Comment être plus efficace au bureau ?
C’est une question récurrente que chaque manager se pose. A l’heure où les charges de travail augmentent sans cesse, le manager est obligé d’en faire plus. A l’heure où la vitesse de transmission des informations ne cesse de progresser, le manager doit répondre à plus de sollicitations. A l’heure où les vérités business seront peut-être évanouies le lendemain, le manager doit se remettre régulièrement en cause.
La conséquence est claire. Alors que les outils modernes devraient nous permettre d’atteindre une meilleure productivité, celle-ci est en berne et en recul. Parfois l’origine de cette baisse se trouve dans l’absence de sens dans le travail. Mais pas seulement. Je note que l’école (terme général pour définir l’ensemble des structures éducatives françaises) cherche à donner des compétences mais pas un savoir-faire. Il y a un vrai manque de méthode pour de nombreuses personnes. Et surtout les plus jeunes.
Sans méthodologie, il est évident que l’on se perd très vite surtout à l’heure du multitâche. Voici la méthode que j’utilise au quotidien pour être plus efficace et plus productif.
Mes conseils pour améliorer sa productivité.
Avoir une bonne hygiène de vie : Le triptyque Sport, nutrition, sommeil.
Comment être efficace si vous arrivez après une nuit de quelques heures ? A part, quelques très rares insomniaques, je n’ai jamais vu personne être capable de sortir du jus de cerveau de qualité sans une bonne nuit de sommeil. Et sans plusieurs nuits de sommeil d’affilée, c’est juste impossible.
Comment être efficace quand vous avez fait un repas de gargantua ? Personnellement quand je fais des déjeuners trop gras, cela a une forte incidence sur ma productivité.
Comment être efficace au bureau lorsque votre corps n’est plus celui de vos 20 ans ? Il y a une vraie incidence du sport et de la forme physique sur votre productivité.
Ces trois éléments mis bout à bout vous aideront indirectement à être plus efficace au bureau. Pourquoi ? La raison est simple. Un esprit sain dans un corps sain. Lorsque vous êtes en pleine possession de vos moyens, reposé, en forme, vous serez en mesure d’affronter avec plus de vigueur les turpitudes du bureau.
Gérer les priorités (les vraies) !
Quelle est la première chose que les personnes font généralement lorsqu’elles arrivent au bureau ? C’est d’allumer leur ordinateur, de prendre un café et de consulter leurs mails.
Lorsque j’arrive au bureau, je commence à travailler sur la tâche la plus importante de la journée. Celle qui me demande le plus de jus de cerveau. Et tant que je n’ai pas terminé, je ne fais pas autre chose.
Je pratique une méthode très simple. Chaque soir avant de quitter le bureau, je fais une liste de 3 tâches prioritaires à faire le lendemain. Je commence toujours par la plus pénible et la plus laborieuse. Puis, celle-ci terminée, je passe à la suivante. Et tant que je n’ai pas terminé ces trois tâches, je ne fais rien d’autres. Comme vous allez le voir dans mon emploi du temps, je consacre mes matinées au travail de fond.
Aménager son emploi du temps en fonction de son rythme
Un de mes associés a son boost de productivité en fin d’après-midi et en début de soirée. Moi, c’est tout le contraire. J’ai organisé ma journée en fonction de mon métabolisme. Je suis capable de sortir du jus de cerveau le matin.
J’arrive assez tôt le matin au bureau (vers 7h30). J’aimerais arriver encore plus tôt mais pour le moment, je n’arrive pas à faire rentrer, dans mon emploi du temps, une heure d’arrivée plus tôt au bureau.
Je commence par faire la tâche me demandant un jus de cerveau important. Puis, une fois que la première tâche est accomplie, je passe à la suivante. Souvent, j’ai accompli mes trois premières tâches vers 11h00. Vous noterez qu’à ce moment de la journée, je n’ai fait aucune veille, pas de réseaux sociaux, pas d’appels et aucun email.
Etant donné que mon pic de productivité se situe le matin, je n’accepte aucun meeting le matin et je déjeune rarement en dehors (mes déjeuners sont consacrés au sport). J’ai organisé mon temps en fonction de mon rythme.
Je découpe ma journée en plusieurs périodes :
- Hard work. De 7h30 à 11H30. Les tâches de fond où je me concentre à fond et je ne suis pas disponible pour rien ni personne (sauf urgence).
- Mail & social. De 11h30 jusqu’au départ déjeuner (consacré au sport me concernant). Je réponds aux emails et fait le point sur les réseaux sociaux et ma veille. Je pratique la technique de l’Inbox Zéro et cela fonctionne très bien pour moi.
- Soft work. De 14h30 (de retour de déjeuner et du sport) à 16h00. Je continue sur des tâches moins importantes. C’est à partir de ce créneau que je suis disponible pour les réunions, les one to one, … Bien évidemment, il m’arrive de faire des réunions avant cette période mais cela doit être pour un gros projet, prospect, … Pendant cette période, j’essaie de me déconnecter et de me concentrer sur une tâche à la fois.
- Open Bart. (Comme vous pouvez le voir, j’essaie aussi de travailler mon humour). Jusqu’à 18h00. C’est une période de soft work où l’équipe sait que je suis à son entière disposition pour échanger si besoin. C’est un moment où je fais principalement les tâches administratives ou les tâches qui ne demandent pas d’effort. (Par exemple, j’ai écris cet article le matin et je le poste sur medium pendant cette période. Ce n’est pas grave si je suis interrompu pendant la mise en forme de cet article). Il m’arrive de consacrer ce temps à la lecture de livres ou d’articles. Tous les vendredis après-midi sont consacrés à la lecture et au développement de compétences. A l’agence, tout le monde a son vendredi après-midi de dispo pour se développer et apprendre de nouvelles choses. Sauf urgence absolue, personne ne doit répondre ou travailler pour les clients.
- Mail & Social. Je fais une dernière session de mails et de réseaux sociaux. C’est pendant cette dernière période que je cale les chats skype et autres échanges téléphoniques.
- Priorité de demain. Avant de partir, je fais le point sur la semaine en cours et les tâches restantes à accomplir. J’en détermine 3 à 5 pour le lendemain.
Je me déconnecte totalement
Tant que mes trois premières tâches ne sont pas accomplies, je ne fais rien d’autre. Durant cette période de matinée, je ne suis connecté à aucune messagerie et aucune notification ne s’affiche sur mon écran ou sur mon téléphone. Je garde mon téléphone en mode vibreur et ne répond qu’à ma femme, des proches ou à l’école de mes enfants.
Depuis peu, pour accentuer cet effet d’isolement, je met une musique en mode repeat sur mon ordinateur en utilisant le site https://listenonrepeat.com/. (Ce fut conseillé par cet article de l’excellent Benjamin Hardy). Je dois admettre que je suis très surpris de l’effet positif. Il est encore un peu tôt pour savoir si cette routine va fonctionner pour moi mais en tout cas, pour le moment, cela renforce le côté immersif dans ma tâche de travail.
Les équipes savent qu’il ne faut pas m’interrompre sauf urgence absolue. Et comme je dis souvent, nous ne travaillons pas pour la sécurité nationale. Il n’y a aucun élément qui ne peut attendre quelques heures. Depuis que j’ai adopté cette méthode, je n’ai jamais eu le moindre feedback négatif de clients se plaignant de ma réactivité.
Cette quiétude me permet d’être à fond sur ce que je suis en train de faire. De manière générale, j’ai totalement arrêté le multi-tâche. En effet, travailler sur plusieurs sujets en même temps est le meilleur moyen pour ne rien faire.
Better done than perfect !
C’est la devise de Facebook que j’ai fait mienne. Oui, cet article n’est pas parfait. Certainement, que si j’y avais consacré 20 heures de plus, il aurait été mieux. Mais voilà, où est la limite ? Car après ces 20 heures, j’aurais pu consacrer 20 heures de plus. Et personne ne l’aurait jamais lu. Et il n’aurait aidé personne d’autre que moi-même. Sauf que voilà, je le fais autant pour moi que les autres. Alors, plutôt que des paroles ou des plans, plutôt que des “on fera mieux demain”, je dis “on termine aujourd’hui”. Même si ce n’est pas parfait. Car rien n’est permanent et certains de ces articles ont été améliorés suite aux feedbacks de lecteurs.
Apprendre à dire non !
Comme vous pouvez le comprendre si vous avez lu les chapitres au-dessus, il faut apprendre à dire non. Il faut garder de la constance. La création de routines vous aidera à améliorer votre productivité. Mais il est évident que le quotidien dans lequel nous vivons va vous mettre des bâtons dans les roues. Alors, il faut savoir dire non. Dire non aux réunions inutiles. Dire non aux sorties de networking sans intérêt. Il faut savoir être exigeant avec son temps.
La puissance d’une routine ne se dévoile que lorsque vous la faites tous les jours, tous les jours, tous les jours. Le moindre grain de sable peut ruiner les gains de productivité que vous avez déjà gagnés.
Il faut bien comprendre que la ressource la plus précieuse que vous avez, c’est le temps. Tout peut se rattraper. L’argent, le recrutement, les leads, … La seule chose que vous ne pourrez pas rattraper, c’est le temps perdu. Alors il faut savoir faire la part entre ce qui est important et ce qui ne l’est pas.
Partagez votre méthodologie avec les autres !
Ce point est encore plus important si vous managez une équipe. Plus on avance en carrière, plus son transfert de valeur se fait sur le savoir être plus que sur le savoir faire. Et votre équipe et vos collaborateurs seront vos principales sources de distraction. Donc, n’hésitez pas à passer du temps pour leur transférer ce savoir. Et les aider à améliorer la productivité de tout le monde. Si vous améliorez votre productivité de 10% par an, l’entreprise gagne 10% par an. Si vous améliorez la productivité de 5% de 5 collaborateurs, l’entreprise gagne 25% par an. Et le meilleur moyen de juger votre connaissance, c’est toujours de l’enseigner.
Ne faites pas de to do list ou n’utilisez pas de software/app !
Lorsque vous lisez des articles de productivité, vous voyez régulièrement des conseils qui vous proposent d’utiliser différents logiciels. Honnêtement, peu de logiciel ou app m’ont aidé à être plus productif. Je reconnais des vertus à certains d’entre eux comme Trello ou Asana. Mais honnêtement, si vous attendez la vérité de ces outils, vous risquez d’être fort déçu. Ce ne sont que des outils. Ils ne valent que pour ce que vous allez en faire. Ils peuvent vous aider à vous améliorer. Mais ce que je remarque quand je coach des personnes sur leur productivité, c’est que bien souvent les plus gros gains de productivité passent par une méthodologie plus que par des équipements ou des logiciels.
L’outil le plus important sur la route de la productivité, c’est votre cerveau et votre volonté. Quand votre réveil (comme le mien) sonne tous les jours à 6h30, il n’y a rien à faire. Si vous ne voulez pas vous lever, vous ne bougerez pas de votre lit. (Même avec une lampe qui simule le lever du jour). Si vous arrivez le matin et que vous préférez faire des emails, ce n’est pas votre to do list qui vous en empêchera. Ne perdez pas de temps à essayer de maîtriser ces outils. Faites simple. Une feuille de papier et un crayon. Un word. Et éteignez tout le reste. Vos téléphones, vos messengers, … Quand vous aurez gagner des petits points de productivité, cela vaudra le coup de se plonger dans ce genre de logiciels. En attendant, c’est une perte de temps.
J’utilise deux apps :
- Wunderlist que j’utilise avec Chrome. Quand mon ordinateur s’allume, il se met directement sur Chrome sur cette page (voir image au-dessus) avec mes trois tâches de la journée. Je n’utilise pas l’app sur iPhone.
- Go Fucking Work. C’est un petit logiciel qui m’interdit d’aller sur certains sites en journée. Mais honnêtement, c’est plus pour la blague car cela me fait rire de voir mon ordinateur m’insulter car au fond, elle ne me sert que très peu.
Faire des pauses écran !
Comme vous, mon travail repose en très grande partie à rester assis devant un écran. C’est pour cette raison que je privilégie le sport entre midi et deux. Cela me fait une vraie grosse pause où je peux me défouler et me décontracter. J’alterne entre piscine, cardio et cross-fit pour garder une variété et ne pas avoir le sentiment de faire une pause.
Je fais également une pause vers 11H et vers 17h où je sors dehors manger une pomme. J’ai la chance d’avoir un bureau avec une grande terrasse, alors j’en profite pour m’aérer et marcher un peu en mangeant une pomme. Le fait de manger me permet d’être moins à court d’énergie. Je profite pleinement des vitamines des pommes en les ingérant en dehors des repas. Et petit effet bénéfique supplémentaire, cela me permet d’arriver à table pour le déjeuner et pour le dîner sans être affamé ce qui est mieux quand on veut surveiller sa ligne.
Les meilleures méthodes pour être plus efficace sont les vôtres !
Ce que vous venez de lire est le résultat d’expériences et de lectures pour être plus productif. Cela n’est en rien une science exacte ou absolue qui fonctionnera pour tous. Cela fonctionne pour moi. J’ai essayé d’autres méthodes qui n’ont pas fonctionné pour moi.
Par exemple, certains appliquent la pomodoro technique. J’ai essayé mais cela ne fonctionne pas vraiment pour moi. J’ai essayé de me lever encore plus tôt mais cela n’a pas d’effet bénéfique pour moi. J’ai essayé de faire du sport le matin mais cela a eu un effet négatif. Plus vous aurez de routines, plus vous serez efficace. Vous vous brossez les dents deux fois par jour car c’est devenu une habitude. C’est à vous de trouver les routines qui vous vont bien. Et pas celles des autres.
C’est un apprentissage empirique itératif. Je continue toujours et encore à essayer de faire mieux régulièrement. Par exemple, je compte essayer de travailler une journée par semaine en dehors du bureau. Changer de cadre amène de la diversité. Je compte essayer d’aller travailler dans des espaces différents de co-working pour voir si un environnement nouveau m’aide dans ma créativité. Notamment, lorsque je dois écrire des articles pour Medium.
Ce que je vous décris ici correspond à mon mode de vie et à la vie que je veux vivre. Je veux voir mes enfants et ma femme tous les soirs. Je veux passer du temps à apprendre et à me développer. Même si je ne sais que certains de mes développements ne se vendront jamais. Alors oui, je pourrais travailler plus pour gagner plus et être plus efficace mais cela a un prix. A chacun de savoir ce que l’on veut vraiment.
Il faut à la fois choisir son degré d’efficacité et son niveau d’exigence par rapport à celui-ci. Je vous encourage à lire cette réponse de Justin Musk, l’ex femme d’Elon Musk à une question pour devenir aussi “great” qu’Elon Musk. How can I be as great as Bill Gates, Steve Jobs, Elon Musk or Sir Richard Branson?
Pour certains, ma journée d’efficacité est trop limitée et trop petite. Pour d’autres, elle est trop grande et exigeante. A chacun de trouver sa vérité.
