Тайм-менеджмент,
или Как всё успеть
Сейчас вас ждет самое большое разочарование: все успеть нельзя. Да и не нужно. Ведь всем известен закон Парето (принцип 80/20) — 20% усилий дают 80% результата. Вот только остается эти 20% найти и усилить их!
В этой колонке я хочу поделиться с вами опытом организации работы. Это простые практические советы, которые работают. Давайте разберем их по пунктам!
1. Список задач
Мой рабочий день всегда начинается с составления списка задач. Весьма банально, но это действенно. Ведь в течение дня я смотрю на список и могу отрегулировать (ускорить или более детально проработать) текущую задачу.
В этот список входят задачи оперативные, стратегические и рутинные. Оперативные — требующие внимания задачи, которые должны быть выполнены сегодня. Именно сюда включены все обязательства перед коллегами, клиентами и т. д.
Стратегические помогают мне в достижении глобальных целей, но не требуют срочного выполнения.
Рутинные — ежедневные дела, про которые важно не забыть.
2. Фиксация планов
Раньше я фиксировала все встречи в ежедневник, но со временем стала переносить в календарь на телефоне, и это оказалось совершенно незаменимой вещью. Список задач я пишу в зависимости от того, что под рукой сейчас ближе — блокнот или телефон. А также обязательно слежу за этим списком в течение дня. Галочки после выполненной задачи стимулируют идти дальше!
3. Приоритетность
Выполнение задач всегда необходимо начинать с оперативных. Только после их выполнения приступать к стратегическим. Эта последовательность обусловлена тем, что оперативные вопросы затрагивают интересы и обязательства перед другими людьми, а стратегические касаются исключительно личностного развития.
Рутинные же вписываются в мою жизнь по мере необходимости.
4. Сначала — неприятное, или Съешь лягушку на завтрак!
Выделите задачу, которая объективно важная, но выполнять ее хочется в меньшей степени. Именно ее и сделайте первой задачей! Именно первой, а не последней, как подсказывает ваше подсознание, которое стремится экономить энергию и не выполнять эту задачу.
В книге Брайана Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку» этот шаг описан наиболее удачно. Вот увидите, как просто пойдут все остальные задачи.
5. Фокус на задаче
При выполнении какого-то дела важно сосредоточиться именно на нем. Только так можно наиболее эффективно проработать задачу. Для этого я отключаю уведомления на компьютере и убираю из зоны видимости телефон. Риелторам это всегда сложно дается. Ведь могут позвонить по важному вопросу! Верно, поэтому просто не выключайте мелодию звонка. Все остальные уведомления временно стоит отключить. Отвлекают нас в большей степени именно уведомления из соцсетей и почты.
Обязательно переверните телефон! Иначе вы автоматически будете смотреть на него, чтобы увидеть новые уведомления.
6. Интервальная работа
Или работа с перерывами. Если задача стоит не очень остро, то лучше делать перерывы на пять минут каждые 20 минут работы. Так не будет чувства переутомления, а если на одну задачу вы потратите полтора часа, то после этого организм потребует отдыха, что приведет к невыполнению других задач.
7. Контроль времени
Перед каждой новой задачей ставьте себе условный дедлайн (конечный срок выполнения) и рядом часы, чтобы была возможность контролировать время. Без этого вы подсознательно будете растягивать срок выполнения задачи.
8. Проверка почты максимум два раза в день
Да, я именно тот человек, который не моментально отвечает на почту, ведь по срочному вопросу вряд ли человек напишет мне письмо. Именно частая проверка почты создает иллюзию продуктивности. Конечно, речь не идет о срочной деловой переписке или ожидании важного письма.
9. Дополнительные задачи
Очень часто день нельзя запланировать полностью, ведь в него врезаются новые неотложные дела. На мой взгляд, в этот момент стоит посмотреть на свой список и поставить новую задачу согласно приоритетности выполнения.
10. Системность
Самый важный пункт — следовать тому, что намечено. Без практики любая теория — всего лишь слова.
Надеюсь, мои советы по укрощению своего времени помогут вам для создания максимально продуктивного дня!
