Tips voor een succesvol webinar
We hebben in korte tijd geleerd hoe je een webinar organiseert. Campus DPG Media geeft normaal gesproken trainingen op redacties over journalistieke vaardigheden en innovatie. Sinds de coronacrisis bieden wij alle trainingen in de vorm van webinars. Dit is wat we tot nu toe hebben geleerd over een succesvol webinar organiseren vanuit huis.
Wil je iets toevoegen, wijzigen of bekritiseren, graag! Je bereikt ons op campus@dpgmedia.be.
Voorbereiding
1 | Helder onderwerp
Bedenk ruim van tevoren waar je webinar exact over gaat en wat je wil vertellen.
2 | Regelmaat
Plan je serie webinars op een vaste dag en op een vaste tijd. Je zult zien dat wanneer je regelmaat creëert, mensen graag terugkomen.
3 |Moderator
Overweeg een moderator voor je webinar. Deze kan technische problemen van deelnemers oplossen en staat jou als trainer bij tijdens de presentatie.
4 | Denk na over het beantwoorden van vragen
Bedenk van tevoren goed hoe jij vragen wil beantwoorden. Google Slides heeft een module waar deelnemers vragen in kunnen sturen, maar je kunt er ook voor kiezen dat vragen in de chat worden gesteld. De moderator kan deze naar de trainer doorsturen via een moderatoromgeving.
5 | Registratie
Denk na over de registratie van je webinar. Moeten mensen van tevoren aangeven of ze aanwezig zijn, of kunnen ze dit op het laatste moment nog beslissen?
6 | Uitnodigingen
Stuur je uitnodiging minimaal een week van tevoren. Maak hierin duidelijk wat de deelnemer kan verwachten en welke kennis en vaardigheden de deelnemer mee naar huis zal nemen. Wees hierin zo concreet mogelijk.
7 | Herinneren
Een webinar voelt en is voor deelnemers zeer vrijblijvend. Herinner ze daarom op de dag zelf nog even aan het webinar.
8 | Testen, testen, testen
Zorg ervoor dat de trainer van te voren minimaal een keer, liefst vaker, het webinar heeft getest, zodat deze bekend is met de techniek, het spreken tegen een webcam en zodat de lengte exact goed is.
9 | Werf actief deelnemers
Is jouw webinar interessant voor een bepaalde groep deelnemers? Schroom dan niet om het webinar nog eens extra onder de aandacht te brengen. In het geval van de Campus tippen we onze webinars nog eens extra bij redacties waarvan we weten dat ze geïnteresseerd zullen zijn.
Presentatie
10 | Vormgeving
Zorg voor een heldere, uniforme vormgeving van je presentatie die bij jouw merk of bij de trainer past
11 | Rode draad
Besteed, meer nog dan bij een fysieke training, aandacht aan de rode draad van je verhaal en verwerk deze ook in je presentatie. Zorg ervoor dat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten en ook meegenomen worden in die rode draad. Laat bijvoorbeeld een inhoudsopgave zien en kom hier telkens op terug, zodat deelnemers die even zijn ingedut of later aanhaken weten waar in je verhaal je bent. Wij zetten op elke slide van de presentatie bij welk hoofdstuk deze hoort en herhalen voortdurend hoeveel hoofdstukken er in totaal zijn.
12 | Afhaakmomenten
Let op afhaakmomenten in je verhaal. Wat zijn de momenten waarom het ingewikkeld wordt, je de deelnemers even bij de les moet houden of waar het eentonig wordt? Dit heb je als trainer zelf niet altijd door, dus vraag dit aan een testpubliek.
13 | Maak je presentatie visueel
Bij een webinar is je presentatie ongeveer het enige wat deelnemers zien terwijl ze je stem horen. Zet daarom niet te veel tekst op je slides, want dan luisteren ze niet meer naar je. Probeer ook je slides visueler te maken met afbeeldingen of schema’s die jouw verhaal illustreren.
14 | Denk na over interactiviteit
Bij webinars zetten deelnemers niet snel een microfoon open om antwoord te geven op een vraag, soms is dat ook helemaal niet handig. Om te voorkomen dat je een lezing geeft, moet je op andere manieren interactiviteit inbouwen om in gesprek te gaan of deelnemers bij de les te houden. Doe dit met bijvoorbeeld polls of quizjes. Wij gebruiken hiervoor mentimeter.com.
Techniek
15 | Ken je webinarprogramma
Uit onze ervaring blijkt dat het niet uitmaakt met welk programma je werkt. Google Meet, Zoom of iets anders. Belangrijk is dat je weet wat je moet doen en dit ook meerdere malen hebt geoefend zodat je muis de weg bijna vanzelf weet. Dat voorkomt stuntelen tijdens het webinar zelf.
16 | Ken je presentatie
Of je nu werkt met Google Slides, Powerpoint, Keynote of iets anders: zorg dat je weet hoe het werkt. Niets is vervelender dan als de trainer op zoek moet naar hoe de presentatie eigenlijk fullscreen moet.
17 | Zorg voor een stabiele internetverbinding
Overweeg een netwerkkabel van je laptop naar je vaste aansluitingspunt in plaats van wifi.
18 | Een webcam is prima
Uit onze ervaring blijkt dat je geen complete studio nodig hebt voor je webinar. Een webcam en de microfoon van je laptop werken al prima. Alleen als twee trainers het webinar verzorgen, gebruiken wij een aparte camera.
19 | Koptelefoon
Wil je actief in gesprek gaan met deelnemers uit je webinar? Gebruik dan een koptelefoon, zodat het geluid niet stoort
10 | Gebruik een tweede scherm
Werk je met een moderator? Dan is een tweede scherm handig. Op het eerste scherm presenteer je het webinar en ontmoet je de deelnemers en de moderator. Maar trainer en moderator staan ook met elkaar in verbinding in een tweede online bijeenkomst, op het scherm van bijvoorbeeld een telefoon of tweede laptop. Daar houdt de moderator de trainer op de hoogte van de tijd, het aantal deelnemers, eventuele technische problemen en de vragen die door deelnemers worden gesteld.
21 | Microfoon en camera uit
Werk je in een omgeving als Google Meet? Vraag bij grote groepen of deelnemers hun camera en microfoon uit willen zetten om bandbreedte en ruis te besparen en te zorgen voor zo weinig mogelijk afleiding.
22 | Laptop op ooghoogte
Zet je laptop op ooghoogte. Gebruik hiervoor een stapel boeken of fabriceer een verhoging met bijvoorbeeld een kruk of een speciale laptopverhoger.
Tijdens het webinar
23 | Presenteer staand
De trainer kan het beste staand presenteren. Daarmee heb je een actieve houding en een sterke stem
24 | Wees stipt
Begin en eindig je webinar op het afgesproken tijdstip. Omdat veel deelnemers op dit moment thuis werken kan het goed zijn dat ze direct na webinar alweer een nieuwe afspraak hebben gepland. Er is dus weinig ruimte tot uitloop
25 | Heet mensen welkom en neem afscheid
Leg meer nadruk op mensen welkom heten en afscheid namen dan bij een fysieke training. Zijn er wat deelnemers te vroeg? Stel ze vragen, maak een praatje. Lange stiltes terwijl er mensen aan het kijken zijn, kunnen ongemakkelijk zijn.
26 | Fouten maken is niet erg
Het is niet erg als er even iets niet lekker loopt, of als de verbinding niet optimaal loopt. Blijf rustig, benoem het, los het eventueel samen met de moderator op en ga gewoon verder alsof er niets aan de hand is.
27 | Neem het webinar op
Er zullen altijd geïnteresseerden zijn die het webinar niet live kunnen volgen. Neem het webinar daarom op en plaats deze op je eigen platform voor uitgestelde kijkers. Let op, sommige organisaties benadrukken juist dat ze het niet opnemen, om mensen zo het gevoel te geven dat dit webinar de enige kans is.
Nazorg
28 | Evalueer elk webinar
Hoe vaak je ook een webinar geeft, evalueer het elke keer. Wat viel je op? Hoe vond de trainer het? Heb je ideeën gekregen om een volgend webinar beter te laten verlopen? Kwamen de deelnemers met onderwerpen waar je bij een volgend webinar op in kunt haken?
29 | Stuur een mail naar alle deelnemers
Bedank de deelnemers voor hun aanwezigheid, wijs ze op de opname van het webinar en de planning van toekomstige webinars. Bezorg ze ook praktische tips die in het webinar zijn behandeld en vraag om feedback. Bij de Campus gebruiken we hiervoor Google Forms.
