Sobre a hora certa de regular os motores
por Mauro Amaral
Quando gerenciava um de nossos maiores projetos em 2011–2012, encontrei uma forma curiosa de gerar a alta demanda contratada no prazo: montei uma linha de produção de conteúdo de alto volume funcionando 24 horas sem parar. Antes que você pense que escravizamos alguém, calma lá!
Para conseguir este feito, fiz uso de dois trunfos: ferramentas em nuvem e… o fuso horário da Terra, ora! Assim, eu tinha duas equipes, uma com redatores em nosso fuso horário nacional e outra, com o fuso horário europeu.
Minha tarefa era distribuir pedidos em horários diferentes e, quando o pessoal de Londres e Lisboa ia dormir (busquei alguns “Doutorandos” para isso), a turma de São Paulo e Rio de Janeiro começava a trabalhar. Abandonei a prática quando lembrei que eu, enquanto editor-chefe do projeto, só vivia em um fuso horário e, por alguma razão biológica, ainda precisava dormir de vez em quando. :D
Mas um grande aprendizado, claro, foi o da utilização “like a PRO” de ferramentas em nuvem. Na prática, isso quer dizer que me especializei em PARAMETRIZAR muito bem estas ferramentas para atingir o seu grau ótimo de produtividade, leveza e custos.
Comecei com duas. E elas bastavam.
Quando alguém aborda o tema “ferramentas em nuvem”, a lista é bem grande e vai de aplicativos para gestão de tarefas a soluções completas e robustas. Muito provavelmente, no espaço de tempo que levei para planejar, escrever, revisar e lançar este livro, outras tantas foram lançadas. Mas, como aqui estou contando um pouco da minha jornada, deixem-me mostrar como eu comecei.
Na verdade, o início se deu da forma mais reprovável em se tratando de gestão de documentos: 100% off-line. Eram planilhas de Excel e arquivos Word para todo lado, em e-mails trocados com o cliente e entre mim e a equipe. Mais de 50 por dia, só para manter a turma produzindo. Isso sem contar revisões e refações.
Até que um cliente me apresentou ao Trello. “Nós usamos para tudo, você conhece?” Não conhecia e não podia acreditar por que não. Em listas bonitinhas e organizadas, eu conseguia mover Cards para lá e pra cá, evoluindo de acordo com a maturidade daquela peça de conteúdo. E mais: ele ainda aceitava anexos igualmente online para arquivos em diversas ferramentas. Entre elas, o Google Drive.
Eu já usava o Google Drive praticamente desde o começo para questões pessoais. Meus artigos, listas e planilhas de pagamentos da equipe, trabalhos colaborativos e até apresentações da própria contemconteudo.com
Mas, depois do Trello, comecei a utilizá-los de forma integrada e simbiótica. Criei templates para cada projeto, planilhas de acompanhamento compartilhadas com o cliente, e muito mais. Quando percebi, estava usando os dois mais do que qualquer outra coisa. Até janeiro de 2017,era desta maneira que eu e minhas equipes trabalhávamos:
Trello — usado para centralizar a gestão de entregas com o cliente e o dia a dia da produção com a equipe. A forma que encontrei para tornar isso mais fluido, sem perder em privacidade e controle de níveis de acesso às informações, foi criar duas instâncias.
Instância CLIENTE: a contemconteudo.com e o cliente interagem, na forma de um board para cada grande projeto com ele.
Instância EQUIPE: a contemconteudo.com interage com cada produtor de conteúdo, centralizando não só os pedidos, mas também montando um resumo dos seus ganhos.
As duas instâncias não conversam. E, com isso, consigo diminuir ruídos, otimizando o fluxo de decisão e aprovação.
Google Drive — além das planilhas de acompanhamento de produção e volume, artigos e posts mais extensos ficam armazenados para revisão e são diretamente linkados no Trello, onde cada card corresponde a um post, resumidamente falando.
E estávamos todos muito bem, obrigado. Mas lembra que falei que tudo muda muito rapidamente no mundo das ferramentas online? Pois é. No início de 2017, uma demanda inteiramente nova surgiu, simbolizando um grande desafio de alto volume de produção.
Resumindo: nós fechamos um projeto para criar, revisar e cadastrar 1.000 páginas de conteúdo todos os meses para um grande cliente de e-commerce. Por determinação do cliente, tínhamos que editar o template de HTML antes de subir. E, claro, fazer isso na mão era, para ser bem otimista, inviável.
Daí, saí ao mercado em busca de uma solução que atendesse à gestão de pedidos, e à criação no modo multi-autor, sua revisão e edição do HTML. E, depois de muito procurar, claro, não encontrei nada que resolvesse a questão. Daí, você sabe, né? Só tem uma coisa que se faz em um momento como esse.
Criar a própria ferramenta, é claro.
E, então, surgiu o Flow
Embora o Trello e o Google Drive deem suporte ao dia a dia da produção de conteúdo, ficou claro, sobretudo na gestão de conteúdo por SKUs, que era necessária uma solução mais alinhada com os objetivos dos portais de e-commerce.
O Flow nasceu com esta missão: ser uma plataforma única para envio de pedidos, acompanhamento de produção e preparação para cadastro de grandes volumes de SKUs e conteúdos enriquecidos para portais de e-commerce.
Para isso, claro, ele funciona em nuvem. Nossas equipes, de qualquer lugar que estejam, recebem suas demandas e produzem, DIRETO NA PLATAFORMA, o conteúdo dentro das especificações que vamos parametrizar antes do início do projeto. Estas customizações são necessárias para refletir o tipo de arquivo para o qual será exportado o conteúdo final, assim como o template e os design finais.
Desenvolvi, junto com o pessoal, uma forma de exportar um HTML já pronto para ir ao ar, com todos os atributos e tags necessários para a indexação ideal. E tudo isso acontece de forma transparente para o redator, revisor e diretor de arte responsáveis por todas as etapas do processo.
Com esta solução, que está em um “always beta”, já entregamos mais de 15 mil peças de conteúdo em 2017 e caminhamos para triplicar essa quantidade até o meio de 2018.
Falando rapidamente das vantagens do Flow
Como não quero transformar este registro de minha jornada na criação de projetos de alto volume de conteúdo para portais de e-commerce, em um material de venda da ferramenta, vou listar algumas vantagens que o Flow traz para o projeto de meus clientes:
- Menos equipe e mais entrega;
- Um processo ágil para você e para nós;
- Alto poder de escalabilidade;
- Um arquivo para você fazer o que quiser ao final do processo;
- Plataforma multiautor;
- Log de utilização;
- Relatórios mensais.
Mas e a PARAMETRIZAÇÃO, AFINAL?
Voltando ao ponto principal deste capítulo, após a reunião de kick-off, eu e os coordenadores de equipe preparamos estes 3 ambientes principais (Trello, Drive e Flow) para ter a cara do projeto em questão.
Isso garante que o processo será ágil como eu determinei e que o treinamento possa ser criado especialmente para o projeto. Ah, você não sabia que a gente cria vídeos de treinamento para a nossa equipe? Já, já, falo disso. Por hora, deixa eu explicar como e por quê parametrizo essas plataformas
No Trello, eu monto as duas instâncias que mencionei anteriormente. No board do cliente, anexo todos os conteúdos-padrão do projeto: a Estratégia de Conteúdo, modelos de página, logos e até, em alguns casos, o nosso contrato conforme foi aprovado (rapidamente, juro! ;) ) pelo jurídico do cliente.
Lembra da reunião de kick-off? De lá, eu já saí com a lista de quem terá permissão para acessar esses ambientes. Nesta fase, é o momento em que envio e-mails solicitando as arrobas do pessoal. Com isso, fica quase tudo pronto por aqui para receber a primeira demanda de alto volume.
Calma que ainda tem o lado doméstico da coisa. Dentro de casa, cada redator nosso tem seu board, até porque alguns deles atuam em mais de um projeto. Normalmente, só o redator, eu e o revisor acessamos este board.
Por lá, temos um “Infinito Particular”, com os manuais de conteúdo de cada projeto, os valores negociados e, se for o caso, a primeira demanda. Eu converso no privado com cada redator, mesmo os mais distantes, sempre à disposição para solucionar dúvidas e propor novas abordagens no dia a dia. Ou seja, sou o editor geral de toda a máquina. Muito prazer, é isso que justifica o “Head of Content da contemconteudo.com”, em minha assinatura de e-mail.
No Drive, temos uma distribuição de permissões semelhante: um ambiente para o cliente e outro individual para cada redator. Um detalhe que nos adianta bastante é criar templates únicos para cada projeto, de forma a espalhar, mesmo que de forma bem singela, um pouco de nossa metodologia em cada anexo enviado para o cliente. Eu fico por ali, sempre na retaguarda, olhando tudo, revisando junto com os revisores, servindo de ponto de apoio para dúvidas em geral.
No Flow, o buraco é mais embaixo. Ou em cima, uma vez que tá tudo na nuvem, né? Mas, brincadeiras à parte, a parametrização do ambiente de um projeto novo envolve, entre tarefas mais técnicas:
- Recepção e adaptação do template enviado para o cliente, no caso de SKUs enriquecidos;
- Criação de pool de redatores e suas permissões para cada projeto;
- Criação da árvore de demandas (pastas semanais ou mensais), conforme contratado;
- Distribuição de contas e senhas tanto para a visão cliente quanto a visão equipe;
- Manutenção e redundância de todo o ambiente.
Pode parecer complexo mas, para quem contrata. é transparente e leva, no máximo, uns 10 dias, se todas as aprovações correrem bem. Ao final deste processo, um cliente da contemconteudo.com tem a sua fábrica de conteúdo pronta. Legal, né?
Daí, você pensa: ‘bora produzir? Quando um projeto de alto volume de conteúdo para portais de e-commerce chega a este ponto, estão todos como o branquinho e o malhadinho na saudosa Bozo Corrida: querendo largar o quanto antes e ver quem ganha. Mas, calma lá.
Antes de começar a produzir conteúdo em alto volume, precisamos, mais uma vez, invocar o nosso instinto ancestral pelos padrões e… treinar TODO MUNDO! Spoiler: o segredo é tentar fazer isso de forma divertida.
A série de artigos “Alto Volume” foi criada por Mauro Amaral, Head of Content da contemconteudo.com. O material pode ser distribuído livremente, desde que citada a fonte.
