M.T.M 所學 — 認識專案管理 Project Management
今年在疫情相較穩定且疫苗普及的情況下得以順利出國求學，來到舊金山灣區的 UC Berkeley 和 UC San Francisco 就讀一年的轉譯醫學碩士 (Master of Translational Medicine, M.T.M)，希望自己在接續往後的職涯之前，能夠來到充滿新創氣息的矽谷看看。
在 Translational Medicine 轉譯醫學的碩士學程中，有一項 Capstone Project 貫穿為期 10 個月的學業。在這個講求實際動手的專案中，學生得以接觸臨床工作者進行需求訪談，與工程團隊合作開發產品模型，同時也得以跨足商業與法規領域，將專案中的產品進行全方面的「轉譯」，從實驗室帶到醫院真正地去幫助病人與家屬，以及醫療護理人員。
因為 Capstone Project 可說是這個學程最重視也最精彩的部分，它不是一個模擬型的專案，而是會邀請產業界的大小公司或是醫師與教授來真實提案 (我們稱他們為 M.T.M Sponsors)。在開學後的三週內，我們透過 Zoom 聆聽了共二十個提案。今年有多位來自 UCSF 醫院醫師所提出的題目，有些已經做出產品模型，有些甚至已經成立公司並募資。另也有許多業界新創公司，甚至大型藥廠前來提案，希望可以借力 M.T.M 多元的學生背景，來將這些希望解決未滿足需求的專案推進至臨床使用。
考量到專案的複雜度，與一組約四位來自不同背景的成員，和 Sponsors 之間的互動，M.T.M 的課程負責人 Moose 特別為此開設一門 Project Management (PM) 的課程。恰好一週前與陳冠林學長 (2017 M.T.M 校友) 線上通話，聊到之所以會有 PM 課程，即是因為學長當年提出的建議。他認為在專案進行的同時，如果有師長從旁順勢教導專案管理的基本概念與技能，應會對學員有不小的幫助。Moose 在第一門課時，有說到真正的 PM 訓練其實是一門需要 36 個學分的課程，而 M.T.M 的 PM 課是 1 學分，因此不會有 Project Management Professional (PMP) 的證書，但重點在於提供我們執行 Capstone Project 過程中，所需具備的觀念和工具。
今天 (2021/09/27)，在各組都被分配好 Capstone Project 的題目後，我們進行了第一堂的專案管理課程，我希望透過 Medium 文章來記錄課程重點，同時也在往後進行專案的同時，得以回顧並檢視自己是否有達標。
What is Project Management?
“A planned undertaking that requires a set of human tasks and activities toward achieving a specific objective within a defined period”
“PM is the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities to meet project requirements”
--- <A Guide to the Project Management Body of Knowledge, PMBOK Guide>
雖然現在學生全都進到教室上課，但因為發現線上和線下併用的教學模式效果非常好，因此 Moose 使用他非常喜歡的【Mural】作為教學和課程互動介面。下圖是由全班 44 位同學使用線上便條貼展現對於 Project Management 的定義。
大致上 Project Management 可以依照功能區分為三大方向，其中又包含更細節的內容，如下：
1. Project Definition - Why are we doing this? / Who is involved? / Chain of Command / What does success look like?
2. Project Planning - Estimating / Scheduling / Risk
3. Project Control - Progress Measurement / Communication / Corrective Action
根據 PMBOK 的內容，在執行專案的過程中會需要專業知識範疇 (Project Knowledge Area) 的使用，以下為其列出的十大常見知識範疇，包含 Integration, Scope, Schedule, Cost, Quality, Resource, Communications, Risk, Procurement 與 Stakeholder。
為解釋 PM 在醫療領域的特色，接著看到近二十年來，影響生物科技與醫療器材創新最為深遠的 Stanford Biodesign 提出如下圖的新創過程，主要可分為三大區塊，又各自包含兩個過程：
1. Identify: Needs Finding & Needs Screening
2. Invent: Concept Generation & Concept Screening
3. Implement: Strategy Development & Business Planning
在這三大區塊、六個過程中，會不斷地遞迴修正，如果遇到需要修改的部分則會回到上一步驟再進行討論。即使已經創造出模型，若發展過程受阻，也會回過頭思考需求定義的部分。在 Stanford Biodesign 的實際推衍過程中，他們把一位 MD、一位工程 PhD、一位 MBA 組成團隊，讓他們到醫院場域實際找尋需求，而三位夥伴會基於各自的專業檢視臨床需求，並在不斷的討論過程中找尋合適的解決方案。因此，PM 需掌握醫療專案不斷 Iterate 的特別之處，在臨床、工程與商業的三方面之間游刃專換。
下圖為 Eric Verzuh 在 “The Fast Forward MBA in Project Management” 中提出的概念，從 Idea 的產生接著：Scoping, Build Business Case, Development, Testing & Validation, Launch，一路上需反覆地遞迴修正，而下圖中的上半部有各個黑色菱形關卡 (Gate)，會作為這項專案能否一路過關斬將的重要挑戰。不論想法、篩選、模型建置、測試、公開亮相，至上市後的審核，都會需要經過這些 Gate 的把關。當然最重要的是這所有的過程，除了團隊內部的共識以外，更需檢視是否符合 Customer or User 的需求。針對 M.T.M 的專案，因為課程不希望在 Idea 的發想受阻或是從 0 出發，因此課程編制是由產業界或是醫院的 Sponsors 來提案，我們著重在接續的任務，至於有沒有機會看到產品 Launch 則是要天時地利人和，否則在一年有限的學程中，不一定有機會看到產品真的走到最後一步。
若將上圖結合到整個 M.T.M 的學年度，搭配下圖下半部為課程每個階段希望驗收的成果，則會看到如此的連結。在 Capstone Project 的進行過程中，依照時間軸的順序我們從 Clinical Needs Finding 出發，學習 Market Strategy、Financial Model 建立、思考 Regulatory Strategy ，並依照團隊階段進行 Clinical Trial Design，完成充滿實戰經驗的年度專案。
最後在專案時程安排上，Moose 給予幾個建議：
1. Get a sense of all tasks to be completed：首先要盤點專案的所有工作內容
2. Break them down to work packages：將之拆解成小型任務
3. Do the work：動手吧！
4. Completing the work packages results in accomplishing the summary task：一個個小型任務完成後，工作內容的達成也會逐漸成形
針對拆解小型任務的部分，可以參考幾個小撇步：
- 小型任務必須要是 Manageable size：一個任務的完成大約 8–80hr，若一次無法達成，則頂多再給予一期的寬限，否則代表小型任務對團隊不勝負荷
- 拆解的小型任務數量不應超過 PM 希望且能夠追蹤的數量
- 一個小型任務就是分配給一個人來掌控 (不能多也不能少)
- 共同定義完成的標準
- 拆解的過程需要團隊成員的共同參與
以上為記錄今天我對於專案管理 Project Management 的認識，後續待專案開始進行後，希望自己也能夠把專案執行過程的經驗、收穫和體悟記錄。
#CH
