Le facilitateur est un alchimiste, un subtil équilibre nécessaire pour créer la collaboration !

Concevoir des dynamiques collaboratives puissantes et entraînantes n’est pas chose aisée. Pour tout facilitateur, outre le plongeon dans un sujet que nous ne connaissons généralement pas, et dont il faut le jour J avoir une maîtrise suffisante pour l’animer (sans en être expert bien entendu, nous ne sommes pas là pour ça !), il faut surtout construire une dynamique, des activités, des outils qui vont permettre au groupe d’avancer sur son sujet en mobilisant efficacement l’intelligence de tous.

La préparation d’un atelier collaboratif est une vraie phase de conception (de design au sens anglo-saxons du terme) d’expérience de travail, qui doit jouer avec de multiples paramètres pour se concrétiser dans un subtil et fragile équilibre. Un équilibre qui va embarquer les participants dans une expérience nouvelle, fluide, créative et productive. Qui va les faire débloquer leur sujet, booster leur projet sans qu’ils s’en soient vraiment rendu compte.

C’est d’ailleurs souvent seulement à la fin de l’atelier qu’ils se retournent sur la (ou les) journée(s) qu’ils ont passées et qu’ils se disent un peu surpris : « Wahou, je n’ai pas vu le temps passer, et c’est fou ce qu’on a pu avancer sur notre sujet. » Et ils finissent généralement par dire cette petite phrase, qui semble anodine, mais qui résume à elle seule l’intérêt de notre métier de facilitateur : « Pourquoi on ne travaille pas tous les jours comme ça ? ».

Bref.

Dans la construction d’un atelier collaboratif, tout est question d’équilibre. On doit jouer sur plusieurs variables qui, bien dosées dans une fine alchimie, vont faire de la démarche un succès. On peut catégoriser ces variables en 4 grands aspects qui vont venir jouer sur la dynamique des participants de manières différentes et complémentaires.

4 « petits bouts » des participants que le facilitateur va devoir analyser et adresser dans la préparation de son atelier pour qu’ils se mettent en mouvement, en résonance, durant l’atelier et que l’intelligence collective soit mobilisée.

Ces 4 « petits bouts » sont la Tête, la Bouche, le Cœur et les Mains.

La Tête…

La Tête est généralement le premier élément sur lequel on va travailler pour imaginer la dynamique globale de l’atelier. Il dépend du sujet, du contexte, de « l’objet » (un nouveau service, un produit, un processus, un espace,…) sur lesquels on veut faire avancer le groupe. Par quel cheminement de pensée je dois faire passer les participants pour qu’ils construisent pas à pas leur projet ? Quel est le fil logique qui va les faire se poser les bonnes questions, prendre les bonnes décisions pour produire une idée / un projet pertinent et de qualité ?

C’est l’aspect le plus rationnel du travail de conception d’un atelier. C’est celui qui va nous donner la trame générale de l’atelier, sa structure, son squelette. C’est très souvent une dynamique d’entonnoir qui va amener les participants à affiner leur sujet et leurs idées pour aboutir à la fin de l’atelier à une production précise. Une trame qui va leur faire explorer leur sujet et son contexte, puis les inspirer, puis leur faire générer des idées, les sélectionner, les synthétiser, les approfondir et les questionner. Pour enfin les prototyper et les tester.

C’est dans le détail de ce cheminement de pensée, par la logique et l’ordre des étapes, que nous allons aider les participants à construire. Que nous allons faire en sorte, si l’on prend l’exemple de la construction d’un service digital, que les participants ne se jettent pas sur la construction des fonctionnalités et des écrans sans avoir au préalable bien identifié et compris leurs cibles et leurs utilisateurs, sans avoir dessiné le parcours de ces utilisateurs, sans avoir bien identifié et priorisé leurs problèmes et leurs besoins.

La Bouche…

La Bouche correspond à la gestion de l’aspect collectif et collaboratif. Dans le squelette de l’atelier qui a été imaginé pour la Tête. Comment faire en sorte que tout le monde ait l’occasion de s’exprimer et de partager ses idées (et ses doutes) ? Quelles dynamiques et activités mettre en place pour entendre et laisser la place aux réflexions individuelles de chacun ? Pour faire en sorte de faire travailler de manière fluide l’individu et le collectif ? Que l’un n’écrase pas l’autre ?

Le tout collectif est une chimère. Ou en tout cas une perte d’efficacité certaine. Si le collectif -par les apports des idées, des visions et des points de vue de chacun- va effectivement permettre de créer des projets beaucoup plus pertinents, il faut ménager des espaces pour que ces apports individuels puissent s’exprimer et être entendu. Pour que la bouche du timide ne soit pas scellée par celle de la grande-gueule. Pour que le plus grand nombre (ou la démocratie) n’empêche pas de sélectionner une idée meilleure, mais défendue par moins de personnes.

Les activités d’un atelier doivent ainsi offrir intelligemment des espaces de réflexions et d’expressions individuels, d’autres en petits groupes et en plus grands. Le bon équilibre de ces différents temps est donc une composante essentielle de la réussite du travail de groupe.

Les Mains…

Avoir pensé la mise en mouvement de la Tête et de la Bouche ne suffit pas. Il faut aussi mettre en action les Mains. Les mains vont permettre que l’atelier produise réellement quelque chose. Si cela peut paraître simple de prime abord, c’est pourtant un aspect souvent négligé, ou en tout cas peu travaillé par les facilitateurs. On oublie souvent qu’on a divisé le travail — depuis des décennies - de telle sorte qu’il y a “ceux qui pensent” et “ceux qui font”. Faire, pour certains, est devenu une notion abstraite, non-naturelle.

Et il est donc très difficile pour les participants d’un atelier (qui font généralement partie de ceux qui pensent, il faut l’avouer) de sortir des sphères vagues et conceptuelles, pour concrétiser leurs idées. Pour leur donner forme, leur donner corps.

Comment aider les participants à mettre à plat leurs idées ? Comment les accompagner dans ce niveau de granularité ? Comment les forcer à retrouver leurs mains ? À prototyper leurs idées ?

Cet aspect va souvent passer par les outils que le facilitateur va concevoir et mettre à disposition des participants pour les forcer à synthétiser, concrétiser et détailler leurs idées. Par les “objets intermédiaires” qui obligeront les participants à formaliser leur “vague concept” (prétotypes, prototypes, product box,…). Il passera également par la pédagogie de ces outils pour que le débloquage des mains soit le plus facile possible pour les participants.

Le Cœur…

Et enfin, le facilitateur devra travailler le Cœur. Le Cœur est ce qui va créer l’expérience. Le cœur peut être travaillé dans des moments dédiés du déroulé, des parenthèses du squelette qui permettront de créer l’émulation et l’adhésion, comme au sein même des modules de travail de l’atelier, dans la manière d’amener les participants à réfléchir et interagir ensemble par la métaphore, l’humour, le storytelling, l’immersion, le décalage…

Travailler le Cœur vise généralement deux objectifs :

• Construire le collectif, pour faire en sorte de poser les bases d’une collaboration efficaces entre les participants. Il se traduit généralement par des icebreakers, des activités d’équipes ou des systèmes de feedbacks inter-participants.
• Créer l’enthousiasme, pour décaler le regard, faire que ce n’est plus travailler, mais créer ensemble. Cet aspect va pouvoir se retrouver dans l’identité de l’atelier, la manière de présenter les activités (par des jeux de rôles, des exercices détournées,…), ou tout simplement dans l’esthétique des outils que le facilitateur va proposer aux participants. Pour finalement montrer qu’on peut travailler sérieusement sans se prendre au sérieux.

C’est souvent l’espace créatif du facilitateur, celui où l’on peut se faire plaisir, surprendre, étonner, stimuler les émotions. Là encore, le facilitateur devra veiller à garder un équilibre : trop peu, et la collaboration peut échouer par manque d’adhésion, partout, et l’objectif de production peut être perdu de vue, l’accessoire deviendra central et l’atelier deviendra un team-building sans intérêt.

Le facilitateur doit donc concevoir son atelier, sa dynamique et ses activités en composant et en jouant avec la Tête, la Bouche, Les Mains et le Cœur de ses participants. En trouvant le bon dosage, il provoquera la belle et subtile alchimie entre ces différentes variables qui feront de ce temps de collaboration un espace de travail créatif, efficace et productif et qui en fera un moment inoubliable.

Cette alchimie vous permettra, peut-être, d’entendre de la bouche des participants « Pourquoi on ne travaille pas tous les jours comme ça ? ». 😉

Un article signé Yoann Thony, Directeur du Pôle Sprint.

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