Conseils pour réussir son atelier de Storymap

Ceci n’est pas le 100ème article sur les Storymaps, mais surtout une liste de conseils et astuces que nous mettons en place chez MeilleursAgents pour les réaliser. Si vous ne disposez que de peu de temps, vous pouvez télécharger notre template pour préparer une Storymap.

Qu’est-ce qu’une Storymap ?

La Storymap est un outil inventé par Jeff Patton en 2005 et introduit dans cet article. Elle permet de lister et ordonner des User Stories dans un projet ou un produit de manière macroscopique afin d’obtenir une liste priorisée par pans fonctionnels. Elle a aussi l’avantage de d’aligner l’équipe quant aux moyens d’atteindre l’objectif.

Comment organiser votre atelier de Storymap ?

Choisissez qui inviter

L’objectif de l’atelier de Storymap est de recueillir et d’organiser l’ensemble des besoins et idées de l’équipe projet. C’est donc l’équipe projet dans son ensemble qu’il faut inviter. Chez MeilleursAgents nous avons en général des personnes des opérations (personnes qui sont en contact tous les jours avec nos clients et utilisateurs), du marketing, du produit, de la tech et du comité de direction. Cela représente environ 10 participants et nécessite deux animateurs.

Préparez votre support

Le support que vous allez présenter au début de l’atelier est très important. Chez MeilleursAgents, nous avons pour habitude d’y intégrer :

• L’objectif de l’atelier et l’agenda. Communiquer à tous le livrable attendu en fin d’atelier va permettre aux participants de mieux comprendre ce qu’ils vont faire pendant l’atelier.
• Un rappel de la vision du projet. Toutes les personnes présentes à la Storymap ne connaîtront peut-être pas exactement les objectifs du projet, les rappeler est important puisque la vision est le filtre de la Storymap, toute idée proposée doit permettre de répondre à la vision.
• Une explication de ce qu’est une Storymap. Il est fort probable que certains participants de l’atelier n’aient jamais participé à une Storymap. Il est important de les rassurer en leur expliquant ce qu’est une Storymap, le déroulé de celle-ci ainsi que la contribution attendue. Montrer un exemple fictif de Storymap permet en général aux participants de mieux visualiser ce qu’ils vont faire ainsi que le livrable de l’atelier.
• Rappeler les règles de l’atelier.
• “La Storymap n’est pas un cahier des charges”, rappeler cette règle est importante car elle permet d’éviter de créer de la déception si certaines idées ne sont pas retenues ou priorisées.
• “Toutes les idées sont les bienvenues”, il ne faut pas qu’il y ait de frein pour proposer des idées.
• “Écoute et bienveillance doivent être de mise”, cela va de soi mais il est important de le rappeler.

Certaines personnes impriment ces règles de façon à ce qu’elles soient toujours visibles pendant l’atelier.

Préparez votre matériel et la salle

Pour faciliter le déroulement de l’atelier, n’oubliez pas de préparer :

• Des post-it de deux couleurs différentes.
• Autant de feutres que de personnes participantes.
• Un paperboard (si il n’y a pas de tableau dans la salle, un mur peut aussi faire l’affaire).
• Prévoyez des bouteilles d’eau si l’atelier dure une demi-journée.

Afin que l’atelier soit agréable pour tous, prévoyez une salle spacieuse dans laquelle les participants pourront à la fois s’assoir et se déplacer. Il faut également que l’endroit où les post-it seront déposés soit accessible à tous.

Déroulement de l’atelier

Un atelier de Storymap, comme tout brainstorm se divise en général en deux phases.

La phase de divergence

L’objectif de cette phase est de recueillir toutes les idées de la part des participants tant qu’elles répondent à la vision. Voici les moments importants :

• Précisez le niveau de détail que vous attendez dans les idées proposées car celui-ci ne sera pas le même si vous créez un nouveau produit ou si vous procédez à une refonte du login sur un site web. Pour aider les participants à comprendre ce que l’on attend d’eux, n’hésitez pas à montrer un exemple conforme à vos attentes et un non conforme.
• En fonction de la complexité du sujet, laissez entre 5 et 10 minutes aux participants pour noter toutes leurs idées sur des post-it en lettres capitales. Deux minutes avant la fin du temps imparti, rappelez que le temps est presque écoulé. Si vous sentez que les participants ont besoin d’un peu plus de temps, vous pouvez ajouter quelques minutes. Vous pouvez afficher un minuteur sur votre écran pour aider les participants à gérer leur temps. Je vous conseille ce minuteur qui est assez pratique.
• Une fois le temps écoulé, chacun vient présenter ses idées et coller ses post-it sur le tableau (ou le mur !). Si vous avez besoin de gagner du temps, proposez aux participants de vous donner leurs post-it s’ils ont la même idée. Coller les mêmes idées ensemble permettra de faire ressortir les idées les plus répandues et d’accélérer la suite de l’atelier. Si la personne qui anime a également des idées, elle peut passer en premier pour montrer l’exemple. Attention : il est déconseillé que l’animateur soit aussi contributeur, sinon il se retrouve dans le rôle de juge et jury !
• Si vous craignez qu’une personne parlant généralement beaucoup fasse déraper le timing, vous pouvez commencer par la personne à sa gauche et tourner dans le sens des aiguilles d’une montre, ainsi elle interviendra en dernier et toutes les autres auront pu s’exprimer librement dans le temps imparti.
• Si vous animez l’atelier à deux (fortement conseillé), un des deux animateurs peut placer et regrouper les tickets en colonnes pendant que l’autre anime l’atelier (une colonne pouvant être associée à une épique). Il est indispensable de présenter les thèmes et de s’assurer que les participants sont d’accord avec ceux-ci. Il faut également leur dire que ces thèmes sont des “brouillons” et pourront être modifiés à leur convenance.

La phase de convergence

Une fois que tous les tickets ont été présentés et regroupés par thème (chaque colonne est un thème), il est temps de les prioriser. Ce travail doit être fait par les participants, le rôle de l’animateur est de jouer le facilitateur :

• Priorisez toutes les idées entre elles, surtout si la Storymap est très petite. Dans le cas contraire, il est possible de ne prioriser que les tickets les plus importants et de hiérarchiser le reste par la suite.
• Passer à une autre colonne plus facile et revenir ensuite aux tickets difficiles à prioriser peut vous aider si certaines colonnes sont difficiles à ordonner.
• Demandez au participants ce dont ils auraient besoin pour trancher si aucun consensus n’est trouvé en terme de priorisation entre deux tickets et revenez vers eux une fois que vous aurez tous les éléments. Attention néanmoins à ne pas utiliser cette possibilité trop tôt dans l’atelier ou trop souvent, les participants seraient alors tentés de choisir cette option trop facilement.

Une fois que toutes les colonnes sont priorisées, il est important que l’équipe projet s’accorde sur ce que doit contenir la première version du produit. Pour cela il est utile de tracer un trait horizontal et qui passe dans les différentes colonnes : ce qui est au dessus sera dans la première version du produit, ce qui est en dessous pourra arriver plus tard et n’est pas essentiel. Essayez au maximum de conserver uniquement ce qui est essentiel et sans quoi on ne répondrait pas à l’objectif.

Si vous avez plus de temps, il est possible de séparer les idées en utilisant les catégories de MoSCoW : must have, should have et could have.

Après l’atelier

• Numérisez votre storymap, cela vous permettra de la partager et rendra son édition plus facile (nous n’avons d’ailleurs toujours pas trouvé d’outil adéquat pour visualiser ce contenu).
• Envoyer un compte rendu par mail avec la version numérique à toutes les personnes de l’équipe projet, même à celles qui n’ont pas pu participer.

Variante si vous avez plus de 15 participants

Si vous attendez de nombreuses personnes pour votre Storymap, il peut être intéressant de procéder différemment. Une idée est de créer des groupes de 4–5 personnes pour les faire travailler ensemble.

Voici un déroulé possible :

• Etape 1 : Individuellement, chacun écrit toutes les fonctionnalités qui lui semblent intéressantes — 10 minutes.
• Etape 2 : En groupe de 4 ou 5, chacun présente ses idées, il est possible en parallèle de commencer à créer des colonnes. Après cela, toujours en groupe, prioriser les fonctionnalités — 10 minutes.
• Etape 3 : Un délégué pour chaque groupe vient présenter les différents tickets devant les autres groupes. On reprend alors à partir d’ici le déroulé classique d’une Storymap — 20 minutes.
• Etape 4 : Une fois que tous les tickets sont mis dans des colonnes, affecter une ou plusieurs colonnes à chaque groupe pour qu’ils priorisent — 10 minutes.
• Etape 5 : Avec tout le monde en fin d’atelier, repasser sur chaque colonne pour vérifier que les tickets les plus en haut sont bien les plus prioritaires (temps variable, prévoir au moins 20 minutes).

Attention pour cette variante, il est nécessaire d’avoir au moins deux animateurs afin de pouvoir aider chaque groupe.

Et après ?

Une fois la Storymap produite, nous aimons chez MeilleursAgents animer un atelier de macro-costing. En plus de nous donner une première idée du temps de développement nécessaire, cela nous donne une clé d’arbitrage supplémentaire sur les sujets que nous n’avions pas réussi à prioriser en Storymap. En fonction des sujets, celui-ci sera suivi ou non d’un cadrage technique. Ce macro-costing est réalisé avec les Tailles de T Shirt.

Pour être sûrs de n’oublier aucune des étapes, vous pouvez utiliser notre template pour préparer et animer une Storymap.

Si vous avez d’autres conseils pour préparer et animer un atelier de Storymap, n’hésitez pas à nous les faire partager !