Comment réussir sa démo en full remote ?

Je rigole, j’étais plutôt content de l’organiser en réalité !

Ma tête quand on me dit qu’il faut organiser une démo pour 80 personnes en confinement et que ça va être bien parce que ce sera du “baume au coeur”.

Quels sont les objectifs d’une démo ?

Chez Meilleurs Agents nous organisons toutes les deux semaines la Démo Customer Experience.

Comme l’indique son nom, ce moment est réservé à la présentation de projets tech, produit, data ou marketing sur lesquels ces différentes équipes travaillent et qu’elles souhaitent partager au plus grand nombre. Voyez ça comme une synchro bi-hebdomadaire avec toutes les équipes de notre pôle Customer Experience.

Les démos ont toujours lieu le vendredi après midi en fin de sprint, dans un grand auditorium, dans lequel chaque membre du pôle Customer Experience peut prendre place pour écouter les différents présentateurs pendant 50 minutes et poser toutes ses questions librement. C’est avant tout un moment au cours duquel chacun partage les informations importantes de son équipe afin d’être certain d’être bien aligné sur tous ces sujets mais c’est aussi l’occasion de célébrer les projets lancés avec succès.

Traditionnellement, nous avons toujours une dizaine de personnes qui se joignent à nous en remote via visio-conférence et cela se passe très bien. Mais là il était plutôt question de le faire pour 80 personnes, chose assez inédite comme vous l’imaginez.

Pourquoi est-il essentiel de faire des démos, même quand l’équipe est en full-remote ?

Les rituels d’entreprise ont toujours un aspect social qui leur est associé. C’est pour cela que chez Meilleurs Agents nous avons décidé de maintenir au maximum nos rituels pendant cette période de confinement et de nous adapter.

Conserver la démo nous permet de:

• Garder le moral et avoir un moment d’interactions sociales.
• De nous assurer que les choses avancent et continuer à partager des informations importantes à toutes les équipes.
• Avoir la possibilité de présenter des projets dont nous sommes fiers car malgré le confinement nos équipes continuent de développer de nouveaux produits et améliorer nos produits existants.

Mais comment faire pour organiser une démo en remote efficace mais aussi interactive ? C’est il me semble le point le plus important pour maintenir du lien et créer une expérience agréable et impactante pour tout le monde.

Comment organiser et animer une démo en télétravail ?

Moment légendaire de la série, The Office

0) Centraliser la communication en amont et garder un seul canal.

“Okay, too many different words are coming at me from too many different sentences.” — Michael Scott

En amont de la démo, nous avons essayé de prendre encore plus d’avance que d’habitude et de centraliser au maximum la communication.

Il faut commencer par désigner l’organisateur. Attention, il en faut un et un seul, cela ne veut pas dire qu’il ne sera pas aidé mais qu’il est bien le seul responsable de l’exécution, de la réalisation de la démo et surtout de toute la communication qui entoure l’événement. (Principe un peu similaire: aux DRI ou Direct Responsible Individuals de Gitlab — https://about.gitlab.com/handbook/people-group/directly-responsible-individuals/)

1) Prévenez à l’avance que l’événement est maintenu en mettant l’accent sur le fait que ce sera unique, créez de l’attente !

L’objectif de ce mail est de rassurer sur le fait que l’événement est maintenu. L’outil et le moyen ont peu d’importance ici, la preuve nous avons finalement décidé de passer sur un autre outil que celui annoncé dans le mail de communication.

2) Préparez votre outillage

Nous utilisons d’habitude BlueJeans pour nos visioconférences. Néanmoins après une vérification rapide, il est impossible d’inviter plus de 100 personnes sur un appel BlueJeans et à vrai dire l’idée de devoir gérer 100 personnes ayant la possibilité de cliquer sur unmute et partager au cours de la démo les cris de leurs quatre enfants affamés me paraissait peu attirante. Je suis donc parti à la chasse aux outils et découvert Google Meet qui vient de sortir une option Live Stream.

3) Google Meet et l’option Live Stream

Si vous utilisez déjà la suite Google il y a de grandes chances pour que vous ayez déjà accès à cet outil. Si vous ne le voyez pas dans vos applications Google demandez à votre administrateur Google de vous activer l’option.

Quel est le principe du live stream ? Sur un live stream vous pouvez inviter jusqu’à 100 000 personnes qui auront uniquement accès à la vidéo et au son mais ne pourront pas interagir avec les présentateurs. Idéal n’est-ce pas ?

D’un côté les présentateurs rejoignent un appel Google Meet en visio-conférence et font leur présentation en partageant leurs écrans et de l’autre côté les spectateurs suivent la présentation en direct (bon rien n’est parfait.. il y a quand même quelques secondes de latence) sur le lien live stream.

4) Créer l’évènement

Il vous suffit ensuite de créer un événement Google Agenda et d’ajouter le lien live stream dans l’invitation. Une fois que vous avez fait ça, vous pouvez renvoyer un mail aux participants en indiquant bien que le lien sur lequel il faut cliquer est celui du live stream et pas le premier lien Google Meet de l’invitation.

Petite astuce: sur la présentation de la démo insérer quelques slides rappelant les règles de la démo à savoir :

1. Tous ceux qui ne présentent pas passent sur le lien live stream (Insérer le lien)
2. Tous les présentateurs doivent se mettre en mute tant qu’ils ne présentent pas.

Exemple d’une slide d’introduction — Vous pouvez aussi y rajouter un tutoriel pour la partage d’écran

5) Animer la réunion grâce à Slack

Vous êtes presque prêts. Néanmoins les personnes qui regarderont le live stream ne pourront pas interagir avec les présentateurs; il faut donc créer un canal de communication asynchrone entre le présentateur et le spectateur, Slack ou n’importe quel autre service de messagerie peut vous aider.

Dans le service de messagerie de votre choix, créer une chaîne dédiée à la démo, par exemple #questionsdemo et invitez-y tous les participants en précisant que le but de cette chaîne est de recueillir les questions au fil de la démo.

Petite Astuce: Proposez aux participants de préfixer leurs questions par un gros: [QUESTION] afin de faciliter la modération, croyez moi, cela vous aidera à identifier les vraies questions auxquelles il faut répondre.

Pour la démo en elle-même, les présentateurs partagent leurs écrans avec leur présentation et commencent à présenter comme s’ils étaient dans une salle physique. À la fin de chaque présentation l’animateur de la démo se charge de faire le relai entre la chaîne slack et les présentateurs en prenant le soin de répéter les questions pour que les participants du live stream sachent quelle question est traitée.

En suivant ces 5 étapes vous pourrez mener un démo qui permet de :

• Partager le bon niveau d’information à tout le monde.
• Créer un moment de sociabilisation et d’échange.
• Donner un élan d’espoir et de motivation bien nécessaire en ces temps compliqués pour toutes les équipes.

Comment s’améliorer pour la(les) prochaine(s) démo(s) ?

En fin de compte, organiser une démo en full remote ne requiert qu’une seule chose : de l’organisation. Cependant il y a certaines choses qui peuvent être améliorées pour créer une démo encore plus impactante. Voici un retour d’expérience rapide sur notre première démo en remote et les choses que nous avons prévus d’améliorer pour la prochaine démo en remote:

1. Enregistrer les live stream pour les personnes ne pouvant pas se rendre disponible à l’heure de la démo et partager la vidéo après la démo. L’outil Google Meet offre une fonctionnalité native pour enregistrer les live stream.
2. Systématiser ce mode opératoire pour la période qui suivra le confinement afin d’améliorer l’expérience des travailleurs en remote !

Si vous voulez en savoir plus sur la façon dont nous avons adapté nos rituels au full remote cliquez ici !