Comment faire une rétrospective de sprint et continuer de s’améliorer en full remote ?

Quels sont les objectifs d’une rétrospective de sprint ?

La rétrospective de sprint est une cérémonie qui favorise l’amélioration continue dans une équipe.

Cette instance permet de créer un cadre dans lequel les membres de l’équipe peuvent célébrer les succès et remettre en cause ce qui ne fonctionne pas suffisamment bien.

La rétrospective contribue à avoir une équipe unie et efficace.

Chez Meilleurs Agents, pour les rétrospectives de sprint, nous utilisons le format “KDS” :

• Keep : ce qui a bien fonctionné et que nous voulons conserver ;
• Drop : ce qui n’a pas bien fonctionné et que nous voulons améliorer
• Start : action à mettre en place pour s’améliorer
• Questions

L’animation du KDS en 3 points :

1. Pendant 10 minutes, chaque participant écrit sur des post-it ses keeps, drops, starts et questions.
2. Une fois les 10 minutes passées, chaque participant vient présenter ses différents points.
3. Des porteurs sont attribués aux starts afin de s’assurer que l’action va être faite et un moment est pris pour répondre aux questions.

D’autres formats sont actuellement expérimentés dans nos équipes et nous ne manquerons pas de vous faire partager nos retours.

Pourquoi est-il essentiel de faire des rétrospectives de sprint, même quand l’équipe est en full remote ?

La rétrospective est un espace de communication qui a pour but de régler les différents problèmes qui n’ont pu être réglés pendant le sprint.

Lorsqu’une équipe commence à travailler en full remote, il est très important de garder ce rituel, pour plusieurs raisons :

• Il y a beaucoup moins de communication informelle et donc beaucoup moins d’opportunités de régler les différents problèmes rencontrés lors du sprint avant la rétrospective.
• Les process mis en place jusqu’alors peuvent être remis en question car ils ne correspondent plus à la façon de travailler de l’équipe. Il convient donc de prendre un moment pour réfléchir à ces problématiques et trouver des solutions.
• Certaines personnes n’ont peut-être pas l’habitude de travailler en full remote et sont plus où moins isolées, des actions collectives doivent être mises en place pour que chacun se sente à l’aise et puisse travailler dans de bonnes conditions.
• La vie de l’équipe continue et il y a encore de la place pour s’améliorer.

La rétrospective est un très bon moment pour faire évoluer les pratiques d’une équipe ou d’une entreprise, c’est d’autant plus vrai quand elle passe en full remote.

Comment organiser et animer les rétrospectives en remote ?

Cette problématique n’est pour nous pas nouvelle puisque les collaborateurs des équipes Produit / Tech pouvaient déjà télétravailler jusqu’à deux jours par semaine avant la crise du COVID-19. Le passage en full remote a donc été un test pour les pratiques que nous avions déjà mises en place.

Choix de l’outil

Le meilleur outil est celui qui convient le mieux à votre façon de faire des rétrospectives. Nous avons opté pour GoReflect, un outil qui permet de créer des tableaux virtuels (avec des modèles par défaut et la possibilité de créer des tableaux personnalisés). Notion ou Jira peuvent aussi fonctionner mais la fonctionnalité de GoReflect qui permet de ne dévoiler les tickets ajoutés qu’à un moment précis nous a séduit.

Animation

Nous avons légèrement modifié le déroulement de la rétrospective KDS :

Les tickets masqués de l’équipe sur goReflect

1. Pendant 10 minutes, chaque participant écrit sur goReflect ses keeps, drops, starts et questions. Nous avons choisi de conserver ce moment au début de la rétrospective et de ne pas demander aux participants de préparer à l’avance les différents tickets : cela permet à chacun d’avoir un temps dédié de réflexion. Les tickets ajoutés sont alors cachés via l’interface.
2. Une fois les 10 minutes passées, nous affichons alors tous les tickets (on ne peut pas le faire par personne) et pour chaque colonne, nous passons sur l’ensemble des tickets, les un après les autres. Chaque personne va donc intervenir plusieurs fois dans chaque colonne puisque l’ordre de parole dépend de l’ordre des tickets. Cela diffère de la méthode originale où chacun venait présenter tous ses tickets, pour toutes les colonnes, d’un coup sans attendre de réaction de la part des autres membres de l’équipe. Chaque personne peut également ajouter des réactions sur les tickets ou les commenter. Cet ensemble permet d’avoir une rétrospective plus dynamique et avec plus d’échange. Un animateur s’assure pendant cette phase que chacun parle de ses propre tickets et que les discussions ne dérivent pas trop. Lors de nos dernières rétrospectives, son rôle était très limité car l’équipe est déjà habituée à l’exercice.
3. Des porteurs sont attribués aux starts afin de s’assurer que l’action va être faite et un moment est pris pour répondre aux questions. Il n’y a à cette étape pas de changement avec la rétrospective colocalisée.

Suivi des starts

Les actions à mettre en place, toujours associées à un porteur, sont ajoutées à un kanban. Cela nous permet de faire un point chaque semaine sur l’avancement des différentes actions. Si nous avions à la base un kanban physique dans l’open space, nous sommes maintenant passés sur un kanban numérique avec Notion.

La rétrospective à distance, une rétro comme les autres ?

En temps normal, une partie seulement des participants de la rétro travaille à distance. L’autre partie de l’équipe se réunit généralement dans une salle de réunion et se charge de la communication avec les personnes à distance. Étonnamment, nous avons remarqué que les rétrospectives dont tous les participants sont à distance sont plus efficaces ! En effet, chacun étant équipé d’un micro et d’un écran, les échanges paraissent plus fluides et la communication générale semble de meilleure qualité.

Finalement les rétrospectives en full remote ne sont pas vraiment différentes de celles organisées quand l’équipe est colocalisée mais elles demandent un peu plus de préparation et d’effort d’animation.

Certains points doivent néanmoins être surveillés avec encore plus d’attention que d’habitude : veillez à ce que chacun puisse s’exprimer et faites en sorte de maintenir une bonne dynamique malgré la distance.

Si vous avez d’autres conseils ou outils pour préparer et animer une rétrospective de sprint, n’hésitez pas à nous les partager !

Pour en savoir plus sur la façon dont nous avons adapté nos rituels au full remote cliquez ici !