Şirketlerde Çevik Çalışan Ekipler: Squad, Tribe, Chapter
Şirketlerdeki farklı çevik yapılar ve squad yapısı kurarken dikkat edilmesi gerekenler.
Kurum içi girişimcilik programları çalışanların yeni iş fikirlerini minimum maliyetle, kısa sürede test ederek yalın girişim metodolojilerini öğrenmelerini sağlarken girişimciliğin şirket içinde tabana yayılmasını sağlıyor. Bu programlarda kendi iş fikirlerini geliştiren çalışanların sürece bağlılığını artarken program yılın belli bölümlerinde yapılması sebebiyle süreç bir yarışmaya dönüşerek sürdürülebilir işlerin çıkması her zaman mümkün olmuyor.
Son dönemde ise şirketler inovasyonu sürekli hale getirebilmek amacıyla farklı yetkinliklere sahip küçük takımlar sürekli olarak yeni işleri test ediyor. Swat/Squad gibi her şirkette farklı isimlerle anılan bu takımlar zaman zaman belli bir iş modelini veya ürünü pazarda gerçek müşteriyle test ederken, bazen de müşterilerin ihtiyaçlarını anlayarak yeni iş modelleri geliştirmeye odaklanıyor. Kurumlar Değişimin Hızını Swat Ekiplerle mi Yakalıyor? başlıklı yazımda bu ekiplerin kurulma amacından bahsetmiştim. Bu ekipler bürokratik ve yavaş aksiyon alma eğiliminde olan büyük kurumlar için de organizasyonel değişime neden olan bir kaldıraç olma özelliği taşıyor.
Her şirkette aynı isimle anılmasa da farklı disiplinlerden oluşan farklı büyüklükteki takımlar şirketlerde sıkça karşımıza çıkmaya başladı;
Squad (5–8 kişi): Maksimum 8 kişiden oluşan ve farklı yetkinliklere sahip kişilerden oluşan squadlar çevik çalışma yöntemlerini benimseyerek yeni işlerin geliştirilmesi ve test edilmesinden sorumludur. Bir şirket içinde birden fazla squad olabilmekle beraber bu squad’ların her biri farklı bir iç süreç, iş modeli veya probleme odaklanarak, otonom şekilde çalışır. Squad’ları şirket içinde kurulmuş startuplar gibi de düşünmek mümkün.
Tribe (25–50 kişi): Birbiriyle bağlantılı konular üzerinde çalışan birden fazla squad’ın bir araya gelerek aynı hedefe ulaşmak için birlikte çalışması sonucunda oluşan ve ortalama 30 kişiden oluşan gruplardır.Tribe liderleri her squad’ın otonom çalışmasına olanak tanırken squadlar arasındaki bilgi akışı ve uyumun sağlandığından emin olur. Şirket içinde birden fazla tribe olabileceği gibi bir tribe içindeki kişi sayısının 100’u aşması durumunda kuralların artması ve kendi içinde mini bürokrasi oluşması kaçınılmaz olur.
Chapter: Aynı tribe içinde aynı veya benzer alanda yetkinlik seti ve tecrübeye sahip olan kişilerin oluşturduğu gruplardır. Bu gruplar düzenli şekilde bir araya gelerek kendi alanlarındaki problemlerle ilgili bir araya gelerek çözüm geliştirmeye çalışır.
Türkiye’deki şirketlerde ayrıca tanımlanmış bir şekilde henüz karşıma çıkmamış olsa da Tribe yapısı ile çalışan şirketlerde benzer yetkinlikteki tribe üyelerinin organik olarak bir araya gelerek (Chapter’lar gibi) kendi teknik alanları üzerine tartıştığını düşünüyorum.
Organizasyon yapısı ile dikkat çeken Spotify, şirket içinde squad, tribe, guild ve chapter* adını verdiği farklı grupların birlikte çalışmasını ön planda tutan bir yapı geliştirmişti.
İnovasyonun şirket içinde sürekli olarak devam ettirilmesi anlamında önem taşıyan bu grupların verimli şekilde çalışmasını sağlayacak organizasyonel ve kültürel yapılanma gerekiyor. Şirket vizyonu ve kültürü tarafından desteklenmeyen tribe, squad ve benzeri yapılar aslında şirket içindeki proje ekiplerinden farkı olmuyor.
Peki “Squad” yapısı kurarken nelere dikkat etmek gerekiyor?
1. Destekleyici İç süreçler
Oluşturulan bu squadların şirketin var olan kural setine bağlı olması ve bürokratik süreçlere tabi olması hızlı test kültürüne aykırı olacağından ekiplerin çevik çalışmasını engelleyecektir. Örneğin dışarıdaki bir şirketten hizmet veya ürün satın almak isteyen squad’a satın alma departmanı tarafından 3 farklı teklif alınması zorunluluğunun uygulanması veya yalnızca şirketin listesinde bulunan şirketlerden hizmet satın alınmasına izin verilmesi Squad’ın yapacağı işin kalitesini de süresini de negatif şekilde etkileyecektir. Bu nedenle hukuk, satın alma gibi birimlerle squadların kısa süreli sprintleri destekleyecek normal işleyişten farklı iç süreçler tasarlanması gerekiyor.
2. Doğru Takım
Squadları oluştururken farklı yetkinliklere sahip çalışanların bir araya getirilmesi bir yana, ekiplerin üzerine çalışacağı konuda tecrübe ve bilgiye sahip çalışanların bir araya getirilmesi önem taşıyor. Bununla birlikte Swat Ekiplerde Olması Gereken Yetkinlikler başlıklı yazıda bahsettiğim ekibi motive tutacak, çılgın fikirlerin peşinden koşacak ve iş bitirici gibi niteliklere sahip kişiler bu ekiplerin verimliliğini maksimuma çıkarabilir.
3. Otonomi & Uyum
Squadlar’ın şirket içinde bağımsız çalışabilmesi için iç süreçlerle desteklenmesinin önem taşıdığından bahsetmiştim. Squad’ların kendi iradesiyle karar alabilmesi önemli olmakla birlikte squadlar’ın şirketle ve diğer squadlarla uyumlu şekilde çalışması sağlanmalı. Spotify squadların uyumunu bir Jazz grubuna benzetiyor; yani her squad bağımsız şekilde kendi enstrümanını çalarken hepsi birlikte aynı müziğin ortaya çıkmasını sağlıyorlar.
Spotify’daki squad yapısı ve otonomi ile uyumun önemi bu video’da izlemeniz mümkün.
4. Bilgi Paylaşımı
Kurulan squadlar zaman zaman şirketin bir odasına kapanıp kendi içinde çalışmayı sürdürüyor. Şirketin diğer çalışanları için “gizemli” bir proje üzerinde çalışıyor gibi görünen bu squadlar, şirketin içinde karşılıklı fayda sağlayabilecekleri diğer projelerden de haberdar olamıyorlar. Squadların öğrenimlerinin şirketin geneline aktarılarak yürüyen diğer projelere katkı sağlayacak bilgilerin paylaşılması ve bunun sürekli hale getirilmesini destekleyecek şeffaf bir çalışma ortamı yaratılması önem taşıyor.
Şirketlerde gün geçtikçe daha da kritik hale gelen Squadlar’ın oluşturulması ve üzerine çalışacakları konunun belirlenmesi yeterli olmuyor. Bunun bir organizasyonel dönüşüm olarak değerlendirilerek şirketin bu alandaki vizyonu, inovasyon odak alanları belirlenmesi ve squadların yeni iç süreçlerler ve yöntemlerle desteklenmesi gerekiyor.
