Les clés pour organiser une réunion efficace

Un avantage à créer sa société ou rejoindre une petite entreprise est qu’il y a peu de réunions. Tout le monde est d’accord pour dire que la “réunionite aigue” est une maladie chronique dans les entreprises. Et surtout, elle coûte cher. Certains managers passent des journées à enchaîner les meetings. En entreprise, une réunion, c’est souvent se donner bonne conscience de ne rien faire.

En tant que prestataire, je suis confronté à des négociations sur des montants ridicules de certains prix. Les meetings et les participants nécessaires à cette négociation annulent souvent les économies réalisées. Je pourrais m’étendre des heures sur le sujet mais je crois que je ne trouvais que peu de contradicteurs.

Et il y a quelques jours, je suis tombé sur cette photo sur LinkedIn.

Cette photo a été relayée de nombreuses fois par des interlocuteurs différents. Son succès montre bien la prise de conscience collective du problème des réunions. Pourtant, cette image même montre bien que l’on se trompe sur le diagnostic.

Le souci majeur des réunions n’est pas la durée. C’est l’existence même des réunions qui est un problème. Pourquoi une réunion doit avoir lieu ? Quelles sont les conditions de réussite d’une réunion ? Bref autant de questions qui ne sont pas évoquées.

Quel est le but d’une réunion ?

Une réunion répond à un besoin. Une entreprise a un problème ou un besoin. Elle ne sait pas résoudre dans son fonctionnement normal. Le workflow établi par l’organisation ne permet pas de trouver une solution. Les individus et les groupes qui composent l’organisation ne peuvent arriver à une solution.

Une solution optimale évidente ne semble pas exister. En effet, la nature du problème et du besoin peuvent affecter la résolution :

• Fonctionnel. Le besoin nécessite plusieurs savoirs répartis dans différentes fonctions de l’entreprise.
• Organisationnel. Le problème impacte plusieurs organisations au sein de l’entreprise.
• Environnemental. L’environnement extérieur (marché, prestataire, partenaire, …) change. Il faut ajuster certains éléments.

L’objectif d’une réunion est de confronter les données et les points de vue entre les acteurs. L’issue de cette discussion est de trouver la solution idéale.

L’objectif d’un meeting est d’extraire du jus de cervelle de plusieurs personnes. C’est un moment où les individualités donnent collectivement plus de résultats que prises individuellement. (Je vous encourage à regarder cette vidéo d’Edgar Morin à l’USI — Le défi de la complexité). C’est l’unique objet d’un meeting. Permettre à des forces individuelles d’être plus performantes à plusieurs.

C’est la première et seule chose que je recherche lors de la préparation d’une réunion.

Quels sont les bons ingrédients pour une réunion ?

Voici quelques règles qui m’aident à avoir des réunions de qualité. Toutes ne sont pas obligatoires. Il est parfois nécessaire de faire sans. Néanmoins, une réunion, sans les éléments listés ci-dessous, risque de ne pas être productive.

• Un ordre du jour avec un pour action clair sans discussion. Une bonne réunion, c’est un objectif. Elle doit aboutir sur une décision ou sur une action. Votre réunion peut ne pas aboutir à la résolution d’un problème global. Mais il doit y avoir un objectif intermédiaire. Par exemple : Lors d’un appel d’offre, décider d’une short list. Réduire le champs des choix possibles pour un projet. A titre personnel, je ne fais aucune réunion sans ordre du jour.
• Des rôles identifiés. Il est très difficile d’animer une réunion et de faire la prise de note en même temps. Il est donc essentiel de bien définir qui prend les notes pour faire le compte rendu. Le compte rendu devra rendre compte d’une synthèse de la réunion, du qui doit faire quoi, …
• Des participants préparés. Les participants doivent arrivés à la réunion en connaissant le sujet. Ils ont reçu les documents que vous avez envoyé plusieurs jours avant. Le top étant qu’ils aient réfléchi au sujet en amont. Mais bon, si vous avez déjà les deux premiers points, c’est déjà bien.
• Rappeler l’ordre du jour et les objectifs en début de réunion. Personnellement, je les note en gros sur un paper board que j’affiche en permanence. Cela permet d’y revenir si la réunion s’égare dans des digressions trop longues. Avoir physiquement l’objectif toujours présent dans la salle aide à tenir la réunion.
• Aligner tous les participants à l’objectif de la réunion. Ne nous voilons pas la face. L’entreprise n’est pas un lieu où règne en permanence que la concorde universelle. Il arrive parfois que les personnes ne soient pas toutes alignées. Pour des raisons personnelles, humaines, business, … Avant de commencer, prenez quelques instants pour rappeler pourquoi cette réunion a lieu. Ceci a pour objectif de les aider à dépasser leur point de vue pour rallier le bien commun.
• Avoir tous les détenteurs de droit de veto dans la salle. On le sait, dans une organisation, les pouvoirs de décision sont parfois éparpillés. Et les pouvoirs de bloquer le sont tout autant. Voir plus. Cela pourra choquer mais j’annule la réunion si une personne “décideur” n’est pas présent. Envoyer son n-1 qui ne peut acter une décision, cela ne sert à rien. Une réunion doit servir à acter un objectif. Même intermédiaire. Si la décision peut être remise en cause alors il y a un souci. Et donc la réunion n’a pas lieu d’être.
• Avoir toutes les informations pour prendre une décision. Vous commencez la réunion. Tout d’un coup, on se rend compte qu’il manque des éléments. Impossible de réfléchir plus car sans information, la décision n’a pas de sens. L’animateur de la réunion doit vérifier que toutes les informations soient réunies pour arriver à l’objectif.
• Être dans une situation confortable. C’est là où je diffère totalement avec la photo de la planche. Lorsque je fais du gainage à la salle de sport, mon niveau de réflexion n’est pas terrible. Pour que la réunion se passe bien, vous devez être dans de bonnes conditions. Tout le monde doit être assis autour de la table (qui n’a pas fait une réunion avec les chaises d’à côté ?). Pour que les personnes donnent du jus de cerveau de qualité, vous devez les mettre dans les conditions où elles sont capables de donner une réflexion de qualité. Et donc cela passe par une situation physique confortable. Cela passe par l’eau, la température de la pièce, … C’est bête à dire mais ce n’est pas toujours le cas.
• Avoir une personne qui est en mesure de trancher si besoin. Pourquoi les négociations internationales (comme celles de l’OMC) durent des années ? Parce qu’il n’y a pas d’institution supérieure qui est en mesure de trancher au-dessus. Personne ne peut forcer un état à signer un accord. Comme moi, vous avez déjà du assister à des meetings où des managers s’opposent sur des points de vue. En l’absence d’une personne prenant une décision, c’est (parfois) un combat de coqs. Personne ne quitte la pièce en disant “Ok, on fait comme tu proposes”. C’est cet immobilisme qui coûte cher aux entreprises. Il est nécessaire d’avoir un décideur (représentant toutes les parties) pour aller de l’avant.
• Faire un compte-rendu simple, clair et actionnable. Si vous avez bien réparti les rôles, une personne prend des notes. L’objectif d’un compte rendu n’est pas de retranscrire l’intégralité des données. Il doit refléter les informations importantes et les décisions prises. Et surtout qui doit faire quoi après.

Quels sont les bons ingrédients pour foirer sa réunion ?

Nous avons vu des éléments positifs à la bonne tenue d’une réunion. Voyons désormais les éléments qui permettent de bien perdre son temps.

• Des participants qui font autre chose. Grand classique que l’on connaît tous. “Je connais le sujet donc je peux faire des emails”. Ou “je dois terminer un truc.” Je demande aux personnes de ne pas utiliser leur ordinateur ou leur téléphone. Mais bon, pas toujours avec succès. Si vous avez lu mon article sur le multi-tâche, vous savez ce que j’en pense.
• Faire table rase du passé. Un autre grand classique. Une personne arrive et commence à tout reprendre de zéro. Commence à remettre en cause des décisions prises. Bref, un bon ingrédient pour perdre du temps.
• Arriver les mains dans les poches. La personne doit apporter une contribution à la réunion. Mais elle n’a pas les données. Ou pas la bonne présentation. Elle a besoin d’y réfléchir. Bref, elle est arrivée sans savoir pourquoi elle venait.
• Avoir trop de monde. Au-delà de 8 personnes, c’est un peu le chaos. Même si ce n’est pas toujours simple à mettre en oeuvre mais la fameuse théorie de Jeff Bezos sur les pizzas est vraiment intéressante. (The Two Pizza Rule)

Mes routines pour les réunions

Voici à titre personnel quelques “bonnes” habitudes que j’utilise pour les réunions. Néanmoins, voici quelques éléments que je fais en plus :

• Je ne fais pas de réunion le matin sauf impossibilité. Le matin, c’est mon moment de travail. C’est le moment où je suis le plus productif, alors je me concentre sur les tâches à valeur ajoutée. N’avoir que le créneau de l’après-midi permet déjà d’éviter des réunions. Moins de temps disponible pour les réunions limite de facto le nombre de réunion.
• J’envoie le coût du meeting dans l’invitation. Et souvent, je le rappelle en introduction. J’utilise cet outil du HBR. Cette technique permet de sensibiliser les personnes sur l’importance du meeting. Cela ne fonctionne pas toujours mais cela permet d’éveiller certaines consciences. Surtout quand après un meeting de 5 heures avec 20 personnes, on vous demande de baisser vos tarifs.
• J’essaie dans la mesure du possible de faire les longues réunions off-site. Sur des meetings avec de nombreuses personnes et de longue durée, vous avez des gains de productivité énorme. Sortir les managers de leur contexte est un vrai plus. Et cela permet de gommer les défauts “je travaille” en réunion. Lorsque votre coût de réunion dépasse allègrement les milliers d’euros, le coût de louer une salle de réunion extérieure parait bien moindre.

Une réunion, c’est la dernière chose à faire avant de se jeter dans le vide.

Une réunion est un outil puissant mais comme les emails qui demande beaucoup d’attention. C’est très facile à actionner et cela peut vite vous submerger. Je vous encourage à vous poser les questions suivantes :

• Est-ce que toutes les personnes vont avoir un apport positif à la réunion ?
• Va t’il manquer quelqu’un ?
• Est-ce que l’objectif de la réunion est atteignable ?
• Quels peuvent être les éléments qui empêchent la bonne tenue d’une réunion ?

Si vous pouvez déjà répondre sans hésiter à ces éléments, alors vous êtes bien parti.

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