Software de Gestión en la Nube, llegó la hora.
Lo que tienes que saber a la hora de implementar un software de gestión Cloud.
Hoy difícilmente un proveedor de software quiera estancarse con una solución de productos de software de instalación en sitio.
Sin costos de inversión al inicio, librarse de las tareas de mantenimiento y actualizaciones automáticas, y estar al día con las tendencias de la industria son sólo algunas de las ventajas más visibles cuando pensamos en software en la nube.
Una empresa que implementa un software cloud puede incluso estar eliminando costos fijos relacionados a la administración y mantenimiento de los sistemas locales. En una implementación Cloud las actualizaciones son totalmente transparentes para el usuario. Siendo multi-plataforma no es necesario ir computadora por computadora chequeando que la nueva versión corra igual que la anterior y que cada uno de nuestros usuarios pueda continuar con sus operaciones.
Por lo general, las mejoras y actualizaciones están incluidas sin costo adicional en todos las aplicaciones cloud. La infraestructura permite al usuario estar siempre utilizando la última versión. En muchas organizaciones eliminar la burocracia interna para avanzar y aprobar la actualización del sistema, es uno de los motivos principales para elección de una aplicación en la nube.
Las empresas que eligen migrar a una aplicación de este tipo deben considerarlo como un proyecto de negocios. No como un proyecto de tecnología.
Nyssa Etiquetas Autoadhesivas una empresa Argentina, es un ejemplo de un fabricante de etiquetas con más de 25 años en el mercado que apostó hace varios años a la implementación de Madiwor Cloud MIS. Un software específico para la industria de impresión y conversión de etiquetas y packaging flexible.
Madiwor incluye un módulo completo para el cálculo de precios y estimación de costos. Hoy cuando cualquier integrante del equipo comercial confecciona un cálculo de precios puede visualizar automáticamente un gráfico con la evolución del costo del mismo durante las últimas producciones. Esto ahorra en forma instantánea el tiempo de realizar esta recopilación de datos y pone a disposición una información clave para la toma de decisiones. Que en definitiva les permite ganar más negocios.
Hoy se estima que el 70% de las aplicaciones para procesos claves en empresas se encuentra instaladas en sitio. Y el 60% de las mismas esperan poder en 2020 enfocarse hacia soluciones Cloud.
Paso a paso
La experiencia del proveedor es clave. Sobretodo es necesario un proveedor que pueda ofrecer no solo software sino conocimiento profundo sobre la gestión del negocio y la industria. Lo que buscamos en un software es más que automatizar la gestión de la información. Se busca una forma de gestionar mejor los procesos y la información, en definitiva proveer de herramientas inteligentes a los usuarios.
Mejoras en el negocio, que a través de la tecnología y el software nos permita organizarnos, ser más eficientes, ahorrar tiempo para dedicarlo a tareas esenciales.
Considerar qué sucede con los roles de las personas y considerar qué procesos tendrán que cambiar, son análisis importantísimos. Para dar un ejemplo, si incorporamos un sistema de inventarios de materia prima, será necesario hacer controles periódicos. Auditar la eficiencia en el mantenimiento del inventario. Que los productos nuevos se ingresen en tiempo y forma y que las materias primas usadas se den de baja si son utilizadas. Se ingresen los sobrantes si existen y se reporten las diferencias cuando se detectan.
Es importante saber si nuestro proveedor del SaaS (software as a service) o software como servicio, cómo generalmente se denomina a los sistemas cloud, nos permite en caso de ser necesario la implementación de funciones a medida.
Algunos usuarios temen que caer en un software enlatado sea un impedimento para mejorar. Implementar un software cloud implica sacrificar la idea de que el software es 100% customizable. Siempre es tentador adaptar todo a como creemos que es mejor para nuestro proceso o quien realiza la tarea, pero luego con el paso del tiempo mantener esto se vuelve imposible, altamente costoso y extiende el tiempo de implementación enormemente.
Las personalizaciones deben ser estudiadas y analizadas para estar seguros de que no estamos alterando buenas prácticas de la industria y que realmente nos permiten implementar mejoras en las tareas.
Liderar y seleccionar prioridades
Es la interacción del equipo, del trabajo y los datos. Migrar tu gestión a la nube es un proceso que requiere preparación y buen asesoramiento.
La migración a un sistema nuevo implica armar un equipo participando múltiples sectores y funciones del negocio. Compuesto por integrantes de todas las áreas que usan el actual sistema. La idea es poder identificar reportes, información e integraciones que pueden ser requeridas. Todos guiados por un responsable de la dirección que asuma el objetivo del proyecto, el contacto permanente con el proveedor y el seguimiento de las tareas asignadas.
La dirección de la empresa debe estar convencida de la importancia de atravesar este proceso de transformación. Incluyendo sobre todo a los involucrados en las áreas de Sistemas. Muchas veces creyendo que serán relevados de temas centrales, los encargados de sistemas desalientan los proyectos. Cuando la realidad es que podrán, liberándose de tareas obsoletas, enfocarse en acciones e iniciativas estratégicas para el negocio.
Conclusión y Recomendaciones
- Establecer objetivos claros con un proveedor que sepa sobre el negocio.
- El dueño o representante de la dirección debe estar involucrado en el proceso.
- Involucrar personal de diferentes áreas para identificar distintas necesidades y requerimientos.
- Conocer que problema hemos detectado y queremos resolver, qué se intenta mejorar.
- Dedicarle tiempo al entrenamiento es clave, escuchar al proveedor y reunirse.
Más información contáctenos en Madiwor Cloud MIS madiwor.com
Ignacio Morrison para Madiwor.com
Software para Fabricantes de Etiquetas e Impresores de Packaging Flexible
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