Aprendizados após estruturar minha primeira Lean Inception

Facilitar uma Lean Inception pela primeira vez é um grande desafio. Neste artigo vou te contar um pouco da minha primeira facilitação e também apresentarei alguns aprendizados que obtive ao longo do planejamento e execução desse workshop colaborativo.

Em Agosto deste ano, eu participei de um treinamento chamado Lean Inception — Criando Produtos de Forma Assertiva ministrado pelo Anderson GONZAGA, aqui na Sênior Mega, em Itu. Nessa ocasião, tivemos a oportunidade de simular como seria uma Lean Inception, realizando toda a sequência de atividades e compreendendo mais a fundo como poderíamos aplicar essa metodologia para um produto real.

Decidimos aplicar a Lean Inception em um produto que estava em estágio de criação bem inicial, o Venda+ Web. Esse produto é uma iniciativa do nosso Squad de Vendas, que visa trazer maior simplicidade e agilidade aos processos de orçamentos e pedidos de vendas. A coordenadora da equipe de UX aqui da empresa, Amanda Ulitska me propôs o desafio de facilitar essa atividade, ao aceitar, fiquei responsável pelo planejamento, organização e execução desse workshop colaborativo.

O que é a Lean Inception?

A Lean Inception, é uma sequencia de atividades que visa definir quais serão as versões mínimas viáveis de um determinado produto. Originalmente, ela é realizada em 5 dias, segundo este cronograma, disponibilizado pelo Paulo Carolli, que é o autor do livro Direto ao Ponto: Criando produtos de forma enxuta. No entanto, devido as nossas limitações de prazo e recursos, decidimos realizá-la em apenas 1 dia. É muito importante ressaltar que caso possuam maior disponibilidade e deadline, o ideal é que ela seja feita em maior tempo para que haja aprofundamento nos temas e nas atividades.

Abaixo apresentarei alguns aprendizados que obtive ao longo de todo esse processo:

#1 Ler o livro é essencial

Logo que recebi esse desafio, a minha primeira ação foi ler o livro Direto ao Ponto: Criando produtos de forma enxuta, pois apesar de ter feito o treinamento anteriormente, ainda senti falta de compreender um pouco mais da teoria e da forma que poderia facilitar a atividade.

O livro tem uma leitura simples e bem didática e isso me ajudou a ler mais rápido e associar facilmente as atividades e suas regras de preenchimento.

#2 É muito importante preparar e planejar todos os detalhes

O planejamento e preparação dessa atividade foi o que demandou maior tempo e esforço. O Paulo Carolli recomenda em seu livro que seja dada uma atenção especial para essa etapa, pois é muito importante termos uma sala de guerra bem montada para que os participantes não precisem procurar por materiais ou precisem sair com frequência e assim acabar se distraindo. Então tomei bastante cuidado, para deixar tudo agendado e fazer as devidas solicitações (coffee, equipamentos e impressões).

Selecionei alguns clientes que possuíam em sua realidade o nosso usuário final, que seria o representante de vendas interno. Depois efetuei o recrutamento por e-mail e telefone, para que estes participassem conosco na parte da manhã. Decidi que fosse dessa forma, pois na parte da manhã faríamos algumas atividades nas quais a participação dos usuários seria vital( o que o produto é/não é/faz/não faz, personas e jornadas). Já havíamos realizado pesquisa de descoberta com usuários há um tempo atrás, mas resolvemos envolver nossos usuários na atividade de forma a obter dados mais atualizados.

Além destes pontos, utilizei também uma campanha de e-mails para engajar os participantes e stakeholders. Tive como base o artigo [#LeanInception] Agregue valor em sua Lean Inception engajando as pessoas participantes!, no entanto efetuei algumas adaptações na frequência e na quantidade de e-mails.

#3 Facilitar é mais que teoria

Foi a primeira vez que facilitei um workshop colaborativo aqui na Sênior Mega, então foi tudo bastante novo e bem desafiador. Apesar de já ter dado aula ou feito apresentações de resultados de pesquisas e de protótipos, nunca tive que intermediar discussões técnicas e ao mesmo tempo guiar as atividades para ao fim do dia termos um plano de desenvolvimento de um produto. O maior desafio foi ter uma postura mais reativa e ao mesmo tempo conciliadora, foi bem desafiador e muito massa!

Pesquisei bastante sobre técnicas de facilitação de workshops e outras atividades colaborativas. Nestes materiais encontrei algumas dicas bacanas, por exemplo, como ter uma postura neutra e estar aberta aos feedbacks dos participantes. No entanto, encontrei muita teoria e alusões mais subjetivas que não me davam um direcionamento mais prático, isso trouxe certa ansiedade e apreensão à respeito de como poderia agir ao longo das atividades. Por diversas vezes, me senti insegura pois a medida que ensaiava (sim, eu ensaiei!) surgiam dúvidas como:

E se ocorresse alguma discussão mais ríspida, como agir?

E se os participantes não se engajassem nas atividades?

E se não conseguíssemos concluir no tempo determinado?

Para que essas situações não se concretizassem, tive que ficar bem atenta ao cronômetro, apesar de em alguns momentos permitir fluir um tempo a mais nas discussões. No início do workshop realizei com os participantes um “quebra gelo” dessa forma todos puderam se apresentar e descontrair um pouco, para que o clima ficasse mais tranquilo. Por vezes, precisei também intermediar as discussões ou realizar algum tipo de engajamento nas atividades(principalmente no período da tarde, pois as atividades exigiam maior carga mental dos participantes). No geral, todas as atividades fluíram muito bem e boa parte das situações que me causaram tanta ansiedade e apreensão, nem mesmo ocorreram.

Ao fim da Lean Inception, percebi que facilitação só se aprende praticando. Foi com a prática que pude perceber algumas habilidades que preciso desenvolver melhor, assim como também pude perceber que gosto muito de fazer atividades colaborativas.

#4 Documente tudo!

Essa dica eu vi no livro, mas confesso que não a apliquei com tanta veemência. Ao documentar no Board Digital, senti falta de alguns comentários ou melhores descrições. Então, se você for realizar uma Lean Inception, lembre-se de documentar as principais decisões realizadas durante a atividade e também de incentivar os participantes a descrevem claramente o que precisa ser feito ou a anotar observações referentes aos pontos levantados ao longo de todo o processo.

#5 Uma atividade depende da outra

Parece bem óbvio porque mencionei na introdução que a Lean Inception é uma sequência de atividades, mas na prática os participantes não sabem ao certo o que será feito durante todo o workshop e porque estão preenchendo tantos canvas. Por isso cabe uma explicação bem feita das ferramentas e de sua importância para que o entendimento seja antecipado e para que haja maior engajamento durante as atividades que estão por vir.

Para Finalizar

Foram diversos aprendizados pessoais e profissionais e um grande desafio facilitar pela primeira vez uma Lean Inception, aqui na Senior Mega. Foi também muito gratificante poder ver que ao final de todas as atividades, os participantes estavam felizes por terem feito parte de todo o processo de definição deste produto.

E você, já organizou e facilitou uma Lean Inception?Se sim, como foi sua experiência? Deixe aqui nos comentários suas experiências ou dúvidas à respeito do planejamento, organização e execução!