Pensez d’abord aux usages pour réussir votre espace de travail collaboratif !
Notre rythme ainsi que nos méthodes de travail ont totalement changé ! Nous travaillons de plus en plus en mode collaboratif tout en évoluant vers une communication plus directe. Et c’est pourquoi, ces espaces doivent aussi accompagner ces changements.
Pour concevoir un espace d’innovation collaboratif, il faut travailler en mode collaboratif !
Vouloir aménager un espace de travail commun, c’est d’abord penser aux besoins des collaborateurs car ce sont bien eux qui vont utiliser et animer ce lieu. En effet, il ne suffit pas de placer du mobilier au milieu d’une pièce pour que cette dernière soit correctement exploitée. On ne fait pas un espace de travail pour soi ou pour avoir un nouveau lieu design, on le fait pour améliorer ses modes de travail, pour permettre aux équipes de mieux travailler !
Naturellement, la réflexion et l’agencement de cette surface est avant-tout un travail de co-construction, de co-design entre les usagers et les externes qui viennent aménager le lieu.
Trois étapes à respecter pour bien penser son espace :
- On questionne les différentes équipes concernées par le projet :
Lors d‘un travail de co-construction, on doit faire appel aux différentes personnes concernées de près ou de loin par ce projet ( Propriétaire du bâtiment,Manager, Ingénieur, Chef de projet, Architecte, Direction de l’immobilier de l’entreprise etc.) pour pouvoir réfléchir et concevoir l’espace en fonction des besoins de chacun.
Pour bien cerner l’intérêt d’un tel espace pour son entreprise, il faudra questionner le collectif et ses usages c’est-à-dire : quel employé pourrait être susceptible d’utiliser ce lieu ? pour quels projets ? à quel moment ? pendant combien de temps et selon quelle fréquence ? avec quels matériels ?
2. On s’inspire pour mieux imager et créer :
En effet, avant de pouvoir l’agencer, il est indispensable de savoir comment les employés veulent l’utiliser pour pouvoir par la suite l’aménager et élaborer une programmation. Idéalement, après avoir pensé aux usages, vous pourrez aller vous inspirer en vous rendant sur des lieux d’innovations ( exemple : Lab Pôle Emploi, Livepoint, Deskopolitan) ou dans certaines salles de votre établissement pour vous donner des idées d’agencement.
3. On prototype ensemble :
Enfin, pour la conception et le prototypage de l’espace concerné, il sera nécessaire d’agir toujours de manière collaborative. Ensemble, vous allez choisir les meubles, l’agencer, penser à la programmation du lieu dans les prochains mois, faire la maquette de ce dernier etc.
Lumilab : un exemple parfait d’une co-construction réussie !
Le Lumilab d’EDF est un espace collaboratif interne. Ce dernier a été co-designé, aménagé et ouvert en à peine cinq mois. Oui, c’est vraiment possible ! EDF avait déjà des bureaux où des gens compétents pensaient et menaient les projets d’appli internes selon les domaines d’activités de l’entreprise. Cependant, ils n’avaient pas d’espace où ils pouvaient tous travailler en co-conception.
Pour remédier à cela, deux ateliers de co-design ont donc été organisés avec EDF et nos équipes de Sprint Designer pour trouver une solution à ce problème. Nous avons donc travaillé ensemble pour bien cerner les besoins des futurs usagers. De ces deux ateliers de réflexion, une première programmation est née et trois espaces ont été définis :
✔️ Showroom ✔️ Un espace réservée à la création ✔️ Un Fablab
Ensemble, nous avons également fourni des livrables pensés et réalisés toujours de manière collaborative : des affiches et un logo pour la partie communication, un cahier des charges pour les travaux et une maquette du futur Lumilab.
Cinq mois plus tard, le Lumilab a ouvert ses portes !
Ce qu’il faut retenir :
➸ L’espace ne fait QUE servir les usages de ses ”habitants”.
➸ L’espace ne se suffit pas à lui-même, il faut y instaurer des rites, des coutumes. Bref, une programmation.
➸ L’espace, ce n’est pas que des murs et des meubles, c’est aussi tous les outils qui vont y stimuler les bonnes pratiques.
➸ Pour que tout le monde puisse pleinement utiliser ce lieu, il faudra former les collaborateurs aux nouvelles pratiques de travail.
Découvrez le Kit Lieu : un outil pratique pour concevoir ses espaces en mode maker !
Shopping list : 4 des produits intelligents à avoir dans son espace collaboratif :
Bien entendu, qui dit penser son agencement et son organisation, dit également meubles et produits intelligents. Il important pour vos espaces de penser aux types de produits technologiques et aux meubles que vous voulez utiliser ainsi que leurs utilisations.
1 ) Privilégiez le tableau Velleda magnétique mobile pour agencer vos espaces collaboratifs
2) Optez pour la peinture magnétique idéale pour transformer vos murs en tableau.
3) Investir dans des tables modulaires vous permettra d’organiser plus facilement vos différents groupes de travail.
4) Les chaises mobiles Node faciliteront les déplacements lors d’un atelier de co-design.
5) Utilisez votre Make it Work pour concevoir et animer vos temps de travail en équipe.
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