Sistemas de facturación eficiente y cómo pueden ayudarte a vender publicidad offline

La facturación en papel nació en 1850 en Brasil, modernizando los procesos comerciales de la época. Pero lo que para hace casi dos siglos fue una innovación, hoy es un lastre que los distintos players de todas las industrias intentan superar.

Crear, imprimir, doblar, empaquetar, enviar, recibir, clasificar y almacenar las facturas es un proceso que acarrea altos costos y horas de trabajo. Por su parte, los medios televisivos pertenecen a una industria que, en particular, necesita inmediatez y ligereza en cada uno de sus procesos, pues como dice la premisa: “En televisión cada segundo cuesta” (y mucho).

¿Cuáles son los sistemas de facturación eficiente aplicables a medios?

En la década de los 90 la organización europea GS1 creó el primer diseño de facturación electrónica, dando así el primer paso a lo que hoy conocemos como el sistema de facturación eficiente.

Desde entonces y gracias al uso de dicho sistema, las empresas europeas logran ahorrar anualmente más de 40 mil millones de euros. En cuanto a Argentina, para el año 2015 ya se habían generado más de 4 mil millones de facturas electrónicas.

La facturación electrónica como sistema de facturación eficiente consiste en generar, enviar, recibir y procesar facturas a través de medios digitales, por lo que la impresión en papel es innecesaria.

Este tipo de archivos llevan consigo información cifrada dentro de los llamados “certificados digitales”, los cuales garantizan, a través de firmas digitales, que la factura mantiene sus propiedades de autenticidad e integridad.

Tu medio televisivo puede manejar un sistema propio o tercerizado de facturación eficiente, pero para ello tendrá que manejar también un sistema de contabilidad especializado en medios de comunicación que sea escalable, versátil y compatible.

Este sistema de contabilidad debe ser escalable para que soporte el tamaño creciente de tu empresa, versátil para satisfacer todos los requerimientos necesarios y compatible tanto si posees un sistema de facturación propio como si es uno tercerizado.

Los sistemas tercerizados pueden ser de Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning — ERP) o de Administración de la Relación con los Clientes (Customer Relationship Management — CRM). Tal es el caso de las plataformas ERP de SAP y de Oracle, ambas ubicadas en el Cuadrante Mágico 2018 de Gartner.

Tanto SAP como Oracle disponen de módulos financieros para facturación eficiente y contabilidad optimizada, así como también poseen módulos de business intelligence para facilitar la evolución en otras áreas de las empresas.

Sin embargo, aunque estas plataformas son de las más completas en el mercado, los medios televisivos multiplican su efectividad al utilizar paralelamente plataformas 100% especializadas en medios de comunicación, con características CRM y ERP que manejen módulos de contabilidad, gestión, analítica, benchmarking y business intelligence de la industria televisiva.

Beneficios al momento de vender publicidad offline

Inmediatez en las ventas

La industria televisiva es altamente competitiva y el tiempo nunca juega a favor. Procesos lentos dentro de tu medio offline pueden ocasionarte pérdidas tanto de anunciantes como de audiencia, pues la inmediatez es necesaria tanto para las noticias y transmisiones como para las operaciones comerciales.

Adoptar un sistema de facturación eficiente te permite cerrar ventas publicitarias y acuerdos comerciales de manera fácil, rápida y sin procesos letárgicos, ni para ti ni para tus anunciantes. De esta manera, puedes desplegar la ejecución de dichos acuerdos sin demora alguna, lo cual te convierte en la opción número 1 para los anunciantes que buscan agilidad en los procesos.

Pronto flujo de dinero

La facturación electrónica permite que los anunciantes puedan pagar las facturas justo en el momento en que las reciben, es decir, el tiempo de espera es insignificante desde que envías la factura hasta que recibes el dinero. Por lo que tu medio offline puede disponer prontamente de dicho capital.

Cualquier objeción respecto a las facturas por parte de tus clientes se puede resolver rápida y directamente por los mismos canales de comunicación, enviando en apenas minutos la factura modificada de ser necesario.

Administración confiable

Por tratarse de un sistema informático y automático, la facturación digital reduce casi en su totalidad el margen de error humano, mantiene una contabilidad exacta y facilita enormemente cualquier auditoría sobre los registros y procesos administrativos.

Los beneficios de la facturación electrónica para vender publicidad son innumerables, pero si adicionalmente utilizas una herramienta digital especializada en medios offline como lo es, por ejemplo, InfoAD Media, podrás mantener una supervisión total sobre las campañas publicitarias propias y de tu competencia.

Con este tipo de herramientas de Media Data sumada a tu herramienta de facturación podrás: certificar tu pauta, facilitar el proceso de facturación y encontrar nuevas oportunidades comerciales. Además esta integración te ayuda a:

• Obtener más clientes: podrás tener información sobre todos los anunciantes de la industria, incluyendo sus estadísticas, inversiones y tácticas publicitarias, segmentadas por región, soporte, programa y campañas. También puedes crear alertas por email que te avisan cuándo se lanza una nueva campaña, para que puedas ofrecer tu inventario.
• Certificación de artística y tanda en 48 horas: esto te ayudar a optimizar tus procesos de facturación y agilizar los procesos internos de tu medio, pues no dependes de servicios externos para certificar tu pauta ante anunciantes.
• Información organizada y de fácil acceso: en el caso específico de InfoAd Media cuentas con un panel online, cuya interfaz de fácil acceso y navegación intuitiva está disponible las 34 horas del día. Asimismo, almacena todo lo certificado por 90 días, de manera que las tandas y los PNT’s pueden ser auditados o compartidos durante este tiempo.

Estas herramientas te permiten hacer un seguimiento exhaustivo a todos los anunciantes, optimizar y acelerar tus procesos de operatividad publicitaria y vincular tus sistemas SAP, Oracle u otro, para aquellos procesos de gestión empresarial.