A primeira cocriação a gente nunca esquece
Você já teve a oportunidade de planejar uma cocriação? Pois saiba que este desafio aumenta quando ele também está somado ao desafio de estabelecer a cultura de design e inovação em uma empresa. E para isso, a cocriação tem que ter um propósito e organização. Apesar da insegurança, vale a pena encarar de frente e trazer o usuário para dentro de casa, fazendo ele parte do projeto.
O #uxteam da Mega
Contando um pouco, a Mega Sistemas é uma empresa de 32 anos com objetivo de levar soluções para a gestão das empresas de diversos segmentos pelo Brasil todo. E com a missão em cuidar do negócio dos nossos clientes.
Como parte dessa estratégia, nasceu o #uxteam. Estamos focados em construir a cultura de design da Mega. Temos um enorme desafio, especialmente pelo tamanho do nosso software e número de usuários que atendemos. Temos a brecha para a inovação e, o importante para nós é ter visão e pensamento a frente, reconhecendo as oportunidades. Mesmo começando pequeno e simples, a cultura vai se introduzindo e o nosso time vai ganhando espaço na empresa.
E o que nos motivou a fazer uma cocriação?
Algo muito legal na Mega é o Programa UP, um programa de aperfeiçoamento interno. Ao longo do ano, um grupo multidisciplinar de colaboradores passa por uma série de workshops, treinamentos, palestras sobre desenvolvimento de liderança, planejamento, vivências e inovação. No final, é apresentado um projeto de melhoria com foco no sucesso de nossos clientes. Isto possibilitou que os grupos trouxessem ideias em quase todos nossos touchpoints e, obviamente, nosso sistema não ficou de fora.
Um destes grupos procurou o #uxteam para pensar em uma melhoria em relação a disponibilização de materiais didáticos sobre nosso sistema. No entanto, sem ter um entendimento claro sobre as dificuldades atuais, trouxemos a ideia de uma cocriação, para explorar esses pontos com os usuários e já captar a essência do que eles entenderiam de uma boa solução.
Não tem receita de bolo sobre introduzir o mindset de design, as oportunidades surgem e você tem que aproveitar. Nosso propósito era de fato ajudar o grupo de colaboradores a apresentar uma solução que realmente resolvesse problemas que nossos usuários enfrentam. E, junto a isso, nos motivamos com a oportunidade de fazer a empresa vivenciar pela primeira vez um dia como este. Um dia que estamos ao lado do usuário para ele nos ajudar.
Planejamento: o primeiro desafio da cocriação
Para dar certo é preciso muito planejamento. Existe um antes do workshop que é tão importante quanto o dia das dinâmicas.
Nós começamos a organizar o workshop com um mês de antecedência e isto foi essencial para conseguirmos selecionar os usuários, enviar os convites e organizar os lanchinhos. Contamos com nossa equipe de marketing para produzir materiais especiais e deixamos os convites com uma linguagem bem informal, sem contar detalhes do que aconteceria no dia do workshop e, ainda assim, tivemos a aceitação de todos os clientes convidados.
É muito importante as dinâmicas terem sentido e qual o resultado se espera. Afinal, elas estão totalmente conectadas e, conforme desenvolvíamos o cronograma, pensávamos a todo instante: “onde queremos chegar no final desta atividade?”.
Planejamos cada minuto do workshop. Mapeamos todas as possibilidades de dinâmicas que poderiam sofrer atrasos ou serem antecipadas. Isso foi fundamental para que o workshop fosse um dia realmente produtivo. Também é muito importante planejar os horários de integração, mesmo que seja um coffee ou uns minutinhos de bate-papo entre os usuários e o nosso time. Esses são momentos que valem ouro.
Depois, jogamos em uma planilha automatizada, que, conforme houvessem atrasos, ia sinalizando qual atividade sofreria redução. Isso deu consistência para a programação, não ficou faltando nada, mas ao mesmo tempo, nos deu poder de improvisação, ou seja, conforme o grupo se comportava, tínhamos uma margem de redirecionamento.
#ficaadica tornem-se melhores amigos de planilhas automatizadas ❤
O dia que fizemos história dentro da empresa
O frio na barriga foi inevitável. Chegamos no escritório sabendo que estávamos fazendo algo nunca feito antes na Mega. Tínhamos a empresa toda nos observando e tínhamos a incerteza se os clientes viriam. Até o workshop começar, tudo é uma incerteza.
Estiveram com a gente 9 usuários e 14 colaboradores. Antes do início do dia, conversamos com esses 14 colaboradores, explicando a dinâmica, principalmente para eles estimularem os clientes a falar e ouvi-los com atenção, tentando capturar o que eles traziam de problemas e inspirações.
Como tínhamos o desafio de melhorar o aprendizado do nosso sistema, rodamos 6 dinâmicas que conduziram os usuários a entrar no assunto até pensarem coletivamente em um conceito. Passamos por dinâmicas individuais, abertas e em grupos, seguindo o movimento do double diamond:
#1 Anagrama
Usamos esta dinâmica como aquecimento individual. Traçamos na folha a palavra DIDATICA e pedimos para todos os participantes escrevessem para cada letra uma palavra que para eles significasse ou representasse uma boa didática.
Ao final, fizeram uma discussão em grupo e cada grupo selecionou uma palavra principal. Fechamos a dinâmica com 4 palavras chave, que ao longo do dia, iríamos propor ideias que tivessem elas como essência.
#2 Brainstorm
A segunda atividade foi um brainstorm para mapear as principais dores sobre o aprendizado do nosso sistema. Para isto, distribuímos post-its de cores diferentes para nossos usuários e colaboradores, para que conseguíssemos depois analisar a fonte de cada item. De forma individual, foram surgindo itens e começamos a ter uma visão macro de dores sobre vários touchpoints com nossa empresa e como isso influenciava no uso e aprendizado do nosso software.
#3 Card sorting e priorização
Quando colocamos os post-its na lousa, os usuários nos ajudaram com o agrupamento de problemas similares, categorizando e priorizando. Assim, ficou mais evidente algumas dores que todos nossos clientes passavam e eles foram selecionados para a fase seguinte.
#4 Mapa mental
Novamente em grupo, iniciamos o segundo diamante com um mapa mental. No centro, colocamos as categorias selecionadas no card sorting e o grupo passou a escrever tudo que tinha em mente sobre elas, tanto oportunidades de melhoria quanto ideias. Deixamos aberto, justamente para alinhar o pensamento do grupo.
#5 Crazy 8's
Para mim, esta é uma das melhores ferramentas. Funciona muito bem para dar voz a todo mundo no grupo, sempre temos pessoas mais tímidas e outras mais expansivas e, desta forma, todos conseguem contribuir com ideias e tem o mesmo peso de votação. E não foi diferente na nossa cocriação, todos os participantes tiveram 8 minutos para propor 8 ideias e apresentaram para o grupo, que votou nos pontos que faziam mais sentido e eram mais interessantes.
#6 Painel semântico
Fechamos nosso workshop com uma atividade mais lúdica, que deu a oportunidade de cada grupo propor e apresentar uma solução. Levamos muitas revistas e materiais para eles idealizarem um painel semântico. Como há uma regra exata a ser seguida, isso possibilitou que cada grupo desse personalidade para o seu painel. O intuito desta ferramenta era poder extrair referências e conceitos básicos sobre como eles enxergam os problemas sendo resolvidos, assim como emoções e expectativas que eles têm com a solução.
O que aprendemos?
A cocriação foi uma ótima ferramenta para entendimento de um problema e nos possibilitou usar o conceito de solução dos nossos usuários como direcionamento para o projeto, afinal nosso desafio também é atender públicos completamente distintos em uma solução única.
Também quebramos alguns mitos, do tipo “não temos tempo para ouvir o usuário” e “o usuário não quer participar, ele quer algo pronto”. Derrubamos e enterramos estes pensamos. Estamos com o usuário ao nosso lado. Foi gratificante vê-los trabalhando nas dinâmicas sabendo que alguns viajaram por horas para estar lá e ainda nem sabiam por que estariam em nosso escritório.
No entanto, é muito importante conseguir trabalhar com a expectativa do seu cliente. Ele irá participar de momentos como este, mas ao mesmo tempo, o nível de expectativa e assertividade se eleva. Logo após a cocriação é importante sintetizar os aprendizados e já propor um plano de ação.
Por fim, o engajamento que traz para os colaboradores é muito além. É um sentimento de pertencimento, de fazer a diferença e de ser diferente. Estivemos com um grupo pequeno de colaboradores lá e agora, todos querem participar. Isso é construir cultura.
Como projeto, tivemos nossa meta atingida. Como #uxteam, conseguimos fazer história, estabelecer nosso espaço e mostrar que estamos aqui para ajudar a Mega.
E você? Como foi sua primeira cocriação? Comenta aqui um pouco de como foi. Ahh! E acompanhe nossas tantas outras primeiras vezes (ou não) aqui no Medium.
