Управление командами разработчиков: коммуникации в распределенных командах
За последние годы концепция удаленной работы значительно изменилась. Во многих случаях работа из дома стала неизбежным или даже наилучшим решением, а не странной идеей или прихотью сотрудника. Ограничения, связанные с пандемией COVID-19, такие как полная изоляция, заставили владельцев бизнеса и работодателей пересмотреть свои рабочие процессы и адаптироваться к новым условиям.
Для IT компаний концепция удаленного управления командой совсем не нова. Не всегда легко найти подходящего сотрудника в своем городе или даже стране, поэтому привлечение технических талантов со всего мира обычная практика для многих компаний, занимающихся разработкой программного обеспечения.
Общение — краеугольный камень эффективного управления командой, и это особенно верно в отношении распределенных команд. Компания Mad Devs имеет большой опыт управления удаленными разработчиками, и мы знаем, как делать это успешно. В этой статье мы расскажем о том, как улучшить коммуникацию распределенной команде и сделать так, чтобы удаленные сотрудники чувствовали себя очень вовлеченными, даже если они находятся за много миль.
Проблемы в коммуникациях и как с ними бороться
Очевидно: общение усложняется, когда люди не работают в одном офисе и, более того, в одном часовом поясе. Действительно, разница в часовых поясах является основной проблемой для компаний, работающих с удаленными разработчиками. Среди других серьезных проблем — недопонимание и отсутствие вовлеченности.
Проблема № 1: разница в часовых поясах
Найм инженеров из разных частей света означает, что они могут быть на несколько часов впереди или позади вашего времени. В худшем случае ваши рабочие часы могут никак не пересекаться.
Что же делать
Прежде всего, нанимая разработчика, убедитесь, что вы выбрали ответственного, самоорганизованного человека, которому не нужен постоянный контроль. Предоставляя необходимые инструкции и используя эффективные каналы связи, вы можете устранить необходимость одновременного присутствия всех членов вашей команды в сети. Например, вместо участия в совещаниях, удаленные команды могут писать ежедневные отчеты о работе в асинхронном режиме, предоставляя как можно больше подробностей.
Вы можете максимально использовать разницу в часовых поясах, правильно распределив задачи между разработчиками и наладив бесперебойный рабочий процесс. Например, инженер, проживающий в другом часовом поясе, может выполнить задачу в ваше нерабочее время и получить замечания и комментарии по ее выполнению уже на следующий день.
Если вам нужно организовать онлайн-встречу, вы можете использовать сервисы онлайн календарей для выбора временных интервалов, которые будут приемлемы для участников. Мы в Mad Devs уважаем время наших удаленных сотрудников и никогда не беспокоим их звонками в неудобное время. Мы используем Google Calendar для создания событий и планирования встреч, не забывая о разнице в часовых поясах.
Проблема №2: Недопонимание
Это может произойти между членами команды, сидящими рядом друг с другом. Однако вероятность недопонимания или непонимания возрастает, когда людей разделяют многие километры и у них могут быть культурные и языковые различия.
Что же делать
Важно выбирать эффективные каналы, инструменты и способы коммуникации для передачи информации в понятной и простой форме. Каждая задача, поставленная перед разработчиком, должна быть четко сформулирована, чтобы избежать неправильного толкования. В свою очередь, разработчики должны давать прямую обратную связь, сообщая о любых проблемах, возникающих в их работе. Вот как Mad Devs организует общение в удаленной команде, чтобы избежать недопонимания:
✔ Мы используем общие каналы связи для обмена мгновенными сообщениями и взаимодействия в режиме реального времени для уточнения вопросов на ходу
✔ Мы пишем краткие ежедневные отчеты о задачах, выполненных вчера, работе, которую предстоит сделать сегодня, и проблемах, которые нам мешают
✔ Мы организуем регулярные онлайн-встречи для обмена информацией и мнениями
✔ Мы организуем встречи-ретроспективы и сессии обратной связи для обмена мнениями, идеями, а также положительным и отрицательным опытом
✔ Мы поддерживаем принципы открытой обратной связи и говорим все как есть. Мы в Mad Devs поощряем разработчиков высказывать свое мнение и сообщать плохие новости без страха. Непонимание и недопонимание исчезают, как только разработчик начинает говорить не искажая действительность.
Проблема №3: Отсутствие вовлеченности
Когда сотрудники физически не присутствуют в офисе, всегда есть риск упустить какую-то информацию, новости или события. Удаленные сотрудники могут чувствовать себя отчужденными, изолированными и не вовлеченными, что негативно сказывается на рабочей обстановке и, соответственно, на результатах работы команды.
Что же делать
Очень важно вовлекать удаленные команды не только в рабочие процессы, но и в жизнь компании в целом. Другими словами, где бы люди ни работали, они должны быть частью семьи. Вовлечение удаленных разработчиков во все сессии вопросов и ответов, события и мероприятия компании, такие как задачи по программированию, соревнования по кодингу и хакатоны, поможет им чувствовать себя вовлеченными. Создание отзывчивой, прозрачной и доверительной среды — вот формула успеха в общении в удаленной команде.
Мы регулярно проводим встречи с командой и один на один, чтобы каждый голос был услышан. Руководство Mad Devs проводит сессии AMA (Ask Me Anything), во время которых все члены команды могут открыто или анонимно задать любые вопросы и получить на них ответы в прямом эфире. Кроме того, мы проводим опросы для измерения удовлетворенности и морального состояния сотрудников, чтобы повысить вовлеченность и производительность. Удаленные команды всегда желанные гости в офисе Mad Devs, поэтому мы стараемся собрать всех вместе на ежегодных корпоративных мероприятиях.
Инструменты для коммуникации распределенных команд
Существует множество полезных инструментов, которые могут сделать общение в удаленной команде легким и стереть границы между коллегами, находящимися на расстоянии. Здесь представлены инструменты, которые используем мы сами и можем подтвердить их эффективность. Более того, большинство из этих инструментов мы применяем не только для внутренней коммуникации, но и для взаимодействия с клиентами, что делает работу понятной и прозрачной для всех участников проекта.
Slack
Это многофункциональная платформа для обмена сообщениями, которая позволяет пользователям эффективно общаться и сотрудничать друг с другом. В Slack можно создавать множество каналов, обмениваясь сообщениями в групповом или индивидуальном чате. Slack любят многие компании-разработчики, и Mad Devs не исключение. Интегрируя его с другими программными инструментами, мы используем Slack как рабочее пространство для быстрой и эффективной совместной работы.
Google Meet
Инструмент видеоконференций от компании Google позволяет организовывать встречи с десятками участников. Это простой в использовании сервис, где можно совместно использовать экраны, обмениваться файлами и сообщениями, а также сохранять сеансы в Google Drive. Мы используем Google Meet для синхронизации, сессий вопросов и ответов, ретроспектив и встреч с клиентами.
Miro
Miro — это платформа для совместной работы, которая может использоваться удаленными и распределенными командами в качестве интерактивной доски. Она предлагает множество инструментов для проведения совещаний, планирования и управления проектами, мозгового штурма, создания схем продуктов и всего, что только можно придумать. Среди прочего, Mad Devs любит использовать Miro для ретроспективных совещаний, добавляя на доски красочные цифровые стикеры и обмениваясь положительным и отрицательным опытом, идеями и благодарностями.
Google Drive
Drive — одна из самых популярных облачных систем управления документами, предназначенная для создания, обмена, хранения и доступа к файлам из любого места при наличии подключения к Интернету. В Drive документы автоматически обновляются и хранятся в надежных центрах обработки данных. Mad Devs максимально использует Google Drive для удаленного управления командой и общения. Например, члены команды могут обмениваться своими документами и получать правки и отзывы в режиме реального времени.
Jira
Jira — это отличное решение для удаленных agile-команд, которое облегчает управление проектами, отслеживание задач и общение. Этот продукт, разработанный компанией Atlassian, используют десятки тысяч ИТ-компаний, которые могут настроить его под свои нужды. Jira — это удобный инструмент и для Mad Devs. Помимо прочего, мы используем ее как инструмент учета рабочего времени. Отчеты по учету рабочего времени наших удаленных разработчиков служат важным способом коммуникации, который может выявить реальные препятствия и узкие места в их рабочих процессах. Возможность интеграции позволяет отправлять уведомления из Jira непосредственно в наш канал Slack.
Confluence
Это еще одно полезное решение, созданное компанией Atlassian, которое помогает компаниям обмениваться знаниями и данными со своими удаленными командами. Confluence — это корпоративная вики, которая может накапливать и хранить огромное количество информации о проектах компании, рабочих процессах, культуре — список можно продолжать до бесконечности. Confluence — это источник знаний и для Mad Devs. Он помогает нам принимать на работу удаленных разработчиков и поддерживать их вовлеченность в жизнь компании. Кроме того, он оптимизирует коммуникацию — полная информация избавляет нас от необходимости частых звонков и встреч.
Стратегии улучшения коммуникации в удаленной команде
Если вы стараетесь изо всех сил, но все равно чувствуете недостаток общения в вашей удаленной команде, самое время применить стратегии, которые могут улучшить ситуацию.
✔ Диверсифицируйте каналы связи (используйте различные виды связи, включая текстовые сообщения в групповых и личных чатах, аудиозвонки и видеоконференции)
✔ Используйте инструменты для удаленного общения (попробуйте различные решения и посмотрите, что вам больше подходит)
✔ Поддерживайте связь ежедневно (используйте отчеты и стендапы для получения ежедневных новостей и обратной связи от удаленных команд)
✔ Дайте возможность каждому высказаться (регулярно проводите опросы мнений сотрудников, организуйте встречи один на одни и давайте возможность высказаться всем на групповых сессиях)
✔ Уважайте личное время и пространство (учитывайте разницу во времени, допускайте гибкий график работы, выбирайте совпадающие часы работы для встреч)
✔ Не забывайте хвалить (мотивируйте удаленных разработчиков и поднимайте их моральный дух с помощью слов поощрения и похвалы)
✔ Делитесь знаниями (помимо обмена новостями и информацией о компании, способствуйте обмену знаниями между командами разработчиков, например, между старшими разработчиками и младшими)
✔ Способствуйте прозрачности (укрепляйте доверие через честность и применяйте подход “говорить все как есть”)
✔ Поощряйте культуру открытой обратной связи (получайте и давайте обратную связь открыто, чтобы расти и позволять расти другим)
✔ Воспитывайте командный дух (организовывайте мероприятия по сплочению коллектива и корпоративы; поддерживайте командное обучение, тренировки и процедуры по проверке здоровья)
Зачем переходить на асинхронную коммуникацию?
Если синхронная коммуникация подразумевает взаимодействие в режиме реального времени, то асинхронная коммуникация предполагает, что люди обмениваются информацией в соответствии с собственным расписанием и без необходимости быть доступными в одно и то же время.
Неудивительно, что синхронная связь становится проблемой, когда вы работаете с распределенными командами, находящимися в разных часовых поясах. В этом случае переход на асинхронную коммуникацию может стать наиболее разумным решением, и вот почему.
- Асинхронная коммуникация способствует рациональному использованию времени и повышению эффективности работы сотрудников
Прежде всего, асинхронное общение сводит к минимуму отвлекающие факторы. При асинхронной коммуникации вам не нужно отвечать сразу же, отвлекаясь от задачи, над которой вы сейчас работаете. Вместо этого вы можете расставить приоритеты, не торопиться и дать ответ в порядке очередности. Это позволяет эффективно управлять временем и, следовательно, повышает производительность.
- Асинхронная коммуникация позволяет применять вдумчивый подход
Общение в реальном времени требует немедленной реакции, вызывая сильный стресс, который сопровождается рассеянностью. При асинхронном общении у вас есть достаточно времени, чтобы все обдумать и сосредоточиться на запрашиваемой информации. В результате вы можете дать хорошо продуманный ответ, охватывающий все возможные детали.
- Асинхронная коммуникация учитывает разницу в часовых поясах
При асинхронной коммуникации на получение ответа или обратной связи могут уйти часы, поэтому это идеальный вариант для работы с людьми, находящимися в разных часовых поясах. Вы просто должны помнить о часовых поясах своих удаленных команд и не беспокоить их в нерабочее время. Чтобы оптимально использовать свое время, вы можете задать несколько вопросов заранее или переключиться с одной задачи на другую в ожидании ответа.
- Асинхронная коммуникация способствует прозрачности и наглядности
Поскольку асинхронная коммуникация происходит в форме письменного текста или записанных аудио- и видеоматериалов, она гарантирует, что все зафиксировано. Другими словами, у вас есть вся задокументированная информация, и вы всегда можете обратиться к ней в случае необходимости. Вы также можете поделиться данными, предоставив доступ к ним всей команде или заинтересованным лицам.
Советы по продуктивному использованию асинхронной коммуникации
Асинхронная коммуникация может стать подспорьем для компаний, работающих с удаленными или распределенными командами разработчиков, однако это не панацея от всех бед. Бывают случаи, когда взаимодействие в реальном времени является обязательным условием проекта, поэтому чем больше возможностей вы используете, тем более слаженную и эффективную команду вы сможете создать. Будучи большой семьей с большим штатом удаленных разработчиков, Mad Devs давно взяла в работу принципы асинхронной коммуникации. Вот наши практические советы о том, как общаться продуктивно.
✔ Каков вопрос, таков и ответ: Вопросы типа “привет, как дела” — это пожиратели времени, которые не имеют смысла. Напротив, хорошо сформулированные вопросы могут сэкономить уйму времени. Поэтому будьте откровенны, избегайте двусмысленности и говорите, что именно вам нужно, как это должно быть сделано, к какому времени и так далее. Добавление соответствующих ссылок или прикрепление файлов также поможет.
✔ Сократите самоотвлечение: Риск отвлечься гораздо выше у удаленных сотрудников, особенно тех, которые работают дома. Идея заключается в том, чтобы повысить концентрацию и сосредоточенность, избавившись от возможных провоцирующих факторов. Выключение или отключение уведомлений на всех ваших устройствах — один из проверенных методов.
✔ Оставайтесь на связи: быть асинхронным — не значит полностью выпасть из общения с коллегами. По-прежнему важно оставаться в курсе событий и быть доступным для срочного общения, чтобы остальные члены команды могли связаться с вами в случае крайней необходимости. Хорошей практикой является проверка используемых каналов связи несколько раз в день или предупреждение о своей недоступности и ее временных ограничениях.
Не забывайте фасилитировать коммуникацию
Какой бы тип и способ общения вы ни выбрали, выработайте привычку фасилитировать коммуникации.
Фасилитация — это искусство организации группового общения, а фасилитатор — это человек, задача которого — сделать общение эффективным. Иными словами, фасилитатор должен организовать встречу или дискуссию таким образом, чтобы каждый участник мог высказать свое мнение, понять общие цели и достичь их к концу встречи. Если вы все еще сомневаетесь, стоит ли заниматься фасилитацией, мы дадим вам больше аргументов “за”. Итак, фасилитатор может:
- удерживать внимание группы на поставленной задаче и тем самым помогать найти решение
- создавать позитивный климат и дружественную обстановку
- полностью раскрыть потенциал группы, вовлекая всех в обсуждение
- стимулировать командную работу, помогая людям наладить контакт друг с другом.
Неправильное понимание роли фасилитатора не принесет никаких результатов, и вы получите еще одну встречу, которая ни к чему не приведет. Итак, чтобы правильно провести тренинг, собрание, конференцию, презентацию (подчеркните нужное), придерживайтесь следующих правил:
✔ Докопайтесь до сути: Исследуйте процесс, предмет или проблему, задавая вопросы и получая обратную связь от каждого члена группы.
✔ Будьте открытыми и честными: каждый участник важен и не должен быть проигнорирован, поэтому поощряйте всех участвовать и высказывать свое мнение.
✔ Все участники равны: Создайте атмосферу равенства и уделяйте внимание всем участникам, независимо от их положения в компании.
✔ Каждый человек может быть мыслителем: Независимо от уровня знаний, навыков и опыта, каждый человек способен мыслить и генерировать идеи, поэтому ваша задача — раскрыть потенциал каждого человека для общего блага.
✔ Помните о цели: Знание цели встречи или мероприятия является ключом к успешной фасилитации, поэтому знайте свою цель и убедитесь, что все ее знают.
✔ Избегайте хождения по кругу: Не позволяйте собранию зайти в тупик и стимулируйте дискуссию, задавая уместные вопросы.
✔ Фиксируйте договоренности: Очень важно зафиксировать результаты встречи, поэтому обязательно создайте артефакты, такие как заметки или резюме (доска Miro может прийти вам на помощь).
✔ Делайте выводы: Подведение итогов играет важную роль в завершении встречи, поэтому подведите итог, сформулируйте извлеченные уроки, спланируйте следующие шаги или предложите группе сделать это вместе.
Выводы
Работа с удаленными командами стала привычной для ИТ-компаний, и, несомненно, она имеет как плюсы, так и минусы. Оптимизация коммуникаций является основным фактором, который может заложить основу для продуктивного удаленного сотрудничества.
Есть несколько важных правил, которые помогут эффективно взаимодействовать с удаленными командами и решать проблемы, возникающие при работе распределенных команд, такие как разница в часовых поясах, отсутствие взаимопонимания и вовлеченности. К этим правилам относятся:
- содействие открытости и прозрачности
- использование различных каналов и инструментов коммуникации
- организация регулярных встреч
- уважение к личному времени
- обмен знаниями
- организация мероприятий по сплочению коллектива
Налаживание связей — один из главных приоритетов для Mad Devs. Мы постоянно ищем новые способы улучшения коммуникации в удаленной команде и успешного принятия новых членов в нашу большую семью. Семью счастливых разработчиков, которые делают клиентов довольными, добиваясь отличных результатов.
