Bienvenid@ a MACH :)

En la vida (laboral) hay momentos que son claves que marcan nuestra experiencia: cambiarte de un cargo a otro, ser reconocido por tu trabajo, ser parte de un evento importante en la organización, salir de la empresa. En mi experiencia, uno de los más importantes es el proceso de ingreso a una nueva organización, el famoso y también llamado “onboarding” 🤲. Este journey que vive un@ nuev@ integrante al equipo (MACHer en nuestro caso) es significativo ya que viene cargado de expectativas, emociones, preguntas… todo concentrado en un corto período de tiempo⏱, por lo que su intensidad es mayor aún.

Las organizaciones deben tomar conciencia de su importancia e invertir en este momento para moldear y asegurar que esa experiencia sea increíble. OJO👀! Hacer esto suena fácil, pero la verdad es que es más complejo de lo que parece, ya que son múltiples los factores que lo involucran y no siempre podemos intervenir con facilidad. TODO puede afectar esa experiencia, para bien o para mal, desde lo menos manejable (ej. el clima que hay ese día) hasta aquello en lo que tenemos más control (ej. un kit de bienvenida #welcomekit). Un elemento clave y en boga es cómo dar esta bienvenida en un contexto full flexible, ya que implica trabajar la experiencia presencial, online o simultáneas dependiendo de la modalidad de trabajo en que se encuentre la persona que ingresa.

En este post les contaremos un poco sobre el onboarding de MACH (y Bci) y les daremos algunos tips que les pueden servir para diseñar su propia bienvenida.

ONBOARDING MACH

MACH ha duplicado su planta de colaboradores desde su origen (ya tenemos 6 años💜), lo que ha significado dar la bienvenida a muchísimas nuevas personas cada mes y año. A lo anterior, se sumó el factor Covid-19, que nos llevó a acelerar la migración de algunos procesos y etapas que todavía teníamos presenciales al formato online. Con estos dos argumentos, el onboarding pasó a ser nuestro top 1 en el backlog de trabajo.

Como todos los proyectos en los que hemos trabajado, hicimos research y levantamos VOC (voz del colaborador), esto nos dió el input base para poder definir qué es lo que queríamos lograr: propósito🚀 (que debe estar alineado a nuestro marco cultural), diseño del programa (el “cómo” y que está compuesto en 3 niveles: empresa, equipo y cargo) y la forma en que mediremos su éxito (KPis y KR que impactan los objetivos estratégicos). Este último punto es MUY importante, ya que suele suceder que nos entusiasmamos lanzando el proyecto y luego de todo el esfuerzo no tenemos cómo validar o aprender de lo que ya hicimos… todo lo que hagan, tiene que ser retroalimentado a través de datos, para luego tomar decisiones data driven.

Luego de todo este trabajo, se preguntarán, ¿y cómo quedó entonces el onboarding de MACH? Quedó INCREÍBLE, pero 👆 siempre se puede seguir mejorando. Aquí las principales aristas que lo componen:

1.Kit de Bienvenida o Welcomekit🎁: es un box que llega a la puerta de tu casa, un día antes o el mismo día de tu ingreso. Está brandeado de nuestros colores, logos, y con un mensaje (Ya eres MACHer) que genera el sentido de pertenencia a nuestro equipo desde ese primer día. En la contratapa, tenemos un texto de bienvenida y algunos tips que le ayudarán en su ingreso (ej. a quién contactar, sitios y bots que lo orientarán, entre otros). Si nos enfocamos en su contenido, podrás encontrar materiales y regalos útiles para el día a día (cuaderno, lápiz, postit…), y algunos enfocados a regalonear a nuestros nuevo ingreso (stickers, botella, pin de MACH, entre otros.). Todo lo que está adentro, está alineado al propósito y objetivo de nuestro onboarding.

2. Día 1📅: Habilitamos a los líderes y a un buddy (en caso que el/la líder no esté por vacaciones u otros motivos) para que puedan recibir de la mejor manera al nuev@ MACHer. A ell@s les entregamos un paso a paso en el que pueden ir a consultar cuantas veces quieran y así orientar a la nueva persona. También diseñamos un bot y espacio de consulta pensado 100% en nuestr@ nuev@ MACHer, para que pueda autogestionar su ingreso. Por último, coordinamos con el área encargada la entrega de su computador, accesorios (MAC) y accesos en este primer día para que pueda desempeñar de la mejor manera (a veces no nos funciona que todo llegue el primer día, pero hacemos nuestro mayor esfuerzo para que así sea y tenga una excelente experiencia).

3. Inducción MACH💜: nuestra inducción MACH es un espacio junto a nuestros miembros del C-level (“Chief Level”=el equipo ejecutivo que lidera a MACH), que busca darles la bienvenida, generar redes de contacto (muy importante en este contexto de teletrabajo), dar a conocer a estos increíbles líderes, y contar un poco sobre MACH (Orígenes e historia; propósito, misión y visión; forma de organizarse; equipos que componen la unidad; tips para estos primeros días y conexión con nuestros productos y servicios).

4. Pasantías MACH🤸: ya terminada la inducción y habiendo conocido a MACH a grandes rasgos, queremos que puedan ver el doble click por áreas funcionales y matriciales (ágiles). Para eso, armamos una serie de pasantías que nos permiten ahondar lo suficiente para trabajar interdisciplinariamente y colaborar, y al mismo tiempo algo no tan profundo ya que ningun@ de ell@s se desempeñará en todas estas áreas/equipos. Estas pasantías son preparadas y relatadas por los mismos miembros de estos equipos ya que son ell@s los expertos en los temas, mientras que como People Experience nos preocupamos de habilitar y orientar a través de una estructura y tiempos que sea coherente con toda la experiencia y sus tiempos.

5. Desayuno CEO MACH☕: la penúltima instancia y por lejos una de las más significativas, es un espacio que coordinamos entre el grupo de nuev@s MACHers junto al CEO de MACH. Este espacio está diseñado para poder compartir, conocerse en un espacio de confianza y para que nuestro líder pueda transmitirles su visión de MACH.

6. Feedback📝: Al finalizar este journey, les enviamos una encuesta para que puedan evaluar su experiencia, y así tener datos que nos indiquen qué podemos mejorar y qué debemos mantener y reforzar. También dejamos nuestras puertas abiertas para recibir sugerencias, ya sea de los mismos relatores de las distintas instancias, como también de l@s nuev@s MACHers.

En nuestro caso, como somos parte de una gran corporación, también los involucramos en instancias Bci y que tengan relación con la gerencia divisional a la que pertenecemos.

TIPS🥁

1. Define un propósito🚀 para tu onboarding y aférrate a este, para que dirija todo tu “hacer” y no termine en algo sin sentido.
2. Prioriza📝:

• Trabaja en aquellas cosas en las que tienes más ownership: hay cosas que no dependen de ti y tendrás que movilizar a muchos actores para lograrlo, por lo que puede valer la pena partir por otro lado.
• Los quick wins: esos entregables que son rápidas y podemos sacarlos en un corto período de tiempo, generan rápido valor a los nuevos ingresos y despejan espacios de trabajo para el owner del proceso de onboarding pueda dedicar tiempo a otros temas que van a requerir más tiempo.
• Las que tienen mayor impacto en la experiencia del nuevo colaborador.
• Considera tres niveles para abordar el onboarding: organización (cultura), equipo y cargo.

3. Parte con un MVP de bajo costo, pruébalo y retroaliméntalo📈. Con la práctica y recopilación de datos puedes ir robusteciendo el proceso/programa hasta que se acerque cada vez más a lo que soñaste en un principio (y ojo que este “sueño” puede ir mutando también en el tiempo).

4. Considera el factor trabajo remoto o full flexible💻 al momento de diseñar el onboarding.

5. El onboarding es responsabilidad de toda la organización🤝. Es muy importante que los miembros que la componen tomen conciencia de esto y se involucren, ya que muchas veces se piensa que es 100% responsabilidad de Recursos Humanos. Si nos vamos al detalle, veremos que la gran mayoría de las interacciones que tendrá el nuevo colaborador las tendrá con el líder y compañeros, y en un menor porcentaje será con algún responsable de RRHH.

6. Aprovecha el poder de las RRSS👍 para que tus mismos colaboradores sean embajadores de tu Marca Empleadora.

7. Introduce el negocio en el onboarding📱: como decíamos en el punto anterior, los colaboradores son los principales embajadores. Que conozcan tus productos y servicios no sólo tiene un impacto en atraer a nuevos usuarios, sino que también los conecta y les da sentido al trabajo al que acaban de ingresar.

¡Espero que hayas aprendido algo nuevo! Siempre estamos buscando nuevos perfiles. Si te interesó este post y te interesa MACH, ¡hazte parte de nuestro equipo!

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MACH 💜 de Bci para todos!