Les bonnes pratiques pour réussir votre atelier collaboratif à distance
Covid, confinement, télétravail, reconfinement … Il a fallu s’adapter. Chez nod-A nous avons transformé nos sprints de Makestorming, pour continuer à opérer dans ce nouveau contexte. Aujourd’hui, nous avons déjà réalisé une trentaine de sessions collaboratives à distance au cours desquelles nous avons beaucoup appris. Retour d’expérience avec Laury, facilitatrice chez nod-A, pour mieux comprendre les ressorts, avantages et inconvénients d’un atelier collaboratif à distance.
🧐 Quel est le plus gros point d’attention pour un atelier à distance ?
Comme pour tout atelier, il faut d’abord imaginer la meilleure expérience de travail collaborative, avec les bonnes dynamique, le bon déroulé, les bons outils, en prenant en compte la distance. Imaginons que vous vouliez utiliser l’ice-breaker des Lego ou des cartes à positionner sur un parcours ? La dynamique fonctionne très bien en présentiel, mais elle devra être repensée pour fonctionner à distance.
Ensuite vient la problématique de la plateforme collaborative et de la logistique : trouver une salle et son traiteur s’avère finalement plus simple que de trouver le bon outil collaboratif en qui doit à la fois convenir à la dynamique de facilitation envisagée, aux usages des participants (ont-ils l’habitude de l’utiliser ?) et aux contraintes techniques (tel outil de visio est-il autorisé par la DSI ?)
Avec la Région Centre Val de Loire nous devions animer ces derniers mois plusieurs ateliers d’acculturation, en présentiel, sur le Design Thinking.Nous avons dû nous adapter et basculer en ligne.
Il a fallu trouver le bon outil visio accessible à tous les participants, mais aussi le bon outil collaboratif. Certains avaient l’habitude de Klaxoon, d’autres de Miro et une majorité n’en avait jamais utilisé. Nous avons opté pour Miro et intégré un temps de prise en main de l’outil en début de session, à travers un icrebreaker. Le déroulé a également été complètement revu pour fonctionner à distance que ce soit en termes de dynamique, de nombre de participants en sous-groupe, d’activités prévues et de timing. Finalement, nous avons passé autant de temps à retravailler le déroulé avec tous ses éléments que lorsque nous l’avions initialement créé pour le réaliser en présentiel.
La chose à retenir ✍️
L’atelier doit être encore plus sur-préparé que d’habitude. Il vous faudra du temps pour appréhender le format à distance Pratiquez encore et pour être à l’aise et réussir à improviser en cas de problèmes.
🧠 Qu’est ce qui change le plus par rapport au présentiel ?
La distance a un sérieux impact sur la mise en place d’une dynamique de groupe : impossible pour le facilitateur de faire un aparté avec un participant ; pas de sous-conversation entre les participants ; encore moins de conversations non verbales.
Créer une dynamique de groupe n’est pourtant pas impossible à distance, elle ne se fait seulement pas de la même manière qu’en présentiel. Des profils habituellement introvertis peuvent d’ailleurs vous aider à créer cette dynamique de groupe. Souvent plus à l’aise en visio, ils font partie des participants les plus actifs, et osent prendre la main alors qu’ils ne l’auraient pas fait en présentiel.
Nous avons organisé un atelier avec Pôle emploi dernièrement sur la thématique de l’accessibilité. Les groupes de participants étaient constitués respectivement de collaborateurs et de demandeurs d’emploi en situation de handicap (visuel, moteur, auditif, cognitif). En présentiel, on sait que les utilisateurs sont parfois plus réservés que les collaborateurs, et il faut créer les espaces pour qu’ils puissent s’exprimer. Cette fois-ci, la distance a annulé ce phénomène, si bien qu’à la fin de l’atelier, plus personne ne pouvait différencier un collaborateur d’une personne en recherche d’emploi.
Enfin, à distance, il est plus facile de faire autre chose en parallèle de l’atelier (lire ses emails, finir une présentation, etc. On le sait, on l’a tous déjà fait). Engager quelqu’un qui ne souhaite pas être disponible en présentiel est faisable, mais à distance c’est une autre paire de manches. Il est donc d’autant plus nécessaire de convier des personnes intéressées par le sujet! Le casting des participants en amont, devient primordial pour réunir les bons profils.
La chose à retenir ✍️
Un atelier à distance nécessite une facilitation adaptée et un effort accru pour engager les participants.
�� Quel est l’avantage du distanciel par rapport au présentiel ?
En présentiel, nous privilégions des journées entières de sessions collaboratives parfois sur plusieurs jours. Cela permet aux participants de rester pleinement concentrés sur le sujet de l’atelier sans perdre de vue les livrables à produire. À distance, se concentrer et interagir avec les autres demande plus d’énergie, on fatigue vite. Résultat, il est impensable d’animer un atelier d’une journée complète à distance aussi bien pour les participants que pour le facilitateur.
C’est pourquoi nous organisons des sessions de 4h maximum (soit une demie-journée) quitte à briser un peu la dynamique de groupe. On peut espacer sur une, voire deux semaines un atelier qui durerait 2 ou 3 jours pleins. Cela ouvre même de nouvelles possibilités : nous avons observé que certains participants reviennent sur les espaces de travail entre 2 sessions, pour continuer à travailler. Ces temps de “pause” leur permettent de maturer leur réflexion et d’avancer à leur rythme.
Même si les moyens techniques étaient là, il était rare avant la crise sanitaire de concevoir des ateliers collaboratifs à distance et multi-continentaux. Le covid a accéléré les choses. Nous avons trouvé le moyen de déployer notre approche Makestorming à distance et un vrai besoin de collaborer internationalement surgit pour les grands groupes.
C’est ce que nous avons vécu avec une entreprise américaine spécialisée dans les services informatique de réseau, et présentes sur les 5 continents. Notre équipe franco-canadienne a animé un atelier à distance en 5 sessions avec près d’une quarantaine de participants des 4 coins du monde : Amérique, Europe, Asie & Océanie. Une fois le casse-tête logistique résolu pour caler les dates et horaires, nous étions prêts à faire vivre une expérience collaborative à des participants de différents horizons.
À retenir ✍️
Les formats présentiel et distanciel se complètent très bien ! L’avenir est, selon nous, aux formats hybrides permettant d’allier les forces de chaque formats afin de garantir une superbe expérience pour vos participants.
