Como aquecer seu IP e obter boa reputação

Melhores práticas para ter uma boa reputação de IP com os provedores de E-mail

Foto de Viraj Karandikar no Unsplash

Este artigo foi motivado pela discussão no grupo que faço parte no LinkedIn e por saber que o E-mail Marketing é uma estratégia poderosa, mas precisa de conhecimento técnico para não ser bloqueado pelos Internet Service Providers (ISPs), ou Provedores de Internet. A falta deste conhecimento pode frustar muitos dos profissionais que estão iniciando.

O aquecimento de IP (ou, em Inglês, IP Warm-up) é um procedimento que você precisa fazer toda vez que possui um IP novo ou quando associa um novo domínio a um IP. Cada IP possui uma pontuação (score) nos provedores de Internet (ISPs). Se a pontuação é baixa, os provedores tendem a bloquear estes IPs com reputação fraca e evitar que eles recebam grandes volumes de e-mails; enquanto que os que possuem uma alta pontuação podem enviar grandes volumes de e-mails diariamente.

Então, o aquecimento de IP é uma forma de “dizer” aos provedores de internet (ISPs) que este novo IP está associado a um domínio de e-mail (o seu) e que você não é um spammer (pessoa que envia e-mails massivos indesejadamente, ou seja, sem permissão). Claro que a solução de e-mail marketing que você contratou precisa de outras tecnologias como o DKIM, DMARC e SPF; mas este é outro assunto. Aqui vamos considerar que você possui todas as devidas configurações para um envio de mensagens seguras.

Observação: Durante o processo de aquecimento de IP a funcionalidade Send Time Optimization (STO) do Acoustic Campaign não deve ser utilizada. Esta funcionalidade pode afetar o processo de reputação do seu IP.

Então vamos aos procedimentos básicos para aquecer seu IP novo e evitar problemas com os provedores de Internet.

Identifique as “famílias” de e-mails

Esta primeira atividade precisa que você tenha acesso a toda a sua base de e-mails. Depois, você precisa agrupar por domínio de e-mails toda a sua base de contatos. E este agrupamento precisa ser feito por família de domínio de endereço de e-mail. Talvez você não sabia, mas existem provedores de internet que fazem parte da mesma empresa (família). Um bom exemplo é o Hotmail. Além do Hotmail estar presente em vários países (os domínios por país também fazem parte da família), existem outros domínios que fazem parte do Hotmail. Abaixo listo alguns exemplos dos domínios que fazem parte da família Hotmail:

• hotmail.com
• hotmail.co.uk
• hotmail.se
• outlook.com
• outlook.sa
• live.com
• live.com.mx
• windowslive.com
• webtv.net

Estes são alguns exemplos de domínios da família Hotmail. Você deve agrupar sua base de contatos por família, sendo assim, o grupo de domínio assim fazem parte de 1 família, a do Hotmail. Faça o mesmo para Google, Yahoo e outros.

Contatos mais engajados

Depois de agrupar por famílias sua base de contatos, você deve identificar quais contatos possui maior engajamento. Aqui engajamento são contatos que abrem e interagem (clicam em links) em seus e-mails quando você os envia. Recomendo que você procure, por família, quem são os contatos que abriram seus e-mails nos últimos 90 dias. Esta informação você consegue na sua ferramenta de e-mail marketing.

Caso você não tenha uma ferramenta de e-mail marketing para consultar as pessoas que abriram seus e-mails, recomendo que você foque nas pessoas que recentemente foram inclusas em sua base de contatos (de novo, nos últimos 90 dias).

Estas pessoas ajudarão você a obter uma boa reputação porque elas possuem maior probabilidade de abrirem seu e-mail que pessoas que não lembram mais de sua marca.

Tipos de e-mails a serem enviados

Antes de explicar o procedimento de aquecimento de IP quero deixar claro que você não deve enviar e-mails promocionais. E-mails promocionais tendem a serem rapidamente rejeitados (nem todos estão no momento de compra). O recomendado neste processo de aquecimento é enviar e-mails com informações institucionais, instruções de uso ou outra que seja interessante para seu público.

Primeiros envios

Agora você precisa saber quantos contatos existem dentro de cada família. O aquecimento de IP não é feito de acordo com a quantidade total de contatos que você possui, mas de acordo com a quantidade de contatos por família. Vamos considerar as seguintes quantidades de contatos por família:

• Hotmail: 10.000 contatos
• Google: 200.00 contatos

Cada família possui uma quantidade máxima de envios de e-mails por dia. Você precisa respeitar esta quantidade; caso contrário, você será bloqueado. Uma vez bloqueado, você deverá executar novamente todo o procedimento de aquecimento de IP — porém, você seguirá rigorosas regras e com uma quantidade muito menor de envios diários.

No geral, os provedores de internet aceitam até 5.000 contatos por dia (AOL aceita 1.200 e-mails/dia). Conforme seus e-mails são entregues e possuem uma boa taxa de abertura, você pode dobrar a quantidade de e-mails enviados a cada dia.

Porém, cuidado! Se identificar uma baixa taxa de abertura, evite aumentar a quantidade de e-mails e mantenha a quantidade por mais algum tempo até perceber uma melhor performance na taxa de abertura de seus e-mails.

Então você deve selecionar os contatos mais engajados e começar o aquecimento da seguinte maneira:

Dia 1

• Hotmail: 5.000 contatos
• Google: 5.000 contatos

Dia 2

• Hotmail: 10.000 contatos
• Google: 10.000 contatos

Dia 3

• Google: 20.000 contatos

Como você deve ter percebido, o aquecimento da família Hotmail acabou antes da família Google. Cada família de domínio levará um tempo para ser aquecido.

Aguarde 24 horas entre os envios

Você deve aguardar 24h entre cada dia. Sim, são exatas 24 horas! Nem um minuto ou segundo antes. Caso envie antes do período de 24h, o provedor poderá considerar que você quer enviar mais e-mails que o permitido. Isso afetará a reputação do seu IP (score) e seu processo de aquecimento.

Análise da performance dos e-mails durante os envios

Bom, como você deve ter percebido, o processo de aquecimento de IP é muito manual. E parte deste processo manual é a análise da performance dos seus e-mails. Diariamente você precisa consultar a taxa de abertura de seus e-mails, unsubscribes (pessoas que não querem receber suas comunicações), a quantidade de hard bounce (e-mails inválidos ou inexistentes) e soft bounces (problemas de entrega como, por exemplo, caixa cheia).

Esta análise diária é muito importante para que você consiga obter sucesso em conseguir uma alta pontuação para seu IP (que é o objetivo final do aquecimento do IP: alta pontuação para grandes envios de mensagens diárias para provedores de internet).

Com base na performance de seus e-mails você define se aumenta ou não a volumetria de e-mails que você enviará.

Desaquecimento do IP

Talvez ninguém tenha te falado, mas seu IP “desaquece” a cada 30 dias. Se você fez todo este procedimento de aquecimento e quer enviar e-mails a cada 45 dias dias… Esqueça! Você terá sérios problemas! É preciso que você mantenha seu IP aquecido. Por isso, uma boa recomendação é o envio de newsletter a cada 15 dias, por exemplo. Estabeleça um período para você se comunicar com toda a sua base de contatos; e este período precisa ser inferior a 30 dias.

“Adicione-me à sua lista de contatos”

Se o seu processo de aquecimento não estiver indo bem, sua taxa de abertura está muito baixa, foi bloqueado porque não fez aquecimento do seu IP antes de enviar milhares de e-mails e/ou alguns contatos prejudicaram sua reputação, então você terá que contar (e muito) com a ajuda de seus fãs. Uma das técnicas para conseguir boa reputação e reverter o cenário é solicitar para seus fiéis clientes a adicionar o e-mail que você está utilizando para aquecer seu IP como um contato na lista de contatos deles.

Perceba que este procedimento é 100% de seus clientes e contatos que querem sim receber suas mensagens; das pessoas que conhecem e possuem interesse em se comunicar com sua marca. Conforme seus clientes adicionam você como contato em seus provedores de internet, você perceberá uma melhora na sua reputação.

Insights durante o processo

É muito comum que as pessoas que realizam este processo (e não aquelas que burlam as boas práticas de e-mail marketing contratando empresas que têm “grupos de IPs aquecidos”) passem por um processo de profundo aprendizado sobre seus clientes. Geralmente, temos os seguintes insights:

• Meus clientes “engajados” não são tão engajados assim (baixa taxa de abertura);
• Muitos clientes/contatos não querem receber minhas comunicações (aumento do número de unsubscribe);
• A mensagem que você quer comunicar não é tão relevante como você pensava (taxa de abertura menor que o esperado);
• Muitos hard bounces(e-mails que você pensava ser válidos não são mais).

O melhor é não fechar os olhos e rever todo o seu processo de comunicação. Ainda hoje várias empresas enviam comunicações e mensagens que não são relevantes. E fazem isso não somente com e-mail, mas até em anúncios, comerciais e outros meios caros de comunicação. Reveja sua estratégia e considere trabalhar seu conteúdo para ser sempre relevante.

Quer aumentar a chance de sucesso? Personalize seu e-mail

É uma recomendação muito básica, mas poucas empresas fazem! Personalize seus e-mails. Chame seus contatos pelo primeiro nomee não pelo nome inteiro e em caixa alta. Veja o exemplo de uma pessoa com o tamanho do meu nome:

• Olá ÉBER GUSTAVO GONÇALVES DA SILVA!

Desconsiderando o tamanho do meu nome, esta abordagem deixa claro que o e-mail foi enviado por uma ferramenta qualquer. Agora veja abaixo como é diferente quando personalizo a comunicação considerando 2 fatores muito importantes, o nome e o sexo:

• Olá prezado Éber!
• Olá prezada Giovana!

Perceba que a palavra “prezado” foi personalizada de acordo com o sexo de cada contato. Se este tipo de abordagem for feita no assunto do e-mail, você obterá resultados FANTÁSTICOS! Quanto mais personalização, melhor será a performance de seus e-mails e sua imagem perante seus clientes.

Dica extra: Send Time Optimization (STO)

A melhor dica que tenho para manter seu IP aquecido e uma boa taxa de abertura é: conheça o dia e hora da semana que seus contatos costumam ler e-mails. O Send Time Optimization (ou, em tradução livre, “Otimização do Horário de Envio”) é um algoritmo que aprende o dia e hora da semana que cada contato costuma ler seus e-mails. Esta é uma funcionalidade bem interessante que seu provedor de E-mail Marketing precisa ter! O Send Time Optimization pode ajudá-lo a ter uma melhor taxa de abertura uma vez que seu e-mail poderá ficar entre os primeiros da caixa de entrada a serem lidos. Seu e-mail não será um entre vários outros! Considere esta opção para conhecer melhor sua base de contatos e manter um relacionamento personalizado com eles.

Espero que estas informações tenham sido úteis e que tenha gostado!