Tips para dar o recibir feedback
En mi experiencia el feedback, retroalimentación que le das a una persona sobre su conducta o desempeño, es un tema delicado y con el cual no todas las personas se sienten cómodas. Por supuesto estoy hablando del feedback de aspectos a mejorar (que en la práctica son solicitudes de cambio de conducta), porque el reconocimiento o las felicitaciones por un trabajo bien hecho casi todos las recibimos bastante bien.
¿Por qué a algunas personas les cuesta dar o recibir feedback?
Pueden existir diversas razones, entre ellas:
- No saben cómo entregar o recibir feedback.
- Tienen temor a generar conflicto o causar malestar en la otra persona.
- El feedback que han recibido históricamente han sido críticas personales.
- Su propio sentido de autocrítica y perfeccionismo hace que sientan cualquier crítica como algo grave o ataque personal.
Sin embargo, pese a que puede ser complejo, es muy relevante darlo o recibirlo en el contexto del trabajo en equipo y crecimiento profesional de cada integrante. Porque si no hay feedback en el equipo ¿cómo mejorar colectivamente el desempeño, o reforzar lo que estamos haciendo bien?
Y si no me doy cuenta de los aspectos en que estoy fallando, ¿cómo puedo crecer personal o profesionalmente? De hecho, una de las principales quejas de las personas respecto de sus líderes es que no reciben retroalimentación sobre su desempeño, por ende no saben si están haciendo bien o mal el trabajo.
¿Quién puede o debe dar feedback?
Si bien históricamente el líder de un equipo ha tenido responsabilidad importante en este punto pues una de sus misiones es ayudar a los integrantes de su equipo a crecer y desarrollarse, en la medida en que los equipos se vuelven cada vez más autónomos y auto gestionados producto de la adopción de un mindset ágil, este paradigma tiene que ir cambiando.
Porque en un equipo donde prima la confianza, el respeto y la transparencia, donde están todos alineados con un propósito común, dar feedback a otro integrante se vuelve algo natural. No necesitas recurrir a un jefe como mediador o mensajero para las conversaciones difíciles. Sobre todo si, eventualmente, a quien quieres darle retroalimentación es justamente al líder de tu equipo (sí, también es posible)
Entonces, ¿cómo me preparo para dar o recibir feedback?
Acá enumero algunas recomendaciones que podrían ayudarte. Aunque no hay recetas infalibles, te pueden servir para afrontar mejor esta instancia.
Antes del feedback:
- Si eres líder, cuando una persona ingresa a tu equipo debes explicar claramente cuál es su rol y qué esperas de ella. Capacítala y oriéntala por el tiempo que sea prudente (depende del rol y de la evolución de la persona). No sería justo que después te quejes por algo que nunca le dijiste que tenía que cumplir.
- Si eres tú quien está llegando a un nuevo equipo, no es necesario que te quedes pasivamente esperando que te den directrices, a veces no sucede. Puedes pedirlas proactivamente, así como también solicitar ayuda en caso de no saber algo que sea parte de tus funciones.
En el momento de entregar feedback:
- Básate en datos objetivos y comprobables. Asegúrate que no sean sólo tus percepciones, incluyendo hechos ocurridos cerca de la fecha de la conversación. No es útil que hables sobre una situación que ocurrió hace 6 meses atrás, salvo que se trate de un patrón de conducta que se viene repitiendo periódicamente y tienes ejemplos suficientes para demostrarlo.
- Enfócate en la conducta puntual, sin juicios personales como: eres irresponsable, haces todo mal o frases desafortunadas por el estilo. Junto con mostrar el hecho puntual y cómo impactó en algún resultado esperado, dale recomendaciones para mejorar y ofrece tu ayuda en los accionables.
- Sé cuidadoso y directo (sí, ambas a la vez). A veces en el afán de que la persona no se ofenda, tu mensaje podría ser tan ambiguo que no se entienda el fondo. He presenciado feedbacks de ese estilo y no tienen ningún efecto, salvo confundir a la persona que lo recibe.
- Si seguiste todos los pasos anteriores, no te desanimes ni tomes mal alguna reacción negativa de la persona a la que le estás dando feedback. Probablemente necesita tiempo para procesar la información o no lo encontraste en la mejor disposición para escuchar. Deja que pase un tiempo prudente y vuelve a conversar para chequear cómo se siente.
ProTip: es más probable movilizar un aprendizaje o cambio de conducta en otra persona cuando predicas con el ejemplo.
En el momento de recibir feedback:
- Escucha. En vez de responder a la defensiva, buscar explicaciones o simplemente ignorar lo que te dicen, intenta entender el fondo de la crítica. Haz preguntas para entender en forma muy precisa qué es lo que te piden cambiar y cómo te darás cuenta de que estás mejorando.
- Agradece. ¿Crees que a tu jefe o compañero de trabajo le gusta incomodarte? Al contrario, es probable que para él también la situación sea incómoda y en la gran mayoría de los casos la intención es ayudarte a crecer. Por ende agradece la instancia y aprovecha la información que te entrega, presume la buena intención de la persona que te está aportando su opinión y extrae lo que te sirva para mejorar.
- Pide ayuda. Si sientes que no puedes trabajar solo en tus accionables porque te faltan herramientas o conocimientos, pide que te ayuden. Denota buena actitud y ganas de aprender.
ProTip: si no te dan feedback y te gustaría recibirlo, en vez de sólo quejarte, pídelo. Habla bien de ti como profesional.
Después del feedback
- Si eres tú quién entregó feedback, haz seguimiento de la evolución de la persona por un período definido en conjunto. Definan periodicidad e indicadores que les permitirán darse cuenta de que el aprendizaje se está produciendo adecuadamente. Es muy importante sobre todo cuando la persona logra cambios positivos, para reforzar y reconocer su avance.
- Si fuiste tú quien recibió feedback, los consejos te hicieron sentido y estás dispuesto a cambiar algún comportamiento, toma acciones y periódicamente chequea si estás logrando avances en ese aspecto.
Pauta de feedback
Es recomendable que definas una pauta para entregar feedback, ya sea una propia o adaptada de algún método conocido. Dentro de los puntos a considerar podrías incluir:
- Aspectos a mantener.
- Aspectos a mejorar.
- Plan de mejoras. Acuerdos y compromisos para ejecutar a partir de las observaciones recibidas.
- Fecha de nueva evaluación.
También puedes apoyarte en modelos ya establecidos. Por ejemplo:
Método GROW *
Si quieres saber más de este método puedes leer este post: https://benjagarrido.com/el-modelo-grow/
Método MIMO *
Si quieres saber más sobre este método puedes leer este post: https://formacionparaformadores.com/metodo-mimo/
*Conocí ambos métodos gracias a Paloma Martinez, quien los explicó en una excelente charla en Continuum.
Una reflexión final: la importancia del feedback positivo
En este artículo me enfoqué en el feedback para mejorar, básicamente por la complejidad de entregarlo/recibirlo de manera efectiva.
Por el contrario, es muy agradable dar o recibir feedback positivo, y desde esa perspectiva es una labor que pareciera ser mucho más fácil, casi obvia. Sin embargo a veces olvidamos hacerlo. En el torbellino del día a día podemos dar por sentado el buen trabajo de nuestro equipo o compañeros de trabajo, o sólo enfocarnos en lo que no funciona.
El reconocimiento es muy importante para todos nosotros, celebrar los éxitos aunque sean pequeños levanta la moral del equipo, reforzando lo que queremos mantener. Así que como consejo final, no escatimes elogios con tus compañeros de trabajo, agradeciendo lo bueno ayudarás a mantener la motivación del equipo.
