Herramientas Freelance (Parte I)

Tiempo, Proyectos y Finanzas

por Mike Suárez C.


Tomar la decisión de ser independiente y dedicarte profesionalmente a lo que haces, bien sea Fotografía, Programación, Diseño, Escritura, Traduccion ó Consultoría entre otros, no es nada fácil. Así que si estas en ese camino te felicito y te deseo mucho éxito, espero que este material te ayude en tus proyectos.

En mi experiencia personal pase desde Desarrollo Web hasta Diseño de interfaces, que es a lo que me dedico actualmente, me costó un poco organizarme, probe muchas plataformas y aplicaciones, pero de todas la mejor herramienta se llama Disciplina, es muy necesaria si quieres llevar todo en orden y por buen camino.

Te voy a contar qué herramientas y plataformas estoy usando, también cómo las uso para que puedes hacer tu propia rutina. Algunas seguramente ya las habrás usado, otras quizás no. Espero que te sean tan útiles como a mi.

– Tiempo

El tiempo vale oro (trillado pero cierto)
“Hacer o no hacer. No sirve intentar, sólo hacer”-
Yoda, Maestro Jedi..

Cuando eres freelance, el activo más importante que tienes es el tiempo, saber administrarlo y saber cual es su valor es una de las cosas más importantes de esta modalidad, porque va a determinar tus costos para competir en el mercado.

Antes de continuar, seguramente tuviste el mismo problema que yo cuando empece, no sabia el precio de mi hora de trabajo! . Por eso voy a dejarte esta referencia de la plataforma HelloBonsai que seguro te va a ayudar mucho para estimar costos.

Vamos al grano…

Uso dos aplicaciones para el tracking del tiempo que dedico a cada uno de los proyectos.

1.- Tick: Esta herramienta es sumamente sencilla y práctica para usar desde cualquier dispositivo, te permite crear un proyecto y segmentarlo en fases para asignar tareas con porcentajes de horas.

Es genial para proyectos largos que requieren ser meticulosos con el tiempo e ideal para presentar un reporte de horas al cliente al final de cada etapa, dando transparencia a tu proceso de trabajo.

Web Oficial Tickspot (Grátis para un solo proyecto)

2.- AND CO : Esta plataforma es increíble y la verdad que me gusta mucho porque no vas a tener limitaciones de ningún tipo, muy buena para organizar algunos clientes y proyectos, llevando los precios y el tiempo.

Como te conté anteriormente se puede crear un proyecto con todos los detalles (Nombres, Costos, Fechas, etc) , configurando el medidor de tiempo con el costo de horas para que automáticamente se cree un recibo para el cliente, es decir, el precio se carga dependiendo del tiempo que te haya tomado el trabajo.

El único punto en contra que tiene, es la cantidad limitada de recibos que puedes enviar (solo 2), pero es más completa que solo un time tracker, te invito a explorar y comentar que tal teparece.

Web Oficial And.co (Grátis con planes de suscripción)

Tip Extra: Timezone.io, organízate con tus amigos o clientes en diferentes zonas horarias y visualizalos en una sola plataforma.

– Proyectos

Cada cosa en su lugar
Las ideas son fáciles, implementarlas es lo difícil —
Guy Kawasaki, fundador de AllTop.

Existen muchas herramientas para administrar proyectos (Asana, Bonsai, Google apps) pero hoy mi recomendación para que empieces con algo simple pero poderoso, es Trello.

Esta herramienta colaborativa, permite segmentar tu proyecto en varias partes para ir trabajando ordenadamente, así puedes estructurar tu flujo de trabajo en pequeñas listas de tareas organizadas en tarjetas.

Al crear una tarjeta con una tarea, puedes asignar una descripción, y poner fecha de vencimientos para cumplir rigurosamente con los plazos, ademas crear una lista de sub tareas dentro de cada tarea para hacer mas agil el proceso.

Es muy bueno para proyectos chicos, para algunos muy grandes necesitas algo mas robusto, por el momento este es un buen comienzo, esta disponible para todas las plataformas y tiene una interfaz bastante facil de manejar.

Te dejo este tutorial que encontré en la web,para que sirva al empezar :)

Web Oficial de Trello (Grátis)

– Finanzas

Cuentas Claras
Cuida de los clientes y el negocio se cuidará de si mismo. —
Ray Kroc, Fundador de McDonald’s

El punto débil de todos los freelancers, no te sientas mal si las cuentas no te dan, es lo más normal del mundo, sobre todo si vienes de una empresa donde tenias pagos periódicos. El punto está en, que ahora tu eres la empresa y debes aprender a administrar el dinero.

Te presento a Wave HQ, esta herramienta ha sido mi aliada más reciente facilitando muchas tareas para administrar finanzas y clientes.

Una de las cosas que más me gusta es que permite separar el registro personal del registro de negocio, es decir, puedes llevar tu contabilidad diaria (lavandería, compras, cerveza, etc.) y puedes crear una o varias cuentas de negocios para llevar toda tu actividad de clientes. Además permite importar tus movimientos bancarios o de cuentas como paypal.

Otra cosa interesante que tiene, es que puedes crear tu directorio de clientes, con todos los datos, para hacer mas rapida la carga de información cuando creas los recibos. Y lo último pero no menos importante, tienes la posibilidad de personalizar tus recibos y enviarlos a tus clientes por mail, permitiendote marcar si son pagos completos o parciales, magia pura!

Web Oficial de Wave (Grátis)

– Punto Extra

Medios de pago

Es un punto extenso, pero te lo resumo en un solo párrafo, empieza con Paypal como plataforma de cobro, es un sistema muy completo con el que puedes cobrar a tus clientes creando recibos de pago por servicios.

Pro tips:

  • El cliente paga el fee o comisiones, suma al costo de tu trabajo las comisiones de cobro que establece paypal . (Usa esta calculadora para saber los fees de pago para tu país.)
  • Si combinas con servicios como Payoneer, puedes colocar la cuenta de banco y la tarjeta de crédito para poder retirar tus saldos por cajero.
  • Cobra en Bitcoins, por medio de servicios como Bitpay puedes hacerlo posible.
  • Si estas en Argentina, prueba con Mercadopago, Satoshitango o Nubi para recibir pagos por servicios como Rapipago o retirar en tu cuenta.

Continuaremos con la Parte II (Archivos, Feedback y Comunicación)

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