El backstage de los Cyberdays: la preparación detrás del evento comercial más esperado del año
Esta semana comenzó un nuevo cyberday, uno de los eventos virtuales más esperados en cuanto a ofertas de productos de todos los sectores de comercio que puedas imaginar. Tres días con las mejores oportunidades para comprar, sin embargo, ¿sabías que existe una preparación previa para poder hacer estos encuentros posibles? No son sólo tres días, son casi dos meses de preparación con equipos especialmente enfocados en que estos encuentros resulten lo mejor posible.
La fiesta de grandes ofertas implica una gran planificación y coordinación. Testeos de sitios y rendimiento, pruebas de estrés, cambio de códigos y catálogos, y un sinfín de detalles que pueden marcar la diferencia entre que el evento sea un éxito o un total fracaso. Es, en todo este proceso, donde los equipos del área e-commerce de Linets atienden a un gran número de clientes que participan de este tipo de eventos masivos, con más de cuarenta canales de ventas.
La preparación consta de tres fases: pre evento, durante y post cyber. Sin duda alguna, es en el pre evento donde se juega todo por el todo. Si bien las ventas son desde las cero horas del día lunes hasta la medianoche del miércoles, en la práctica hay un montón de detalles que considerar previamente.
“Nosotros tratamos de enfocarnos en los cambios fuertes que sabemos que pueden impactar en el rendimiento de un evento. Y es importante hablar con el cliente y explicarle que no se pueden hacer cambios de último minuto que puedan impactar el rendimiento del sitio”, comenta Miguel Cantillana, Gerente de Desarrollo E-Commerce de Linets. Así, desde la empresa asociada a MITI, entregan una serie de consejos a sus clientes para evaluar el funcionamiento del sitio y evitar posibles alteraciones. Freeze de códigos, y de data con antelación, para evitar alteraciones en el check out del sitio, como también las pruebas de estrés, que permiten ir identificando varios problemas.
Las pruebas de estrés. Antes del evento, se ejecutan pruebas para testear el sitio del cliente. Y, en estos casos, el cómo proceder en estas pruebas dependerá de si los clientes utilizan soluciones cloud o si la infraestructura es contratada junto a ellos. En el caso de clientes que utilicen soluciones cloud, las pruebas de estrés buscan identificar falencias en el sitio para entender qué es lo que el cliente debe esperar del evento, dónde se podrían desarrollar cuellos de botella en cuanto al rendimiento y qué planes se pueden desarrollar en caso de que esos problemas se presenten durante el cyber. Es decir, mejoras a nivel de software, ya que la infraestructura, al ser cloud, no dependerá de Linets.
Por otro lado, en el caso de clientes a quienes se les contrata la infraestructura, las pruebas de estrés pueden ir más allá y entregar soluciones mayores. Mediante estas pruebas se busca un número esperado de usuarios que naveguen el sitio y, al identificar cuellos de botella, estos se pueden ir desbloqueando. (Los cuellos de botella son espacios virtuales donde se generan “nudos” que dificultan la navegación por el sitio y, una vez que son destrabados, el recorrido de la web vuelve a fluir más eficientemente).
A veces, pequeños cambios generan un gran impacto positivo en la infraestructura. Ahí el proceso es más iterativo, se hacen pruebas, se encuentran posibilidades de mejoras y se aplican. Esas posibilidades de mejoras muchas veces implican una combinación entre elementos de infraestructura y de software; otras veces, solamente a nivel de infraestructura. “Las pruebas de estrés debieran estar siempre al menos con una semana de anticipación, para poder tener esta capacidad de ir destrabando puntos críticos”, comenta Miguel.
Sin embargo, las pruebas de estrés no lo son todo, como bien dice su nombre son pruebas, donde se testean posibles comportamientos del usuario, pero en el tráfico orgánico siempre pueden haber otros comportamientos que no hayan aparecido en las pruebas de estrés. Así, también existe una coordinación con los clientes que, desde Linets, denominan como sizing:
“En un sizing, básicamente nosotros hacemos crecer la infraestructura, buscando los números comerciales que el cliente espera. Y teniendo la posibilidad de crecer a demanda. Una cosa que es importante mencionar, que nosotros le comentamos a los clientes, es que uno en general piensa que cuando hay un evento es solamente agregar más servidores y con eso se resuelve el problema, pero no es así. Hay una parte que se puede hacer crecer con servidores, pero a veces el software tiene un tope. Es decir, aunque yo tuviera todos los servidores del mundo, igualmente el sitio se caería, porque existe un cuello de botella a nivel de software. Son esas las cosas que intentamos detectar para corregirlas, o en caso de que no se pudiese solucionar, ir al evento con ese cuello de botella, pero teniendo planes de acción en caso de que se presenten en el evento”, menciona Miguel.
Para evitar esos cuellos de botella, desde Linets buscan enfocarse en soluciones que escalen el sitio mediante infraestructuras horizontales. Es decir, poder hacer crecer el sitio en caso de que el número de usuarios o tráfico aumente más de lo previsto. (Es decir, evitar que la infraestructura se vuelva crítica… ¿Se vuelva qué? Revisa nuestro artículo sobre ¿Cómo hacer para que todos compremos entradas a un concierto de rock o en un cyberday? para entender todo esto de mejor manera).
¿Por qué importa la preparación del cyberday? Porque las ventas se duplican, triplican e incluso hay quienes venden hasta 40 veces más que en un día común. “A veces, en un par de horas, los clientes venden lo que generalmente venden en un mes. Entonces son ventas muy significativas y las coordinaciones son importantes”, agrega Miguel.
Así, la teoría dice que son las 23:59 horas y, al momento de marcar la medianoche, comienza el esperado Cyberday, pero ya sabemos que en la práctica no es así e implica una serie de preparaciones. Pruebas de estrés, crecimiento de la infraestructura, preparación de banners y códigos, “hay clientes que han cometido el error de pensar que pueden programar todo el viernes anterior, luego, a la medianoche, no se les ven las ofertas, no se ven los banners, y todo es un desastre. Ahí prácticamente solo queda llorar”, comenta el Gerente de Desarrollo E-Commerce de Linets.
Podemos hacer la siguiente analogía. Si es la apertura inicial o lanzamiento de una marca, habrá mucha gente esperando afuera para entrar. Una vez abiertas las puertas, la gente entra y, si quisieras reordenar o hacer algún cambio, o habilitar una sala con más productos, no podrás entre tanta gente y con tan poco espacio. En un cyber, es lo mismo, pero virtual. Se pierde la capacidad de reacción. ¿Cómo realizar los preparativos finales entonces?
“Lo que hacemos, en promedio, es salir en vivo al cyberday entre las 11 y 11:30 de la noche, y no a la medianoche, porque gran parte de los eventos se sustentan en los caché de los sitios y, ante cualquier pequeño ajuste o cambio de información, se requiere refrescar el caché del sitio. Así, en esa ventana de una hora o media hora antes de la medianoche, se puede actualizar más rápido el caché de la página que es donde se almacena la información. Se refresca la página y las personas pueden seguir entrando. Si ese proceso lo haces a la medianoche, habrá mucha más gente y el proceso es distinto”.
Así, el backstage de los cyberdays comienza semanas antes, meses antes del encuentro. Y, trasbambalinas, previo al evento mismo, detrás de esa cortina virtual de cyberday se ajustan los detalles finales. La tienda está “cerrada”, y en ese tiempo los equipos cargan los banners, activan los decorativos identificativos de promoción, se afinan detalles y se revisa que todo funcione bien. Una vez ajustado esto, se levanta la cortina y comienza la fiesta de ofertas. Ahora sabrás, en estos días, mientras compras con súper descuentos en algunas marcas, que hubo todo un equipo de trabajo y arduos procesos para el funcionamiento más eficiente de las plataformas web :).
