เทคนิคการดึงข้อมูลจาก Excel มาใส่ใน Word และการสร้างเอกสารอัตโนมัติ
การประยุกต์ใช้ฟังก์ชัน Mailings ในโปรแกรม word เพื่อออกหนังสือรับรอง หรือใบประกาศ จำนวนมากๆ
คุณเคยรำคาญกับการพิมพ์เอกสารแค่ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทร กันซ้ำๆ ไหม กะแค่เปลี่ยนข้อมูลที่พิมพ์ ทำไมมันไม่มีวิธีลัดเลยหรือ?
ในปัจจุบันการทำงานเอกสารและจดหมายเวียน มีการใช้งานอย่างมาก เนื่องจากหน่วยงานราชการและหน่วยงานเอกชนมีการติดต่อกันผ่านเอกสารทั้งภายใน และภายนอกหน่วยงาน แต่ละครั้งในการส่งเอกสารหรือจดหมายอาจจะส่งเป็นจำนวนน้อย บางครั้งอาจจะส่งเป็นจำนวนมากๆ โดยบางครั้งอาจจะทำการร่างเนื้อหาเอกสารหรือจดหมายขึ้นมา แล้วตามด้วยการพิมพ์ชื่อผู้รับ ชื่อหน่วยงาน หรือรายอะเอียดต่างๆ ก่อนการปรินท์ แล้วค่อยทำการแก้ไขตามจำนวนรายชื่อที่จะต้องส่งเอกสารหรือจดหมาย แล้วค่อยๆ ทำการปรินท์จนกว่าจะครบตามที่ต้องการ แต่ถ้าข้อมูลรายชื่อ หรือรายละเอียดที่จะต้องแก้ไขก่อนการปรินท์มีจำนวนมากๆ อาจจะทำให้การทำงานเสียเวลาเป็นอย่างมาก และอาจเกิดข้อผิดพลาดจากการพิมพ์ หรือจากการปรินท์ข้อมูลซ้ำออกมา ดังนั้น การแก้ไขการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในเอกสารที่ปรับเปลี่ยนข้อมูลรายชื่อ ที่อยู่ หรือหน่วยงาน ในจำนวนที่มากแบบนี้ ทางทีมงาน จะขอแนะนำให้ผู้อ่านใช้งาน ”การส่งจดหมาย (Mailings)” บน Microsoft Word ประกอบกับการดึงข้อมูลผู้รับจาก Microsoft Excel ซึ่งจำทำให้การทำเอกสารหรือจดหมายที่มีรายละเอียดการแก้ไขเฉพาะชื่อ ที่อยู่ หรือรายละเอียดต่างๆ ทำได้อย่างรวดเร็ว และสะดวกมากยิ่งขึ้น โดยมีวิธีการใช้งานดังนี้
- เริ่มจากการออกแบบตารางบน Microsoft Excel โดยที่จะต้องรู้ว่าข้อมูลที่จะต้องใช้งานควรออกแบบตารางให้ออกมาเป็นรูปแบบไหน ในตัวอย่างนี้ทางผู้เขียนจะทำการทำเอกสารรับรองการศึกษา โดยข้อมูลภายในเอกสารที่จำเป็นต้องเปลี่ยนภายในเอกสาร และสามารถใช้งานเมนู “การส่งจดหมาย (Mailings)” ได้ จะมี ชื่อ-นามสกุล, รหัสนักศึกษา และสาขาวิชา โดยทางผู้เขียนจะออกแบบตารางให้ออกมาเป็นรูปแบบดังภาพตัวอย่างที่ 1 ต่อไปนี้
2. พิมพ์เอกสารหรือจดหมายที่ต้องการบน Microsoft Word โดยทางผู้เขียนจะแสดงตัวอย่างเอกสารรับรองการศึกษาที่พิมพ์ไว้เสร็จเรียบร้อยแล้ว โดยมีหน้าตาเอกสารดังรูปภาพตัวอย่างที่ 2 จะเห็นได้ว่าภายในเอกสารรับรองการศึกษาจะมีช่องว่าที่ขีดเป็นเส้นใต้ไว้สำหรับใส่ข้อมูล เช่น ชื่อ รหัสนักศึกษา และสาขาวิชา เนื่องจากส่วนนี้จะเป็นข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้
3. เมื่อเตรียมเอกสารหรือจดหมายเสร็จเรียบร้อย ให้ผู้อ่านทำการตรวจเช็คไฟล์ Excel ที่สร้างไว้ให้เรียบร้อยว่าใส่ข้อมูลถูกต้องหรือไม่ เมื่อพร้อมแล้วให้ทำตามขั้นตอนนำข้อมูลจาก Excel มาใส่ ดังต่อไปนี้
· ให้ไปยังเมนู “การส่งจดหมาย (Mailings)”
· ต่อไปกดเลือกที่ปุ่ม “เลือกผู้รับ (Select Recipients)” แล้วไปยังเมนู “ใช้รายชื่อที่มีอยู่… (Use an Existing List)” เพื่อเลือกไฟล์ Excel ที่ใส่ข้อมูลไว้แล้ว
· เมื่อกดเลือกไฟล์ Excel ที่ต้องการแล้ว จะมีหน้าต่างขึ้นมาให้เลือก Sheet ที่ต้องการ ถ้าผู้อ่านไม่ได้สร้าง Sheet เพิ่มเติม หน้าต่างนี้ก็จะขึ้นแค่ 1 ตัวเลือกเท่านั้น แต่ในตัวอย่างนี้ผู้เขียนได้ทำการสร้าง Sheet ใหม่ขึ้นมา เพื่อแสดงตัวอย่างว่าสามารถเลือกจาก Sheet ใดๆ ก็ได้ เมื่อเลือกที่ต้องการแล้ว ให้กดปุ่มตกลง
4. หลังจากเลือกตาราง Excel ที่ได้จัดทำข้อมูลไว้แล้ว จากนั้นให้ไปเลือกที่หัวข้อ “แทรกเขตข้อมูลผสาน (Insert Merge Field)” เมื่อเลือกแล้ว จะเห็นชื่อคอลัมน์ที่ระบบประเภทของข้อมูลที่ได้สร้างไว้ที่ไฟล์ Excel จากนั้นให้ผู้อ่านไปคลิกที่ช่องว่างที่ต้องการจะนำข้อมูลจากตารางใส่เข้าไปในเอกสาร
ตัวอย่าง ช่องว่างช่องแรกทางผู้เขียนต้องการใช้ข้อมูลที่เป็นชื่อ-นามสกุล
· คลิกที่ช่องว่างที่ต้องการนำข้อมูลจากตารางไปใส่
· เลือกหัวข้อ “แทรกเขตข้อมูลผสาน (Insert Merge Field)” แล้วเลือกชื่อคอลัมน์ “ชื่อสกุล”
· หากมีช่องกรอกข้อมูลที่ต้องนำข้อมูลเข้ามาจากตาราง Excel หลายช่อง ให้ไปเลือกที่ช่องว่างถัดไป แล้วย้อนกลับไปทำที่ขั้นตอนแรก เพียงแต่การเลือกชื่อคอลัมน์อาจจะแตกต่างกัน โดยให้เลือกตามประเภทที่ต้องการใส่ข้อมูลลงไป เช่น ช่องถัดมาของผู้เขียนจะเป็นรหัสประจำตัว ก็ให้เลือกชื่อคอลัมน์ “รหัสประจำตัว” เป็นต้น
· เมื่อทำเสร็จเรียบร้อยทุกช่องแล้ว ให้เลือกที่ปุ่ม “แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ (Preview Results)” เพื่อแสดงผลข้อมูลจริงให้ขึ้นมาบนเอกสารที่สร้างไว้ โดยจะดึงข้อมูลจากตาราง Excel ที่เลือก โดยมีการแสดงผลดังตัวอย่างดังนี้
5. หากผู้อ่านมีความต้องการจะตรวจสอบข้อมูลบนเอกสาร ว่ามีความถูกต้อง หรือข้อมูลตกหล่น ในผู้อ่านเลือก “แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ (Preview Results)” แล้วคลิกเลือกปุ่ม ย้อนหลัง, ถัดไป, กลับไปจุดเริ่มต้น และ ไปยังจุดสิ้นสุด และถ้าหากผู้อ่านสามารถจำลำดับของข้อมูลที่สร้างไว้ในตารางได้ ก็สามารถก็ค้นหาด้วยการใส่ตัวเลขได้เช่นกัน
6. แล้วถ้าในกรณีที่มีจำนวนข้อมูลเป็นหลักพัน หลักหมื่นคน แล้วจะค้นหารายชื่อหรือรหัสที่ต้องการได้อย่างไร ต้องมานั่งกดถัดไปรัวๆ คงมือหงิกกันไปข้างแน่ๆ ดังนั้น การใช้งาน “ค้นหาผู้รับ (Find Recipient)” จึงเป็นทางลัดสำหรับค้นหารายชื่อหรือรหัสที่ต้องการปรินท์ออกมา โดยสามารถใส่เป็นข้อมูลใดๆ บนไฟล์ Excel ก็ได้ เช่น ชื่อ-นามสกุล รหัส หรือคณะ ตามข้อมูลสร้างขึ้นเป็นตัวอย่าง โดยแบ่งการค้นหาได้สองแบบดังนี้
· เขตข้อมูลทั้งหมด (All fields) คือ การค้นหาข้อมูลทั้งหมดที่อยู่บนไฟล์ Excel ที่สร้างไว้ ครอบคลุมทุกคอลัมน์ สามารถหาข้อมูลได้ทุกประเภทที่สร้างไว้ได้ทั้งหมด
· เขตข้อมูลนี้ (This field) คือ การระบุชื่อคอลัมน์ที่ต้องการหาโดยเฉพาะ เช่น ต้องการหารหัสนักศึกษา ก็เลือกเขตข้อมูลให้เป็นชื่อคอลัมน์ รหัสนักศึกษา เป็นต้น
7. เมื่อทำการค้นหาเรียบร้อยแล้ว เอกสารจะทำการทำตัวหนาตรงข้อมูลที่นำเข้าจากตาราง Excel เพื่อแสดงเป็นตัวอย่าง ถ้าหากทำการปรินท์ออกมา ตัวเอกสารและข้อมูลจะแสดงผลออกมาเป็นตัวหนังสือปกติตามรูปแบบที่พิมพ์ไว้
8. เมื่อแสดงตัวอย่าง หรือค้นหาข้อมูลที่ต้องการปรินท์ได้แล้ว ขั้นตอนต่อมาจะแสดงขั้นตอนการปรินท์เอกสาร โดยการปรินท์เอกสารที่มีการทำงานบน “การส่งจดหมาย (Mailings)” จะมีขั้นตอนการปรินท์ที่แตกต่างกับการปรินท์เอกสารปกติอยู่ตรงที่ ถ้าปรินท์เอกสารที่เชื่อมต่อ “การส่งจดหมาย (Mailings)” ไว้แล้ว แล้วต้องการปรินท์ทั้งหมด หรือปรินท์เฉพาะจำนวนที่ 50–79 ซึ่งการใช้งานปรินท์ปกติที่ไปกดที่เมนู File >> Print ก็สามารถปรินท์ได้เฉพาะหน้าที่แสดงอยู่หน้าเดียวเท่านั้น ดังนั้น หากมีความต้องการปรินท์ทั้งหมด หรือปรินท์เฉพาะจำนวน ก็ให้ทำการเลือกที่เมนู “การส่งจดหมาย (Mailings)” แล้วมากดที่ปุ่ม “เสร็จสิ้นและผสาน (Finish & Merge)” แล้วไปเลือกที่ “สั่งพิมพ์เอกสาร (Print Document)” จะมีการปรินท์ออกเป็น 3 แบบ ดังนี้
· ทั้งหมด (All) คือ การสั่งปรินท์เอกสารทั้งหมดตามจำนวนข้อมูลที่มีทั้งหมดบนไฟล์ Excel
· ระเบียนปัจจุบัน (Current record) คือ เป็นการปรินท์เอกสารหน้าปัจจุบันเท่านั้น
· จาก — ถึง (From — To) คือ การปรินท์เอกสารที่เชื่อมต่อข้อมูลบนไฟล์ Excel โดยการปรินท์แบบนี้นั้นปรินท์เป็นตัวเลขลำดับที่ของข้อมูล เช่น ข้อมูลตั้งแต่ 59–75 เป็นต้น
· หากมีการลง Adobe Acrobat เอาไว้ ก็สามารถกดที่ปุ่ม Merge to Adobe PDF ได้เลยทันที ไม่จำเป็นต้องนำเอกสารมาใส่ที่ Adobe Acrobat อีกรอบ
สรุป
การทำเอกสารหรือจดหมายประกอบกับการใช้งาน “การส่งจดหมาย (Mailings)” มีความสะดวกรวดเร็วเป็นอย่างมาก หากหน่วยงานที่จำเป็นต้องทำเอกสารส่งไปหาผู้รับบ่อยๆ และมีผู้รับเป็นจำนวนมากๆ ดังนั้นการนำข้อมูลมาลงเป็นตาราง Excel ไว้ และทำการแยกข้อมูลเป็นคอลัมน์ให้ละเอียด ยิ่งทำให้การนำข้อมูลมาใช้งานนั้นทำได้ง่ายมากยิ่งขึ้น ทำให้การนำไปใช้งาน “การส่งจดหมาย (Mailings)” สามารถนำข้อมูลออกมาใช้ได้หลากหลาย แล้วทางผู้เขียนหวังว่าทริกเล็กๆ น้อยๆ นี้จะสามารถให้ผู้อ่านประยุกต์ให้เข้าการทำงานไม่มากก็น้อย
