A melhor forma para reavaliar processos na empresa

Criar e melhorar processos dentro de uma empresa pode ser uma tarefa desafiadora, mas é sempre necessária para aqueles que pretendem economizar, otimizar recursos e mitigar riscos no ambiente de trabalho.

Existem algumas técnicas já conhecidas que auxiliam na reavaliação de processo, mas o design de serviço é uma das principais ferramentas que conseguem identificar problemáticas no processo, gerar possíveis caminhos para uma solução melhor e ainda criar uma diferenciação da empresa com relação a outras do mercado.

Entenda neste artigo como realizar essa reavaliação de processos da forma mais eficaz.

Como identificar a necessidade de reavaliar processos?

A necessidade de reavaliar uma etapa ou processo dentro de uma organização, sempre parte de alguma dor ou problema recorrente que a própria equipe pode identificar. A parte difícil é entender de onde o problema parte e como resolvê-lo.

Dentre as opções de falhas podem existir:

• Erros operacionais;
• Gastos que poderiam ser evitados;
• Falhas em pontas de contato com stakeholders;
• Reclamações internas ou externas;
• Entre outros.

Dentre as opções mais comuns em processos que precisam ser melhorados está:

• Dificuldade em atingir algum objetivo chave da empresa;
• Resultados ou lucratividade abaixo do esperado.

Há formas de fazer essa identificação, uma delas é pesquisa interna ou contratar especialistas que possuam uma visão externa ao problema. Especialistas de design de serviço sabem fazer os dois, tanto projetar soluções como identificar o problema em sua raiz.

Como o Design de Serviço é capaz de auxiliar com processos internos?

O Design de Serviço tem como princípio mapear, melhorar ou criar novos serviços, processos e produtos dentro de uma empresa, considerando a jornada do consumidor, as pontas de contato que uma empresa tem com ele e quais os objetivos dela como organização.

Dessa forma, reavaliar processos dentro de uma estrutura é um dos principais entregáveis do Design de Serviço. A partir do mapeamento, pesquisa e entendimento da situação atual de uma empresa e entendendo até onde ela quer chegar, o profissional de serviço precisa fazer esse mapeamento e posteriormente projetar e avaliar as soluções disponíveis.

Quais as principais etapas para reavaliar e refazer processos?

• Identificação do problema

Entender quais são os processos existentes e mapear quais os furos e falhas existem dentro deles. Aqui é necessário elencar quais são os processos mais importantes de serem otimizados e melhorados por primeiro.

Olhar a totalidade do serviço ou produto, aqui é interessante envolver os stakeholders da empresa para entender quais as pontas de contato e onde a empresa está falhando.

• Planejamento estratégico

Aqui é avaliado se os processos e atividades estão de acordo com os objetivos estratégicos da empresa. O planejamento também permite que você consiga elencar e entender como fazer as mudanças necessárias da melhor forma e no prazo estipulado.

• Modelagem: análise e desenho de processos

Na etapa de modelagem é feito um aprofundamento em cima dos processos atuais, e também dos recursos disponíveis na empresa que possibilitam a resolução das problemáticas já mapeadas.

No segundo momento, é feito um uma “prototipação” dos processos. Dessa forma é possível encontrar melhorias possíveis, desenvolvimento dos processos existentes, criação de atividades, padrões e objetivos chaves para entregar o melhor para empresa e cliente.

Algumas soluções podem envolver:

• Integração de áreas ou sistemas internos;
• Otimização de tempo;
• Capacitação da equipe;
• Terceirização de serviços e funções;
• Criação de outros processos;
• Implantação.

Com o planejamento e prototipação dos processos em mãos, é colocado o fluxo para rodar. Com cronogramas, responsáveis, objetivos bem definidos e preparação das áreas para a adaptação.

Se na etapa anterior, por exemplo, foi mapeada a necessidade de uma plataforma ou sistema para automatizar algum processo, aqui a equipe fica responsável por testá-lo e identificar se ele realmente auxiliou na solução de um processo ou problema.

• Monitoramento e controle

O monitoramento será feito a partir dos objetivos determinados. Cada área possui um prazo para testar as mudanças e controlar se está mais próxima do objetivo ou não. A partir dos resultados outras mudanças podem ser feitas e outros problemas e soluções mapeados.

• Refinamento

O refinamento é a última etapa e é considerado um momento de correção, caso algum processo ainda não esteja resolvido, ou a empresa ainda não esteja caminhando em direção ao seu objetivo principal. Dessa forma, aqui é feito esse acompanhamento e refinamento de etapas, fluxo e ferramentas utilizadas.

Se a sua empresa possui alguma dificuldade ou entende a necessidade de mapear melhorias, para um impacto financeiro positivo, talvez seja a hora de se aprofundar na pesquisa e possivelmente reavaliar processos, produtos e serviços.

Para isso, o Matilha possui uma equipe inteira responsável e especialista em Design de Serviço. São responsáveis por desenvolver o Roadmap de Negócio e o de Inovação aumentando a viabilidade e crescimento do seu Business.

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