Como foi estruturar e facilitar um Workshop de Inovação para 39 colaboradores
Se eu tivesse que resumir em uma frase essa experiência, eu diria: uma das experiências mais ricas que tive a oportunidade de vivenciar.
Em fevereiro de 2018, recebi o desafio de estruturar, junto da minha líder Adriane Tavares Quintas, um Workshop de Inovação de 8 horas para os colaboradores da Mega Sistemas. Além disso, fiquei responsável por facilitar o workshop para os colaboradores da unidade Matriz em Itu/SP.
Eu, particularmente, sempre fui entusiasta de educação (minha mãe, que trabalha com educação há mais de 20 anos, talvez tenha culpa nisso) e vi nesse desafio uma oportunidade de usar experiência do usuário para proporcionar uma experiência de aprendizado diferenciada.
O objetivo desse workshop era que os colaboradores tivessem autonomia para, juntos e de forma colaborativa, desenvolverem inovação e gerarem valor. Para atingir esse objetivo, decidimos apresentar, ensinar como utilizar e praticar com eles algumas ferramentas de design que utilizamos nos projetos no nosso dia a dia no #uxteam.
Princípios do workshop
O usuário do workshop era o colaborador de qualquer área da Mega Sistemas, ou seja, que tinha pouca ou nenhuma familiaridade com o processo e as ferramentas de design. Dessa forma, elencamos alguns princípios para estruturar o workshop.
Princípio #1: Utilidade
Nós decidimos que seria interessante trabalhar durante o workshop em problemas reais da empresa, para que eles vissem que era possível aplicar e utilizar as ferramentas de design dentro do contexto deles.
Para isso, ao se inscrever no workshop, o colaborador poderia indicar um problema da empresa. Fizemos uma curadoria dos problemas enviados por eles, identificando aqueles que ofereciam mais possibilidades para explorar.
Disponibilizamos esses problemas em um Painel de Dores e, no início do workshop, cada grupo escolheu uma dor para trabalhar. Era necessário que alguém do grupo se identificasse com a dor escolhida pois seria entrevistado e falaria sobre ela na etapa de entendimento do problema.
Princípio #2: Dinâmico
Sabíamos que o usuário do workshop era uma persona que gosta de treinamentos mãos na massa, então tivemos uma preocupação constante em selecionar e estruturar atividades que fossem dinâmicas.
A apresentação individual, a formação de equipes e todas as ferramentas foram abordadas de uma forma que estimulasse a interação e colaboração. Além disso, para fechar a parte conceitual, fizemos um quizz de inovação e uma dinâmica de criatividade para estimular o pessoal antes de entrarmos na parte de entendimento do problema.
Princípio #3: Didático
O Double Diamond foi a base do workshop. Fizemos uma primeira seleção de diversas ferramentas de design dentro de cada fase. A partir disso, selecionamos as ferramentas que julgamos serem mais aderentes ao contexto da Mega Sistemas e que poderiam ser aprendidas de forma mais rápida e fácil.
Muitas das ferramentas selecionadas, nós reestruturamos de forma que ficasse ainda mais didática. Para todas as ferramentas, nós criamos templates próprios com a identidade da empresa e disponibilizamos em um espaço no Confluence com as instruções de uso, para que pudessem ser acessadas por todos após o workshop.
Como foi facilitar o workshop
Eu já havia auxiliado diversos times dentro da Mega Sistemas com co-criações e participado de Design Sprints, mas nunca havia ministrado e facilitado para tantas pessoas e com essa carga horária, então eu estava bastante ansiosa sobre como seria. Essa ansiedade criava inúmeros questionamentos na minha cabeça como:
Vou travar?
Terá participação do pessoal?
Vou conseguir ser clara o suficiente?
Vou conseguir explicar de forma didática as ferramentas?
Vou conseguir auxiliar os grupos de maneira útil e eficiente?
A parte inicial do workshop consistia em um apanhado de conceitos principais para deixar todos na mesma página. Estruturamos de uma forma que fosse interativa, para estimular o pessoal.
No primeiro dia do workshop da primeira turma, a participação do pessoal nesse primeiro momento foi eliminando esses questionamentos. Quanto mais ia avançando com as dinâmicas e ferramentas, melhor ficava a troca com a turma.
O domínio das ferramentas, a segurança sobre como utiliza-las e as dicas sobre gerenciamento de conflitos dadas pela minha líder Adriane Tavares Quintas foram fatores essenciais para que eu conseguisse lidar com as situações que foram surgindo, quando alguns grupos travavam em algum ponto ou alguma questão na aplicação das ferramentas.
Os projetos apresentados e feedbacks dados pela primeira turma foram ótimos e me deram confiança necessária para tocar a segunda turma com ainda mais naturalidade.
Na segunda turma, já não me sentia tão ansiosa, mas vale ressaltar que cada turma do workshop foi uma experiência a parte. Cada pessoa é um mundo, com sua própria bagagem e experiências e combinações diferentes de pessoas geram resultados diferentes. É aí que vejo a mágica do trabalho colaborativo e co-criativo.
Deixo meus sinceros agradecimentos pela confiança depositada em mim pela Adriane Tavares Quintas e pela Mega Sistemas para fazer esse workshop acontecer. Além disso, agradeço a cada um que participou do workshop e colaborou para que fosse uma experiência incrível.
Por fim, deixo alguns feedbacks enviados pelos participantes do workshop:
Quer saber mais detalhes sobre quais dinâmicas abordamos e como? Deixe seu comentário! :)
