Comment organiser un design studio à distance ?
Qu’est-ce qu’un design studio ?
Un design studio est un atelier de conception collaborative et participative.
Le but est de générer rapidement des solutions de conception à une problématique de design, en intégrant les perspectives de diverses parties prenantes (marketing, sales, développement, produit…).
Le design studio est basé sur un cycle itératif alternant création de concepts sous forme de sketchs, présentation des solutions trouvées et critique constructive par le groupe.
Le design studio en trois mots : “Créez, présentez, critiquez”
Le déroulé d’un design studio chez Meilleurs Agents
Un design studio commence par une présentation de la part de l’animateur·rice détaillant : le sujet, le contexte, les contraintes, les retours utilisateurs ainsi que le déroulé du design studio. Ce déroulement peut être résumé comme ceci :
- présentation du sujet — 20min
- présentation du benchmark — 5min
- échauffement individuel : sketcher un maximum d’idées en 8–10min (non présentées)
- production individuelle reprenant 1 ou 2 idées de la phase précédente : chacun produit une esquisse précise et soignée devant être comprise par les autres participants sans présentation ni explications — 20min
- votes silencieux : toutes les propositions sont affichées, chacun·e peut voter pour une proposition entière ou une partie d’une proposition (3 votes par personne) — 5min
- critique des propositions — 5min max par proposition
Pour effectuer nos design studios, nous adaptons la méthodologie du Crazy eight’s pour les différents cycles itératifs de sketching.
Un design studio se déroule sur environ 1h30- 2h, comptez bien 2h pour un atelier en remote. Nous essayons généralement d’être maximum 7–8 participants pour respecter le timing et garder un niveau de concentration adapté.
Pourquoi il est important de continuer à faire des design studios en remote ?
Chez Meilleurs Agents, nous faisons régulièrement des ateliers de co-conception et notamment des design studio en phase de conception. Ces ateliers permettent de générer de nouvelles idées et d’impliquer les différentes parties prenantes d’un projet. Chacun·e peut ainsi s’exprimer, contribuer et aussi apporter les contraintes propres à son métier.
Pendant cette période de confinement, nos projets continuent d’avancer le plus normalement possible, nous avons donc décidé de chercher des solutions pour maintenir ces ateliers.
Comment organiser un design studio à distance ?
Prévenir les participants
Organiser un atelier à distance demande un peu de préparation, il faut notamment prévenir les participants·es qu’ils auront besoin de matériel (papier, feutres, téléphone, ..) et leur donner accès aux différents outils en ligne utilisés lors du design studio. Nous envoyons un mail dans ce sens deux jours avant l’atelier.
Le jour J, commencer par une présentation du sujet
L’atelier débute avec une présentation du sujet et des contraintes par l’animateur·rice, comme lors d’un design studio en présentiel. Elle / il présente également le benchmark effectué en amont pour permettre aux participants·es de se projeter et de s’en inspirer. Nous utilisons Google Meet pour échanger tout le long du design studio.
L’échauffement
Les participants·es esquissent ensuite des solutions de façon individuelle, sur papier. Il n’y a pas besoin d’avoir de compétences en dessin, le but est seulement de schématiser une interface avec des éléments simples et compréhensibles. Au cours de cette première phase d’échauffement, ils sketchent un maximum de solutions “brouillon” en 10min. Ces esquisses ne sont pas présentées aux autres.
La production individuelle
La seconde phase, de 20 minutes, permet aux participants·es d’aller plus loin dans leur réflexion. Elles / Ils sélectionnent une ou plusieurs idées de la première phase de sketching pour produire un dessin plus propre et abouti, qui devra être assez clair pour que les autres participants·es comprennent l’idée sans avoir besoin d’explications.
L’animateur·rice précise qu’elle / il est là pour répondre aux questions tout le long de ces phases de sketching. A la différence d’un atelier en présentiel, elle / il ne peut pas voir au fur et à mesure ce que les participants·es produisent et les aider si besoin.
Le vote silencieux
Après cette phase de sketchings, les participants·es envoient à l’animateur leur production via Slack par exemple.
L’animateur·rice centralise ensuite les propositions dans un fichier commun et accessibles à tous les participants·es : nous avons de notre côté utilisé Whimsical, il faut compter quelques minutes pour cette partie mais cela permet aux participants de faire une petite pause bien méritée. L’important pour cette partie est d’avoir un outil qui permet d’avoir toutes les propositions au même endroit, de pouvoir zoomer facilement pour voir les détails et permettre également aux participants·es de voter pour la ou les idées qu’elles / ils trouvent les plus pertinentes.
En amont de l’atelier, l’animateur·rice prépare le fichier Whimsical avec 3 “gommettes” de couleur pour chaque participant·e et donne accès au fichier à tout le monde :
A l’instar d’un design studio en présentiel, les participants·es votent, soit pour une partie d’une idée qu’elles / ils ont trouvé intéressante, soit pour la totalité de la solution en mettant une gommette au dessus de celle-ci.
La phase de critique
L’animateur·rice passe en revue toutes les propositions une à une (l’idéal étant de partager son écran via Google Meet). Pour chacune, elle / il met l’accent sur les parties qui ont eu le plus de votes et fait réagir les participants·es. S’ils ont des difficultés à s’exprimer, l’animateur·rice peut prendre des angles différents : est-ce une solution techniquement réalisable ? Cette solution est-elle plus logique que la précédente ? Les remarques positives et négatives sont inscrites en dessous de chaque proposition.
Lors d’un design studio en présentiel, lorsque le temps le permet, on peut terminer par une phase de conception en commun où on tente de faire converger les différentes idées vers une solution commune.
A défaut de pouvoir faire cela par manque de temps ou lors d’un atelier à distance, il est important de faire une synthèse avec les participants·es des idées les plus intéressantes et d’arbitrer ce qu’on pourrait réellement mettre en place ou tester par la suite. Cette synthèse peut être faite simplement sous forme de liste.
Conclusion
Cette expérience de design studio à distance était très intéressante à mettre en place, ça a bien marché pour nous mais ce n’est que le début, nous ferons évoluer cette méthode au fur et à mesure des retours et de l’évolution des outils. N’hésitez pas à partager vos propres idées !
