Eski Yöntemlerle Yeni Normal (!)
Kısa bir zaman içerisinde eski hayatlarımıza dönebileceğimize dair azıcık da olsa umutlandıktan sonra; artan vaka sayıları, hepimizin bu işi daha az ciddiye alması derken hiç olmadığı kadar hızla yayılan bir virüs, hayatımızı, planlarımızı altüst etmeye devam ediyor. Durum böyle olunca da “normalleşme” (hiç sevmiyorum bu kelimeyi) bir başka bahara kaldı. Ama yine de şirketler çalışanlarını benim bu yazıyı yazdığım günden bir buçuk ay önce ofislere çağırmaya başlamıştı bile. Çünkü bir türlü sevemedi şirketlerimiz uzaktan çalıştırtmayı insanları. Sevmeye çalışanlar oldu, hala daha var sevmeye çalışan; ama yok olmuyor, kiminle konuştuysam bana fazlasıyla mantıksız gelen uygulamalar yapılmaya devam ediliyor şirketlerde.
En çok hoşuma giden(!) uygulama ile başlamak istiyorum yazima; çalışanlarını sürekli takip edebilmek için toplantılara giren insan kaynakları çalışanları. Bu nasıl bir güvensizliktir? Gerçekten neden böyle bir şey yapıyorsunuz? (Rastgele toplantılara katılan insan kaynakları çalışanları varmış da.) Girip ne yapıyorsunuz mesela; “aa bu sabah pijamasını üstünden çıkarmamış, kesin hala yatakta.” diye not mu alıyorsunuz? Mutlaka mantıklı bir açıklamanız vardır ama bunu yapmak yerine çok daha farklı, daha yenilikçi, daha modern çalışmalar yaparak verimliliği ölçebilirsiniz.
Çok hoşuma giden bir başka uygulama ise iki ya da üç haftalık döngülerle takımları ofise getirtmek. Bunun gerekli olduğu şirketler vardır inanıyorum; ama devasa teknoloji şirketleri, Twitter, Shopify gibi tamamen uzaktan çalışmaya dönebiliyorken nasıl oluyor da bizim şirketlerimiz dönemiyor? Twitter’ın da hukuk birimleri, satış ve pazarlama ekipleri yok mu? Var. (Sadece yazılımcılar değil yani) O zaman neden dönemiyoruz tamamen uzaktan çalışmaya? Niye vaka sayıları, yayılma hızı her geçen gün artan bir virüs sokaklarda halay çekerken insanları ofise gitmeye zorluyorsunuz?
Ben bu satırları Perşembe günü saat 17.20 civarında yazıyorum. Yani normal şartlar altında insanların mesaisinin bir saat içinde bitmesi gerekiyor. Peki ya şimdi kaçta bitiyor mesai? Daha doğrusu, mesainiz hiç bitiyor mu? Bilgisayarını saat 18.00 olduğunda kapatan insanlar şimdi hiç kapatamaz oldu. Sanki uzaktan çalışınca mesai diye bir kavram kalmamış gibi…
Ama tam tersine, uzaktan çalışırken mesai kavramı çok daha net olmalı. İpin ucu bir kere kaçtı mı toparlamak çok zor oluyor, deneyimle sabit. Ben de yaklaşık on aydır uzaktan çalışan biri olarak söyleyebilirim ki, bir denge bulabilmem dört ayımı aldı. Dengeyi oturttum derken çalıştığım şirketin Sidney’de çalışan ekibiyle daha fazla iletişim halinde olmam gereken bir konuma gelince yine afalladım. Bu şekilde çalışma saatleri belirli olmayınca bir süreden sonra psikolojik olarak insanı yıpratmaya başlıyor, farkında bile olmuyorsunuz yıprandığınızın.
Uzaktan çalışırken yıpranmak o kadar kolay ki, yukarıda sadece bir tanesinden bahsettim. Bir başka örnek olarak ise, uzaktan olsun ya da olmasın aynı anda birden fazla projede çalışmak. Gün içerisinde birden fazla projeye odaklanmak zorunda kalan insanlar var ve çoğunlukla planlama eksikliğinden oluyor bunlar. Bir projenin yarattığı yük fazla değilmiş gibi birden fazla projeye odaklanmak gerçekten insanı çok yıpratıyor. Birbiriyle bir noktada birleşen projeler bile bir nebze kabul edilebilir ama aynı gün içerisinde birbirinden alakasız projeler arasında geçiş yapmak… Tabii ki bu yaptığınız işe göre değişebilir ama bu yine de bir bahane değil!
Peki bu düzensizlik niye? Niye bir türlü adapte olamıyoruz uzaktan çalışmaya? Ofiste bile olsak verimsizlik almış başını gidiyor, neden?
Jira, Trello gibi uygulamaları kullanıp, “daily” toplantılar yapıyor olmak bu sorunlara bir çözüm değil. Eğer aklınıza çözüm olarak bu geldiyse yavaşça uzaklaşın o düşünceden. Çünkü bu uygulamalar sadece bir başlangıç. Hatta bu uygulamaları kullanmaya başlayıp verimsizleşen ekipler bile duydum. Sonuçta uygulama size şunu şöyle yap bunu böyle yap böylece daha verimli olursun demiyor, onu verimli kullanabilmek de gerekiyor. Mesela bir Jira Board’u gördüm sadece görevlerin (task) başlıkları var, ne bir açıklama var, ne ne kadar biteceğine dair zaman dilimi verilmiş, ne de bir öncelik sırası… hiçbiri yok. Ama dışarıdan bakınca Jira kullanıyorlar, “daily” toplantı yapıyorlar. Üstüne bir de planlama toplantısı yapılıyor, üç verimsiz geçen saat daha yok oluyor.
Bu şekilde verimliliği artırmak istiyorsanız, yapmayın. Boş yere para harcamış olursunuz bu uygulamalara. Ama düzgün kullanmak istiyorsanız birkaç küçük tavsiyem var, en azından kendi gözlemlerimi paylaşabilirim; (bundan sonraki İngilizce kelime kullanımı için şimdiden özür dilerim)
- Bir story açın. Story’nin genel hatlarıyla ne için olduğunu açıklamasına yazın, gerekli linkleri, dosyaları açıklamaya ekleyin. Açıklama çok önemli.
- Story’nin altına sub-task’ler oluşturun. Task’i alacak insanın planlama toplantısına katılmadıysa bile anlayabileceği bir açıklama yazın.
- Story’niz birden fazla ekibi mi ilgilendiriyor (aynı ekibin içindeki tasarımcılar ve yazılımcılar gibi), o zaman Epic açıp story’lerinizi epic’e bağlayın ve hangi task diğer ekibin işini yapmasını engelliyorsa “blocked-by” özelliğini kullanın.
- Story’lere puan verin ne kadar zamanda biteceğini hesaplayabilmek için. Çok isterseniz task’lere de verebilirsiniz o tamamen sizin tercihiniz.
- Bir story’nin ne kadar büyük veya küçük olacağına da yine siz karar vereceksiniz. Eğer çok büyükse “refinement session”ları yapın. Büyük işleri küçük parçalara bölün, böylece kontrol etmesi çok daha kolay oluyor.
- Planlama toplantısında hangi task’in daha öncelikli olacağına karar vermeniz de gerekiyor. Böylece task’leri kişilere atarken onların da hangi sırayla neyi yapması gerektiğini göstermiş olursunuz.
- Kişiler işlerini alırken board’da işi hangi sırayla yapmaları gerekiyorsa o sırada yerleştirin. En önemli işi en üste koyun ve herkesin bu sıraya uymasını sağlayın.
Şimdilik aklıma bunlar geliyor. Basit ama güçlü etkisi olduğuna inandığım değişiklikler.
Bunları yapınca her şey güllük gülistanlık falan da olmayacak, onu şimdiden söyleyeyim. Deneye yanıla her ekip kendi çalışma biçiminin nasıl olduğunu zamanla keşfeder; ama bunu ne kadar geciktirirseniz, bu süreçte ve gelecekte işiniz o kadar zor olacak. Sadece ekiplerin içine değil, çalışma kültürünü oturtmuş bir şirketin yeni çalışanları sistemine adapte etmesi bile çok daha kolay olacaktır.
Adaptasyon sürecinden bahsetmişken, takım liderleriyle, müdürleriyle iki haftada bir 15 dakika da olsa geri bildirim alan, sorunlarını paylaşan tanıdığım insanların psikolojisi, almayanlara göre daha normal diyebilirim. Çünkü uzaktan çalışırken geri bildirim almayınca insan acaba bir yerde yanlış yapıyor olabilir miyim gibi bir psikolojiye girebiliyor veya geride kaldığını düşünebilir vs. Bu tür sorunların oluşmasını engellemek ise liderlerin görevi. Takım arkadaşlarının da birbirine geri bildirim yapmasında da hiçbir sakınca yok. Hatta takımların daha uyumlu bir şekilde çalışması için bunun sadece uzaktan çalışma sürecinde değil, ofislere dönüldüğünde de yapılması gerekiyor.
Yapılabilecek, değiştirilebilecek onlarca şey var. Önemli olan değişimin gerektiğinin anlaşılması ve bu değişime istekli olmak. Eski usül çalışma yöntemleriyle içinde bulunduğumuz süreci yönetmeye çalışmak sadece zarar verirmiş gibi geliyor. Yoksa bu süreç bitip hepimiz tekrar gözlerimizi açtığımızda fazlasıyla geride kalmış olacağız. En azından bu treni kaçırmayalım.
Değişimin hızına ayak uyduramazsak geleceği de kaçırmış olacağız.
