Project Manager และ Scrum Master สองคนในร่างเดียว
“Project Manager ต้องไม่ใช่คนเดียวกันกับ Scrum Master”
นี่คือคำพูดของผมประมาณปี 2019-2020 สมัยที่ผมเพิ่งเริ่มศึกษา SCRUM อย่างจริงๆจังๆ จากเดิมที่ทำงานในตำแหน่ง Project Manager มาหลายปี ความคิดฝังหัวนี้เกิดขึ้นจากความเข้าใจว่า มันทำหน้าที่คนละอย่างกัน รวมถึงมี Mindset คนละแบบเลย มันจะทำให้ทั้งคนที่ทำตำแหน่งนี้และทีม งง กันไปหมด
“เราสามารถเป็นทั้ง Project Manager และ Scrum Master ได้”
และนี่คือคำพูดผมอีกเช่นกันหลังจากที่ผมพูดประโยคแรกผ่านมาไม่ถึงหนึ่งปีดี และผมหมายถึงในโครงการเดียวกัน กับทีมเดียวกันได้เลย บทความนี้ถูกเขียนขึ้นมาเพื่อให้ผู้อ่าน เข้าใจหน้าที่ความรับผิดชอบของทั้งสองบทบาท และข้อดี ข้อเสีย ของการนำแนวทางนี้มาใช้ รวมถึงสถานการณ์ที่เราควรพิจารณาทางเลือกดังกล่าวนี้
ความจริงของโลก
สำหรับสถาบันหนึ่งๆ สมาชิกหลายๆคนถือมากกว่าหนึ่งบทบาท
บทบาท (Role) คือ คำแทนตำแหน่งบุคลากร ที่ปฏิบัติ หน้าที่ กิจกรรม (Responsibility [Action]) เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ถือไว้ (Accountability [Outcome]) ตัวอย่างง่ายๆ เช่น
- ตำรวจ ทำหน้าที่ ในการช่วยเหลือประชาชน จับกุมคนร้าย เพื่อให้เกิดความเป็นธรรม และ เกิดความสงบสุขในสถาบัน
- นักเรียน ทำหน้าที่ ในการศึกษาความรู้ เพื่อให้สามารถดำรงชีวิต และ ประกอบอาชีพได้อย่างมีประสิทธิภาพในอนาคต
- พ่อ/แม่ ทำหน้าที่ ในการเลี้ยงดูลูกให้เติบโต สนับสนุนความต้องการ และสอนวิธีการในการดำรงชีวิต การเข้าสังคม ธรรมเนียม ปฏิบัติ เพื่อให้สามารถอยู่ในสังคมอย่างมีความสุข เมื่อเติบโต
- Programmer ทำหน้าที่ ในการเขียนภาษาคอมพิวเตอร์ เพื่อให้ Software สามารถปฏิบัติงานแทนผู้ใช้ และได้ Output ตามความต้องการของผู้ใช้
จากรายการด้านบน สิ่งที่อยากให้เป็นข้อสังเกตคือ คนหนึ่งคนสามารถถือบทบาทได้มากกว่าหนึ่งบทบาทอยู่แล้ว เช่น นาย A อาจจะเป็นทั้งตำรวจ และเป็นพ่อ และเป็นนักเรียน (และอาจจะเป็น Programmer ก็ได้นะ) แต่อาจจะมีคนแย้งผมว่า “ก็มันคนละสถาบัน มันก็ได้สิ” ซึ่งผมขอตอบว่า ผมพยายามยกตัวอย่างให้สังเกตได้ง่าย แต่แม้กระทั่งในสถาบันเดียวกันคนเราก็ถือหลายบทบาทโดยอาจจะรู้หรือไม่รู้ตัวอยู่ดี ตัวอย่าง เช่น Programmer หนึ่งคน หน้าที่หลักของเขาก็ตามที่ผมยกตัวอย่างไป คือ ผู้เขียนโปรแกรม ถ้ายึดกันตามนิยามตรงๆแบบนี้ ผมว่าหลายๆบริษัทที่มีบุคลากรนี้ คงต้องเจอปัญหาแน่นอน เพราะหลายครั้งเกินบรรยายที่ผมเจอ Programmer ที่ทำเรื่องเหล่านี้ด้วย
- เข้าไปเก็บความต้องการจากลูกค้า
- ออกแบบระบบ ออกแบบโครงสร้างฐานข้อมูล
- ทดสอบการทำงานของโปรแกรมในมุมมองลูกค้า
- วางแผนการทำงานในการส่งมอบ
- ให้คำแนะนำคนอื่นๆในทีม
- และอื่นๆอีกมากมาย
พูดมาทั้งหมดนี้ เพื่อจะบอกว่า คนเราถือหลายบทบาทอยู่แล้ว แค่เรามีหน้าที่หลักหนึ่งๆ และ ระดับในการทำบทบาทหน้าที่ของอื่นๆของเราอาจจะแตกต่างกันตามแต่ละบุคคลและองค์กร ชื่อตำแหน่งเหมือนกัน คนละองค์กร หน้าที่และระดับความรับผิดชอบก็อาจจะต่างกัน
Project Manager และ Scrum Master คือ 2 บทบาท (Roles)
เรามาทำความเข้าใจกันก่อนว่า มันทำอะไรกันบ้าง (Responsibility) ในนิยามสากรรจ์ เอ้ย สากล
หน้าที่ของ Project Manager (แค่หลักๆ กว้างๆนะ)
- กำหนดบทบาทหน้าที่ของทีมงาน และ ผู้ที่เกี่ยวข้อง
- วางแผนร่วมกันกับทีมงาน (ข้อนี้ครอบจักรวาล)
- เรียงลำดับความจำเป็น และ ความสำคัญในโครงการ
- ตรวจสอบวัดผลความก้าวหน้าของโครงการ
- สื่อสารสถานะของโครงการให้ลูกค้าและผู้สนับสนุนโครงการ
- ควบคุม Change Request
- ประยุกต์บทเรียนจากโครงการเก่าๆมาใช้ในโครงการ
- จัดการกับปัญหาในโครงการอย่างเป็นระบบ
- ควบคุมและจัดการความเสี่ยง
- นำ Best Practices มาใช้ในโครงการ
- ให้คำแนะนำบุคลากรภายในทีม
- สร้างสังคมในการทำงานที่ดี
- สร้างการมีส่วนร่วมของลูกค้าในโครงการ
อีกเป็นสิบๆข้อ (ถ้าไม่ร้อย) ถ้าจะเอาให้ครบละเอียดกันจริงๆ
หน้าที่ของ Scrum Master
- ให้คำแนะนำทีมในการ self-manage และการทำงานแบบเป็นทีม cross-functional
- ช่วยให้ทีมมี focus กับการสร้างผลลัพธ์ที่ให้คุณค่าสูงสุดตาม Definition of Done
- กำจัดสิ่งกีดขวาง และอุปสรรคในการสร้างความก้าวหน้าของทีม
- เดินกิจกรรมของ Scrum อย่างเหมาะสม ได้ประโยชน์ และภายในระยะเวลาที่ตกลงกัน
- ช่วย Product Owner ในการหาเทคนิคสำหรับการกำหนด Product Goal และจัดการกับ Product Backlog
- สร้างความเข้าใจในความสำคัญของ Product Backlog ที่มีความชัดเจนและกระชับ
- แนะนำแนวทางการวางแผน Product โดยพิจารณาจากผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นและปรับเปลี่ยนกลยุทธ์
- สนับสนุนการทำงานร่วมกันกับ Stakeholder ตามความจำเป็น
- อบรม และ ให้ความรู้ บุคลากรในองค์กรในการทำงานของ Scrum
- วางแผนและให้คำปรึกษาเมื่อมีการนำ Scrum ไปใช้ในองค์กร
- สร้างความเข้าใจในองค์กรถึงแนวทางการทำงานที่ยืดหยุ่นตามผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นระหว่างทางสำหรับโครงการที่มีความซับซ้อน
- กำจัดอุปสรรคในการทำงานและสื่อสารร่วมกันระหว่าง Stakeholder และทีม Scrum
ถ้าหน้าที่ของทั้งสองบทบาทมันเยอะไป เรามาลองดูเป้าหมายของทั้งคู่กันบ้าง
เป้าหมายของ Project Manager
- ส่งมอบโครงการให้ได้ตามที่วางแผนไว้ (Scope, Time, Cost)
เป้าหมายของ Scrum Master
- สร้างกระบวนการและสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อ SCRUM Framework ตามที่ระบุใน SCRUM Guide
- พัฒนาและปรับปรุงประสิทธิภาพของ Scrum Team
สาเหตุที่องค์กรเลือกให้ Project Manager และ Scrum Master เป็นคนเดียวกัน
พอกันทีกับทฤษฎี มาเข้าเรื่องกัน น่าจะเห็นแล้วว่า หน้าที่ของทั้งสองบทบาทนั้น น่าจะกินเวลาการทำงานไปมากแล้ว เป้าหมายก็คนละเรื่องเลย ยิ่งถ้าจะทำหน้าที่เหล่านั้นให้ดีแล้ว เราคงจะละทิ้งความคิดที่ว่าให้คนๆหนึ่งทำทั้งสองบทบาทได้เลย แต่ๆๆๆๆ ทำไมเราถึงเห็นหลายบริษัทมีการปฏิบัติแบบนี้อยู่ละ เรามาเข้าใจสาเหตุต่างๆกัน
- องค์กรมีความเข้าใจผิดว่า Scrum Master เป็นแค่คำเก๋ๆ ในการเรียก Project Manager ที่ทำงานในรูปแบบใหม่เท่านั้น แต่หน้าที่ยังคงเดิม
- ความคล้ายคลึงของลักษณะการทำงานทั้ง Project Manager และ Scrum Master ในการทำงานร่วมกับทุกคนในทีม เห็นภาพรวม และให้คำแนะนำ (ไม่ได้สั่งนะ) ทำให้องค์กรรู้สึกว่า บทบาททั้งสองนี้ควรจะเป็นคนเดียวกัน
- บทบาททั้งสองต้องการบุคลากรที่มีความเป็น Leadership สูง และบุคลากรเหล่านี้มีสัดส่วนที่น้อย องค์กรจึงรู้สึกมีประสิทธิภาพกว่าในการกระจายคนเหล่านี้ไปในหลายๆโครงการที่มี และให้บุคลากรเหล่านี้ทำสองบทบาทเลยในโครงการหนึ่ง
- หลายๆโครงการไม่ได้มีขนาดใหญ่ถึงขนาดที่ต้องการบทบาททั้งสองแบบเต็มเวลา เช่น แทนที่จะให้ PM และ SM ทำงานสองโครงการในบทบาทหลักของตัวเอง สู้ให้คนนึงทำสองบทบาทโครงการเดียว เพื่อลดภาระของการ Context Switching จะดีกว่า
- Project Manager และ Scrum Master หลายๆคน มีความต้องการอยากจะช่วยองค์กรและเชื่อมั่นว่าสามารถเรียนรู้และดำเนินสองบทบาทได้ในโครงการหนึ่งๆ
- องค์กรอาจจะทราบข้อจำกัดด้านบนทั้งหมดแต่ต้องการเสริมสร้างทักษะใหม่ให้กับ Project Manager และ Scrum Master เพื่อให้รองรับกับความต้องการที่ยากขึ้นในอนาคตได้
สาเหตุด้านบนอาจจะไม่ใช่ทั้งหมด หลายๆองค์กรอาจตัดสินใจด้วยปัจจัยอื่นๆ อย่างไรก็ตามสาเหตุต่างๆนั้นเป็นที่เข้าใจได้ แค่เรารู้สึกว่ามันอาจจะทำได้ไม่ดีนะ เพราะหน้าที่มันจะเยอะมาก และ Mindset ของทั้งสองบทบาทก็ค่อนข้างแตกต่าง แต่ก็อยากให้ผู้อ่านเข้าใจองค์กรเช่นกันว่า
- หลายๆองค์กรเข้าใจในขีดจำกัด และเคารพใน work-life balance ของบุคลากร เพราะฉะนั้นหน้าที่ต่างๆเหล่านั้น ถ้าคุณทำได้ทั้งหมด คงจะดีกับองค์กรมาก แต่ถ้าทำไม่ได้ หรือทำได้ไม่เต็มที่ องค์กรนั้นก็เข้าใจและพร้อมสนับสนุนในมุมอื่นๆ
- หน้าที่ต่างๆของ Project Manager เป็นหน้าที่กว้างๆ ที่สามารถปรับแต่ง ตัดออกตามความเหมาะสมในแต่ละองค์กร โครงการ และทีมได้ ยิ่งเมื่อมาทำโครงการที่ใช้ SCRUM Framework หลายๆหน้าที่เช่น การวางแผน, การกำหนดบทบาท, การควบคุม Change Request จะแทบไม่มีหรือทำผ่าน Framework ไปได้เลย
- เป้าหมายของทั้งสองบทบาท ไม่เหมือนกัน แต่ก็ไม่ได้ขัดแย้ง ยิ่งถ้าเราทำได้ทั้งคู่มันก็จะเป็นผลดีกับทุกฝ่าย
ปัญหาในการทำงาน
เมื่อต้องเป็นสองคนในร่างเดียว PM/SM ก็หลีกเลี่ยงไม่ได้กับปัญหาที่ตามมากับกลุ่มคนต่างๆเหล่านี้
- องค์กร
- บุคลากรคนนั้นจะไม่สามารถทำผลงานด้านใดด้านหนึ่งได้อย่างเต็มที่ เนื่องจากต้องแบ่งเวลาไปทำสองอย่าง ทำให้ไม่ได้ผลลัพธ์สูงสุดจากบทบาททั้งคู่
- การวัดความสำเร็จของบุคลากรจะซับซ้อนขึ้น เช่น ในบางโครงการ อาจจะมีต้นทุนสูงกว่าที่วางแผนไว้ (PM) แต่ทีมโดยรวมเก่งขึ้น เรียนรู้มากขึ้น (SM) แล้วองค์กรจะประเมิน บุคลากรคนนี้อย่างไร - ทีมงาน
- อาจจะงงว่าต้องทำตัวอย่างไร เพราะบางครั้งก็รู้สึกว่าอยากให้ PM ชี้นำมาเลยว่าจะให้ทำอะไร อย่างไร แต่บางครั้งก็รู้สึกว่าด้วย Scrum แล้วพวกเราควรตัดสินใจเองสิ - ลูกค้า
- อาจจะไขว้เขวในบทบาทและสร้าง conflict of interest ในหลายๆรูปแบบให้กับคนนี้ได้ เช่น เพื่อให้จำนวน Sprint ลดลง อาจจะขอให้ PM เพิ่มบุคลากรเข้าไปในทีม หรือ ขอให้ PM ช่วยประเมินระยะเวลาของการพัฒนา 3 Releases จาก Stories ที่ไม่ได้มีการ Refined มาอย่างเพียงพอ - ตัว PM/SM เอง
- คนที่เป็น Perfectionist อาจจะลำบากกับการถือสองบทบาทนี้เพราะอยากทำให้ดีทั้งคู่ และอาจส่งผลต่อ work-life balance ได้เลย
- อาจจะขัดแย้งใน Constraint ที่ตัวเองต้องควบคุม ระหว่าง Iron Triangle (Scope, Time, Cost) และ Iron Vase (Time, Cost)
- อาจจะขัดแย้งในแนวทางของตนเอง ระหว่าง Directing (PM) และ Coaching (SM)
- การเติบโตในสายอาชีพ เนื่องจากต้องแบ่งเวลาไปทำทั้งสองอย่าง ก็อาจจะไม่ Deep ในด้านใดด้านหนึ่ง
ประโยชน์ก็มี
เหรียญยังมีสองด้าน การที่มีสองคนในร่างเดียวก็มีสองด้านเช่นกัน มาดูด้านสว่างกันบ้าง
- องค์กร
- สามารถวางแผนบุคลากรสำหรับหลายๆโครงการง่ายขึ้น
- สื่อสารง่ายขึ้น เนื่องจาก PM รู้ทุกอย่างเกี่ยวกับโครงการ SM รู้ทุกอย่างเกี่ยวกับทีมงาน คนเดียวครบจบในที่เดียว - ทีมงาน
- การแก้ปัญหาให้ทีมงานจะมีความเหมาะสมมากขึ้น เพราะว่า PM/SM จะรู้นอก รู้ใน และแก้ Block ให้กับทีมได้อย่างเหมาะสม - ลูกค้า
- ได้ประโยชน์จากการที่คนนี้เป็น SM เพราะ Agile Manifesto สนับสนุนการทำงานร่วมกับลูกค้าเป็นอย่างดี
- ได้ประโยชน์จากการที่คนนี้เป็น PM ด้วยการจัดการอย่างเป็นระบบ สำหรับเรื่องอื่นๆนอก Scrum Team ที่มีเนื้อหาและรายละเอียดในตัวของมันเอง (และเยอะด้วย)
- และด้วยการที่เป็นคนเดียวกัน ทำให้การจัดการทุกอย่างจะสอดคล้องและลดปัญหาในทีมพัฒนาลงได้ - ตัวเอง
- เพิ่มมุมมอง และความสามารถ ให้กับตัวเอง เป็น T-Skill ที่น่าสนใจ
- ลดจำนวน Communication ลงหนึ่งคน (และเป็นหนึ่งคนสำคัญด้วย) เพราะคุณเป็นคนๆนั้นแล้ว
ข้อแนะนำสำหรับผู้ร่วมชะตากรรม
ในฐานะที่เป็นบุคคลหนึ่งที่ถือสองบทบาทในหลายๆโครงการจึงอยากมาแชร์คำแนะนำเล็กๆน้อยๆในชะตากรรมนี้
- Be gentle to yourself — ต้องเข้าใจก่อนว่า ขนาดคนๆนึงทำบทบาทเดียวอาจจะเจอปัญหาเลย เพราะฉะนั้นหากคุณต้องทำสองบทบาท ก็ให้เข้าใจว่าต้องให้อภัยกับความผิดพลาดของตัวเองที่อาจเกิดขึ้น
- Manage expectation — แจ้งกับทุกฝ่ายให้เข้าใจในสองบทบาทที่เราถืออยู่ตั้งแต่เริ่ม พูดไม่ใช่เพื่อเป็นข้ออ้างทำผิดอะไรก็ได้ แต่ให้ทุกฝ่ายเข้าใจความซับซ้อนที่อาจจะเกิดขึ้นและให้โอกาสเราในการปรับปรุง
- Don’t go to dark side — คุณได้รับความไว้วางใจ และได้รับอภิสิทธิ์ในหลายๆอย่างจากการถือสองบทบาท คุณถือข้อมูล และเข้าใจสถานการณ์ต่างๆ มากกว่าคนอื่น เพราะฉะนั้นอยากให้ใช้ประโยชน์จากมันอย่างถูกวิธี คิดเพื่อทีม คิดเพื่อลูกค้า คิดเพื่อองค์กร
Reference:
Author Biography
Werachart Ratanatharathorn (Yim) [PfMP, PMP, A-CSM, CSPO] is the Head of Projects at MAQE. He has a strong passion for organizational project delivery and team psychology.
