Klinik Hasta Etkileşimi ve Hasta Memnuniyeti

Klinikler ve hastalar, dışarıdan her ne kadar verilen hizmete karşı alınan ücret ilişkisine sahip olarak görülse de durum bundan çok daha fazlasıdır. İlk randevu talebinden itibaren kontrollerin bitmesine kadar uzun bir zaman aralığında etkileşimde kalırlar ve her iki tarafa da birtakım sorumluluklar düşer.Hastalar için yolculuk olarak adlandırabileceğimiz bu süreçte sorunsuz ve etkili bir deneyim sağlamak için Medicasimple klinik yönetim yazılımı hem hastaların hem de diş kliniklerinin yanındadır.

Hasta Yolculuğu Tam Olarak Nasıldır?

Bir hasta kliniğinizi ilk keşfettiğinde, hakkınızda öğrenecekleri her şey gelecekteki tüm deneyimlerini çevreleyecektir. Dolayısıyla kendinizi dijital başta olmak üzere çeşitli ortamlarda en iyi şekilde ifade etmelisiniz ve hasta ile iletişimde olabileceğiniz tüm alanlara yatırım yapmalısınız.

Online repütasyonunuz da dahil olmak üzere aşağıda yer alan kanalları etkili bir şekilde kullanmak kliniğinizin hastaların dikkatini çekmesini kolaylaştıracaktır:

• Sosyal Medya
• Yerel Yayınlardaki Profil
• İnternet Sitesi
• Ağızdan Ağıza Pazarlama
• Dijital Reklamcılık

Hasta, herhangi bir şekilde klinikten haberdar olduktan sonra cep telefonu ile arama, sosyal medya profillerinize mesaj gönderme yoluyla veya online randevu talebi ileterek kliniğinizle iletişime geçer. Medicasimple klinik yönetim sistemi üzerinden de hastalar, randevu oluşturma taleplerini iletebilirler.Klinik içi karışıklıkları engellemek adına hastalar, yalnızca doktorun/doktorların müsait olduğu zamanlarda randevu zamanı seçme hakkına sahiptir. Bu sayede aynı zaman aralığına birden fazla randevu atama veya iptal edilen randevu saatini diğer hastalar için erişilebilir göstermeme gibi problemler ortadan kalkacaktır.

Yetkili kişiler ise Medicasimple uygulamasıyla telefondan veya bilgisayardan online randevu platformunu kontrol edebilir ve hasta kaydını yapabilir. Ardından randevu talepleri ekranına gelerek randevu talebini onayladıktan sonra SMS entegrasyonu sayesinde hastaya onay mesajını iletirler veya direkt arayarak hastayı bilgilendirebilirler.

Randevu Öncesi ve Randevu Esnasında Ne Yapılmalı?

Hastalar randevu öncesinde günlük işlerin telaşıyla randevularını unutabilirler. Randevuların iptali veya gerçekleşememesi bir kliniğin isteyeceği son şeydir. Bunun önüne geçmek ve her iki tarafa da verimli bir süreç sağlamak adına randevu öncesi hastalar aranabilir veya hatırlatıcılar ile klinikler, hastaya istediği saat öncesinden -tavsiye edilen 24 saattir-otomatik olarak hatırlatma SMS’i gönderebilir.

Hasta kliniğe geldiği zaman diş kliniklerinin ilgilenmesi gereken başka bir husus KVKK (Kişisel Verilerin Korunma Kanunu) kapsamında hastanın onayını almaktır. Medicasimple ile hastalarınızın KVKK onayını SMS yoluyla alabilirsiniz. KVKK’nın yanında hastalara uygulanacak olan işlemler adına alınacak olan onam formlarını da dijital olarak onaylatabilirsiniz. Eğer hastalarınız çeşitli sebeplerden dolayı telefon kullanmıyorsa istenen formları çıktı olarak alıp ıslak imza ile de onaylatabilirsiniz.

Medicasimple uygulamasında diş kliniklerine fikir vermesi açısından hukuk ekibi tarafından hazırlanan güncel bir form bulunmaktadır.Klinikler istedikleri takdirde yasal olarak bulunması gereken kısımlar haricinde kendilerine göre düzenlemeler yapabilmektedir. Ayrıca herhangi bir soru işaretinde Medicasimple hukuk ekibi ile iletişime geçilerek danışmanlık alınabilir.

Randevu esnasında ise hastalar doğal olarak gergin ve stresli olabilirler. Güler yüzlü bir karşılama, hâl hatır sorma ve -olacaksa-bekleme süresinin belirtilmesi hastayı rahatlatacak ve iyi hissettirecektir. Bu süreç içerisinde de hastalarınızın dental sağlık konuları hakkında bilgilenmesini sağlayabilirsiniz.

Ağız röntgeni çekildikten sonra Medicasimple uygulamasıyla ister telefon ister bilgisayar üzerinden röntgen kaydına ulaşılıp hastaya ağız sağlığı hakkında bilgi verilir. Planlanan tedavilerin önem sırası ve gereklilik derecesi konuşulur. Eğer hasta detaylı bilgi isterse Medicasimple tedavi videoları ile diş tedavilerinin örnekleri animasyon olarak hastalara izletilebilir. Fiyat hakkında da gerekli bilgiler paylaşılır ve ardından hastanın kararına göre sürecin devamı şekillendirilir. Hasta istediği ek işlem varsa belirtir.Sağlık sorunları ve herhangi bir alerjisinin yapılacak işlemlere engel olup olmadığından mutlaka emin olunmalıdır.

Burada önemli olan kısım, hasta eğer tedaviyi onaylamadıysa sekretarya ve koordinatör ekibinin üzerine düşen, daha sonrasında analiz için kaydedilen hasta bilgilerini filtreleyip bir kenara ayırmak ve iletişime geçmektir. Klinik bu şekilde bir özeleştiri yapabilir, eksiklerini ve yanlışlarını değerlendirebilir ve hastayı geri kazanmaya çalışabilir. Kayıp hasta analizi de dediğimiz bu işlem yeni hasta kazanmak kadar kritiktir.

Kimi işlemlerin tek seansta bittiği, kimisinin de yıllar aldığını bildiğimiz için bu süreçte hasta takibini yapmak hasta memnuniyeti için çok önemlidir. Hasta takibini ikiye ayırabiliriz:

• Tedavi süreci esnasında hasta takibi
• Tedavi sonrası hasta takibi

Tedavi süreleri hastadan hastaya değişmekle birlikte bir seanstan uzun süren tedavilerde, başlangıçtan itibaren geçen zaman boyunca hastaların yediklerine ve ağız sağlığına nasıl dikkat etmeleri gibi konularda bilgi verilmesi gerekmektedir. Düzenli aralıklarla aramak ve hastaya önemsendiğini hissettirmek hastanın, kliniğinize güvenmesini ve sizi kendi çevresine tavsiye etmesini sağlayabilir. Ağızdan ağıza pazarlama da diyebileceğimiz bu yöntem ile kliniğinizin kalitesini duyan ve sizi tercih eden insan sayısı üstel bir şekilde artacaktır.

Hasta takibi, hastaların tedavisinin bitmesi ile biten bir süreç değildir. Medicasimple uygulaması üzerinden arama kısmından sorumlu kişilere görevler atayarak belirlenen günlerde planlı aramalarla hastalarınızı arayabilirsiniz.Kâğıt kalem kullanmaya gerek kalmadan, hastalarınızı dilediğiniz şekilde kategorize edebilirsiniz. Bu hastaları tek bir arayüzde filtreleyebilir ve doğum günü gibi özel günlerde otomatize edilmiş SMS’lerle onları önemsediğinizi hissettirebilirsiniz. Bu hareket, hasta-klinik etkileşimini bir üst seviyeye çıkaracaktır ve hastaların size olan bağlılığını artıracaktır.

Bu yazımızda; klinik-hasta etkileşiminden, hasta yolculuğunun ne olduğundan ve nasıl gerçekleştiğinden, hastalarınıza ulaşabileceğiniz kanallardan, randevu öncesi ve sonrasında nelerin yapılması gerektiğinden, KVKK’nın öneminden ve hasta takibinden bahsettik. Diş kliniklerinin KVKK kapsamında aydınlatma yükümlülükleri hakkında detaylı bilgiye sahip olmak isterseniz buraya tıklayarak yazımızı okuyabilirsiniz.

Herhangi bir sorunuz varsa partner@medicasimple.com adresinden veya +90 212 281 69 64 telefon numarasından bizimle iletişime geçebilirsiniz. Medicasimple ekibi olarak sizlere yardımcı olmaktan memnuniyet duyarız.

Originally published at https://www.medicasimple.com.