im Eingangsbereich des Lokals. Außerdem sollte die Liste nie offen auf dem Tresen liegen gelassen werden, um die Daten vor Missbrauch zu schützen.

3. WIE WERDEN DATEN ENTSORGT?

Für jede Besucherregistrierung mit Formular gilt, dass die Daten nach einer Frist von vier Wochen gelöscht bzw. entsorgt werden müssen. Den Überblick über die erhobenen Daten behältst du, indem du sie kalendarisch sortierst und nach Ablauf der Frist routinemäßig löschst. Wichtig ist hierbei die Listen nicht einfach wegzuwerfen, sondern sie unbedingt vorher zu schreddern und geschützt zu entsorgen, sei es durch Datenschutztonnen oder nicht frei zugängliche Mülleimer.

WARUM EINE BESUCHERREGISTRIERUNG MIT DIGITALER VORLAGE JETZT SINNVOLL IST

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum die digitale Erfassung, der Besucherlisten vorzuziehen ist. Neuartige und lebensnotwendige bürokratische Vorgänge sollten ebenfalls dem Zeitgeist entsprechen und den Weg für gewissenhafte sowie effizientere Technologien ebnen. Hier folgen die drei elementaren Gründe, die dafür sprechen, dass du noch heute auf eine digitale Besucherregistrierung umstellen solltest:

1. SCHÜTZE DIE UMWELT

In der Tat ist dieses Argument in den letzten Monaten in den Hintergrund gerückt, deshalb steht es hier an erster Stelle. Die Besucherregistrierung mit Formular wird während der Corona-Pandemie im Gastronomiebereich weiterhin Bestand haben. Deshalb solltest du dir überlegen, ob du den bestehenden Papierberg wirklich möchtest oder der Umstieg auf digitale Datenerfassung nicht praktischer ist. Auf diese Weise sparst du dir und deinem Personal Zeit bei der Vor- und Nachbearbeitung und lästige Entsorgungsmaßnahmen.

2. SCHÜTZE DEINE GÄSTE

Natürlich sollten sich aus den Eindämmungsmaßnahmen gegen die Pandemie möglichst keine datenschutzrechtlichen Nachteile für Privatpersonen ergeben. Auf dem Tresen liegende Papierlisten, die ungeschützt abfotografiert werden können, sind der Extremfall. Da Papierlisten jedoch meist aus mehreren Feldern bestehen, haben Fremde spätestens beim Registrieren zwangsläufig Zugang zu den Kundendaten. Dieses Problem lässt sich mit digitalen Listen leicht umgehen. In diesem Fall kann jeder Gast über ein separates Formular seine Daten eintragen. Alle Daten werden sicher aufbewahrt und geordnet aufbewahrt, sodass du sie binnen vier Wochen endgültig löschen kannst.

3. SCHÜTZE DEIN PERSONAL

Der tagtägliche Umgang mit dem Infektionsrisiko in der Gastronomie ist eine Gefahr, die deine Mitarbeiter und dein Geschäft bedroht. Deshalb sollte die zusätzliche Verantwortung für die Registrierung, Aufklärung und dem Umgang mit Personendaten so einfach wie möglich gestaltet werden. Im gesamten Prozess ist die digitale Erfassung leichter, schneller und effizienter als Papier. Dein Personal muss die Liste weder im Blick behalten noch sich um die korrekte Entsorgung kümmern. Das digitale Formular garantiert zudem eine optimale Lesbarkeit und Rückverfolgbarkeit.

FINDE DIE PASSENDE BESUCHERREGISTRIERUNG FÜR DEINEN BETRIEB

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten für Gastronomen, die Besucherregistrierung mit Formular digital umzusetzen: Dazu gehören Word- und Excellisten oder eins der zahlreichen Softwareprogramme auf dem Markt. In der Praxis zeigt sich aber vielfach, dass diese “digitalen” Lösungen nicht viel komfortabler als Stift und Papier sind.

Um im täglichen Gastronomietrubel datenschutzgerecht Daten zu sammeln, die zudem dazu dienen können, Infektionsketten nachzuvollziehen, bedarf es bei Weitem mehr. Als praktikable Lösung haben sich App-Anwendungen herauskristallisiert. In vielen Gastronomiebetrieben wird heute schon mit Tablet und Smartphone bei der Bestellung und Bezahlung gearbeitet — wieso nicht auch die Besucherregistrierung digital erledigen?

Eine App-Lösung bietet Gastronomen bei der Kontaktdatenerfassung für Behörden zahlreiche Vorzüge:

• einfache Bedienung der Anwendung über Tablet oder Smartphone
• jederzeit und überall einsetzbar
• Formulare lassen sich systemseitig jederzeit an aktuelle Änderungen der Bundesländer anpassen
• Daten sind sofort abrufbar, wenn sie von Behörden benötigt werden
• Daten werden automatisch gebündelt und als Bericht erstellt
• Digitale Dokumentation einfach rechtskonform umsetzbar

In den Bundesländern, die die Besucherregistrierung zwingend vorschreiben, ist es möglich, dass bei Verstößen hohe Bußgelder fällig werden. Umso wichtiger ist es, bei der täglichen Arbeit auf eine umfassende und standardisierte digitale Lösung zurückgreifen zu können. Alle Mitarbeiter haben über die digitale Anwendung jederzeit und von überall Zugriff auf die Kontaktdatenerfassung. So lassen sich Dokumentationsfehler während des Gastronomiebetriebs auf ein Minimum reduzieren — und sich wieder voll und ganz den Gästen gewidmet werden.