Usando o post-it a seu favor

Quantas vezes você já terminou um dia de trabalho com a sensação de que não fez nada de produtivo? Ou que passou o dia inteiro em reuniões, mas não tem bem ao certo quais os próximos passos.

Quem nunca teve que participar de uma reunião que durou a tarde inteira, onde todos falaram muitas coisas e não disseram nada? Encontros que deveriam sair com todos alinhados e atividades bem definidas são finalizados com mais dúvidas, e pior, com desentendimentos entre os colegas!

Eu já me senti assim diversas vezes neste mundo corporativo. Por isso, gostaria de dividir com vocês algumas técnicas com post-it que me ajudaram muito a deixar o nosso dia a dia mais organizado.

Técnicas silenciosas:

Essas técnicas são boas para grupos com pessoas muito participativas, onde todas querem colocar suas opiniões na mesa, mas tem dificuldades de ouvir o que o outro tem a dizer.

Nestes casos, geralmente o brainstorm silencioso é uma boa técnica, onde todos devem anotar suas considerações em um post-it e só devem expressa-las quando for o momento de dividir as opiniões.

Outra técnica interessante para usar nesse tipo de grupo é o raciocínio paralelo. Nesse modelo, você deve estabelecer o assunto que será abordado e de forma silenciosa cada um deve anotar no post-it três pontos: os fatos sobre o assunto, aquilo que já se estabeleceu como verdade e não muda; os pontos positivos; e os pontos negativos.

Após todos anotarem seus fatos, pontos negativos e pontos positivos é feito uma rodada de explanação sobre os pontos anotados. Caso um colega relate algum ponto que mais pessoas colocaram, é possível colocar um post-it em cima do outro.

Retrospectiva de equipe:

É bem comum que um time que trabalha todos os dias juntos enfrente dificuldades. Isso é importante para a evolução e crescimento profissional, mas devem ser tratados para que não se torne irreversível. Para isso, as técnicas de retrospectivas são bem uteis, pois podem resolver conflitos de forma divertida e trazer alguns feedbacks de forma leve.

Existem diversas técnicas de retrospectivas, que vai das mais tradicionais as mais lúdicas. É importante sentir como está o clima do time e escolher uma dinâmica que encaixe com os pontos que devem ser tratados.

Uma técnica simples e bem fácil de aplicar é a balança. Você deve dispor na parede três pontos principais: o que queremos mais; o que queremos menos; e pontos a melhorar. No momento da reunião você deve solicitar aos participantes que façam rodadas colando seus post-it e explicando o que acham que querem mais, o que querem menos e os pontos que gostariam de melhorar. Nessa dinâmica vale falar de você e dos demais colegas!

Para incrementar, você ainda pode colocar mais dois pontos: “quero reconhecer” - para feedbacks positivos aos colegas; “quero falar” - para alguns colegas desabafarem caso tenham algum ponto que não se enquadre com os anteriores.

Existem diversas técnicas no site fun retorspective que podem te ajudar! ;)

Acompanhamento de atividades:

O acompanhamento das atividades é importante para o gestor, mas também faz muita diferença para os colegas que trabalham em conjunto. Com essa rotina é possível melhorar a comunicação e o engajamento da equipe, auxilia no direcionador da área e mitiga os riscos.

O famoso kanban é utilizado para acompanhamento de atividades de um time ou até mesmo suas atividades pessoais. Nele você consegue estabelecer metas e acompanhar a execução das atividades.

Nesse modelo você pode dispor na parede as seguintes colunas: backlog, para as atividades que aguardam ser realizadas; para fazer, para as atividades que vão ser feitas dentro da semana; fazendo, para as atividades que estão em andamento; feito, para as atividades já realizadas.

Essa técnica é muito utilizada nos times ágeis, mas pode ser utilizada na sua área ou até mesmo com a sua família.

Organizando modelos:

Depois que aprendi a usar os post-it para ajudar na organização, não vejo outra forma melhor de desenhar fluxos, organizar o storytelling de uma apresentação, ou até mesmo definir a estratégia de um novo modelo.

Hoje, antes de iniciar qualquer construção, pego uma folha em branco e um bloquinho de post-it e começo a jogar no papel todos os pontos que são relevantes sobre o assunto. Isso faz com que sua mente se liberte daquele zumbindo: ”não posso esquecer disso! ”

Após, começo a classificar por assuntos. Por exemplo, se é a organização de um treinamento, tento dividir por: Cronograma (manhã, tarde), operacional (material, comida, lugar), pré evento (convite, material prévio), pós evento (agradecimento, mimos).

Caso esteja a elaborando um novo modelo tento dividir por: o que já temos hoje, o que falta, modelo ideal.

O lado positivo em se organizar utilizando os post-its é que você não precisa iniciar tudo do zero quando algum ponto não está de acordo, você apenas muda um post-it de lugar. Isso facilita no momento de testar novas possibilidades.

Use e abuse dos post-it no seu dia a dia de trabalho!

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