Как ПМу держать фокус на важном и не тратить время на шум

Отделить важное от неважного и не затеряться в Data Smog

В предыдущей статье я перечислила подводные камни в управлении проектов, которые за время моей деятельности создали ряд проблем в различных проектах. И если какие то из них лишь “небольшие камешки” и приравниваются к легким заболеваниям менеджеров, то вот некоторые — прямо “айсберги проблем”и хронические болезни проектных менеджеров. Об одной из таких, про фокус в проекте, я расскажу в этой статье.

Эта статья будет полезна проектным менеджерам с разным багажом опыта, тимлидам и другим лицам принимающим решения(ЛПР) в проектах.

Потере фокуса у менеджера в проекте я отвожу особое место, потому что как только команда сошла с курса на пути к цели, никакие высокие показатели продуктивности и прочие достижения не имеют смысла, так как вы делаете бесполезную работу.

Можно допустить, что кто угодно в команде может забыть про цели проекта: разработчики, потому что они постоянно заняты кодом; заказчик, потому что занят добычей денег. Менеджер не имеет права забывать куда надо идти и должен держать всех в курсе и на одной волне, чтобы у всех в команде было актуальное и одинаковое понимание о конечной цели и дэдлайнах.

Звучит очень логично и просто. Что тут такого? Так почему же потерять фокус — легко?

Дело в том, что на практике мы сталкиваемся с различными сложностями, такими как:

• Донесение и интерпритации одной и той же информации до разных людей может восприниматься ими совершенно по разному.
• Необходимые частые pivots в стартапах, которые требуют молниеносной реакции со стороны команды и перестроения планов и решений.
• Распределение команд физически, все же находясь в одной комнате с командой и заказчиком быть на одной волне проще.
• И наконец, глобальная проблема, data smog — мириады информации, которые надо пропустить через себя и не забыть в чем суть, смысл проекта и что вообще мы пытаемся решить создавая наш продукт.

Data smog — это понятие, про которое написал журналист David Shenk еще в 97 году. В своей книге он рассказывает как тонны информации влияют на прогресс, при этом оставляя негативные последствия на производительность и эмоции.
Мне кажется этот термин особенно применим к проектному менеджменту сегодня.

Так как же не затеряться в потребляемой информации и держать фокус?

Делюсь мини стратегией, которая должна вам в этом помочь:

1. Стратегия проекта
Для начала нужно определить, что важно для твоего проекта — какая у него цель. У любого бизнеса есть формула — как рассчитать, достигнут ли kpi. Количество заказов, ежемесячная прибыль, и т.д…

Когда вы определились к чему идти, надо понять, что мешает. Составьте список мер по достижению целей и проблем, которые мешают достигнуть ваш kpi, например: поломанная коммуникация между бизнесом и технической командой, низкая выработка команды, невовлеченность заказчика в проект.

Что входит в стратегию: Концепция, Цель, Дорожная карта проекта, Процессы и т.д.

Например: Можно задаться следующими вопросами вместе со стейкхолдерами проекта.

• Понимаем ли какую проблему мы решаем и для кого? Действительно ли это проблема или мы ее выдумали? Как будем проверять достоверность?
• Как мы определяем что достигаем целей проекта? По общему количеству заказов или по минимальным отказам от заказов? Есть ли у нас отчетноть для анализа? Как часто мы снимаем срезы — каждую неделю, месяц итд?
• Если мы работаем над MVP понимаем ли мы что в него входит, какие сроки?
• Кто участники нашей команды, какие у них функции, понимают ли они это?
• Какие основные процессы и регламенты действуют в нашем проекте?
• Есть ли у нас понимание примерно каких целей мы придерживаемся на год вперед? Какие основные этапы и кто задействован?

2. Мартица Эйзенхауэра - техника отделения важного от неважного
Суть в том, что вы в своей ежедневной работе не успеваете, потому что пытаетесь сделать все. Но как оказалось, чтобы добиваться результата не нужно успевать делать абсолютно ВСЕ, нужно лишь успевать важные вещи.

Вспомните ситуацию — составляются to-do списки, которые растут и кочуют изо дня в день и руки до них никогда не доходят. Как этого избежать?

Поделите лист на 4 секции:

Квадрант А. При идеальном планировании этот квадрант пустой или в нем находится 1–2 задачи. Это задачи, невыполнение которых повлечет большие проблемы или даже сорвет достижение ваших целей.

Квадрант B. Ключевые задачи — наиболее приоритетные и приносящие результат. Планированию этого квадранта вам следует посвятить свое время.

Квадрант C. Задачи — отвлекатели. Можно делегировать.

Квадрант D. Задачи — убиватели времени. Бывает ими просто приятно заниматься, но результата они не приносят.

Бонус: Оказывается то, как вы описываете свои to-do тоже мегаважно для претворения их в жизнь. Об этом можно почитать книгу “Джедайские техники” Максима Дорофеева или посмотреть видео.

3. Самодисциплина и self management.

Не пытайтесь менеджить команду не умея управлять своим временем.

• Начните планировать свой день.
• Пишите стендапы, перечисляйте задачи, запланированные на сегодня с таймингом — сколько времени планируете на них потратить.
• Успевайте. Для этого надо закладывать буфер времени на приходящие запросы в течении дня. Если вы работаете в команде, не бывает такого, что вас никто не побеспокоил в течении дня.

4. Не занимайтесь микроменеджментом

Настройте себе необходимые дэшборды, отчеты и уведомления по производительности команды и других рутинных метриках. Посмотрите на свою ежедневную рутинную работу, практически все это можно автоматизировать сегодня, используя инструменты проектного менеджмента, многочисленные интеграции, плагины и аддоны. Если вы исльзуете JIRA, то очень помогают:

• Автогенерируемые Sprint reports.
• Dashboard с выполненными/невыполненными задачами, Burndown chart, Releases, Activity stream итд .
• Jira assistant плагин для понимания кто и над чем, сколько работает.
• Многие команды сегодня приходят к написанию своих решений для трека продуктивности команды. У нас в команде для этого есть стендап бот и бот, который показывает ежедневные метрики по каждому участнику и проекту (коммиты, ворклоги).

Когда высвободите время от рутины, появится время на важное.

Но только помните, что высвобождение от рутины — не равно перестать это делать.

Этот список обобщенный, что то может подходить для одного вашего проекта и его команды, а для других быть не очень полезным.

Есть ли какое то универсальное средство для удержания фокуса и для управления всеми проектами?

К сожалению, печальная истина в том, что “Серебряной пули нет”. Но есть универсальный настрой по достижению целей:

Лелейте свое увлечение — ведь для вас это единственный способ расти, приспосабливаться, превозмогать и достигать цели. Это часть обязанностей по уходу за деревом, на котором распускаются цветы успеха.

(Рейнвотер Дж. Ханк. Как пасти котов.)