Réunions, je t’aime, moi non plus !
Ah, la réunion ! Que ce soit la réunion stratégique annuelle, le point d’équipe mensuel, la réunion hebdomadaire, la prise de brief ou celle de “pilotage projet”, on entretient tous une relation compliquée avec elle. On la critique, on la rejette, mais on ne peut s’empêcher de vouloir en être…
“Comment lui dire adieu ?” semble être une question qui agite les conversations. Et si, avant de trouver la réponse, on essayait de la changer, afin de ne plus y aller à reculons ?
Donner envie et les moyens aux participants de contribuer, de s’investir et de permettre à la dynamique collaborative de s’installer est un long chemin.
Il est temps de reprendre la main sur ce temps précieux trop mal employé.
La première étape est de remettre un peu de joie, et donc de coeur, à l’ouvrage. Aujourd’hui, nous vous proposons de nous intéresser aux “icebreakers”, ces petits exercices de dynamique de groupe en introduction qui créent de l’enthousiasme, une pointe de désinhibition nous permettent de nous souvenir que nous sommes ici en tant qu’humain et pas seulement en tant que responsable, manager, ou autre fonction.
1/ Un “icebreaker”, c’est quoi ?
Travailler ensemble, c’est la raison d’être d’une organisation ! Malheureusement, ce n’est pas inné pour autant… Si certains sont à l’aise pour parler en groupe, d’autres sont timides et auront tendance à garder leur avis pour eux pour ne pas se retrouver sur le devant de la scène. Certains viennent même avec leurs problèmes personnels et ont complètement la tête ailleurs (on est humain avant tout !). Pourtant, c’est la diversité des profils, des compétences et des avis qui font la force d’une équipe !
Alors pour créer le bon climat au sein d’une réunion, afin que chacun se sente impliqué, motivé et à l’aise pour s’exprimer, commencez par un “icebreaker” ! Si vos participants ne se connaissent pas, c’est l’occasion pour eux de se rencontrer et d’apprendre à se connaître en évitant l’habituel et interminable tour de table.
2/ Un “icebreaker” en réunion ? Mais pour quoi faire ?
Le premier atout de l’icebreaker est de faire participer tout le monde. Ce phénomène, appelé l’inclusion, est essentiel pour acclimater les participants au partage en groupe. En donnant une tâche ou même tout simplement la parole à chacun, vous embarquez et impliquez tout le monde sans distinction ! Les timides, par exemple, se sentent généralement plus à l’aise pour exprimer leurs idées si on leur a déjà donné la parole précédemment.
De plus, en traitant chaque individu avec le même égard, vous abolissez les niveaux hiérarchiques le temps de votre réunion. C’est plus simple de dire que l’on n’est pas d’accord avec son boss une fois qu’on a passé 15 minutes à jouer aux LegoⓇ avec lui !
L’icebreaker, c’est aussi l’occasion de faire passer un message et donner le ton de votre réunion ! Ainsi, chaque “icebreaker” doit être accompagné d’un débrief, expliquant sa morale. Ce sera l’occasion de faire comprendre aux participants, voire leur faire vivre, ce que vous attendez d’eux sur ce temps de travail.
Si vous abordez une réunion avec beaucoup d’enjeux, voire même des relations conflictuelles entre les participants, privilégiez un icebreaker insistant sur la communication. Si vous brainstormez sur un nouveau service ou un nouveau produit, choisissez-en un qui démontre l’intelligence collective d’un groupe !
Enfin, l’icebreaker est l’occasion d’énergiser le groupe. Personne n’aborde une réunion avec joie et enthousiasme, alors reboostez-les avec un “icebreaker” ludique et gamifié ! Un groupe soudé et dynamique est plus agréable et efficace qu’un groupe passif, voire légèrement endormi non ? :)
3/ Mais comment choisir le bon “icebreaker” pour mes réunions ?
La première grande question à se poser, c’est : est-ce que tous les participants de cette réunions se connaissent ? Si non, il faut absolument choisir un icebreaker permettant aux participants de se rencontrer et se présenter. Par exemple, l’icebreaker 2 vérités & 1 mensonge remplit très bien ce rôle. Demandez aux participants d’annoncer 2 vérités et 1 mensonge sur eux, les autres membres de l’équipe devant séparer le vrai du faux. Nous, chez nod-A, on utilise plutôt l’icebreaker Crazy Jobs, où l’on doit présenter ses compétences ou son caractère au travers de métiers loufoques !
Si vos participants se connaissent, vous avez plus de libertés sur le choix de votre “icebreaker”. Si vous souhaitez entrer dans le sujet sans perdre de temps, vous pouvez essayer le “Pecha Kucha”. Donnez aux participants une trentaine de minutes pour faire un état des lieux du sujet et présenter leur avis sous ce format synthétique issu du Japon. Si vous n’avez pas 30 minutes pour préparer l’exercice, vous pouvez essayer aussi nos cartes 7 familles.
Enfin si vous cherchez un icebreaker plus fun, visant à faire bouger et/ou réfléchir vos participants, utilisez des LegoⓇ ou essayez le fameux Marshmallow Challenge. Nous, notre petit favori pour initier une équipe au “Faire ensemble”, c’est “l’icebreaker” du pont, dans lequel on demande à une équipe de construire un pont pour relier deux chaises à 1 mètre de distance, à l’aide d’une seule feuille A4, sans coller sur les chaises (oui, oui, c’est possible !).
Maintenant que les “icebreakers” n’ont plus aucun secrets pour vous, plus d’excuse pour les participants démotivés ! Ils seront impliqués, boostés dès le début de la réunion, prêts à faire bouger les choses. Mais au-delà de tous ces bénéfices, faire un “icebreaker”, c’est changer notre rapport au travail, en sortant des rapports de manager à collaborateur, ou d’employeur à employé, pour revenir enfin à un rapport d’humain à humain.
Article rédigé par Tobias Riché, Product designer et Product owner.
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