O que está a germinar na nossa horta? — Reflexão conjunta sobre a materialização e resultados de um Mecanismo de Prestação de Contas transparente
Memória #5 — Comité de Transparência
UMA VIAGEM PELO NOSSO ROTEIRO
Em 2020, no nosso roteiro de viagem pelo mundo da accountability/ prestação de contas e da Transparência no setor da economia social em Portugal, fizemos três paragens, ou sessões de trabalho, em que procuramos promover o mapeamento da diversidade de conceitos e de significados em torno das temáticas referidas, a identificação e a partilha de práticas e de desafios organizacionais e gestionários quotidianos dentro do sector da Economia Social (ES) em Portugal e a criação de uma linguagem e um chão comuns.
Ainda em 2020, começamos a imaginar um modelo de Mecanismo de Prestação de Contas transparente, útil, transversal ao setor e adaptado à realidade portuguesa, que fosse capaz de “horizontalizar responsabilidades”. Neste processo de imaginação, estamos conscientes que é um caminho que não se esgota no horizonte temporal deste projeto nem com este primeiro Mecanismo, que assume um pendor exploratório.
Em 2021, retomamos viagem com o propósito de materializarmos este Mecanismo e começamos, a partir das experiências e conhecimentos do Comité, das reflexões conjuntas nas sessões de trabalho e do benchmark de diferentes ferramentas de Prestação de Contas e Transparência, a dar corpo ao Mecanismo. Assim, na nossa primeira paragem de 2021, e recuperando o mote e a analogia da mesma, escolhemos as sementes que queríamos lançar à terra para plantarmos a nossa horta — , ou seja, selecionamos as dimensões fundamentais que sustentarão o Mecanismo de Prestação de Contas — , como mostra esta bela ilustração da Dirce.
No processo de escolha das dimensões emergiram algumas questões importantes a reter:
»» A importância do cumprimento da missão, enquanto farol das organizações da ES;
»» As pessoas; e
»» O foco nos resultados da ação organizacional.
No meio de muitos consensos também foram acolhidos os dissensos, reflexo de um processo de construção participativa e plural. Assim, as dúvidas emergidas referem-se:
»» À forma como os princípios transversais se manifestarão no Mecanismo;
»» Aos indicadores que realmente têm interesse para a comunidade em geral;
»» À forma como o Mecanismo poderá contribuir para aumentar a confiança de entidades estatais nas OES que com elas se relacionam; e
»» À própria aplicação do Mecanismo, tendo em conta a diversidade organizacional do setor da ES em Portugal e as particularidades dos seus desafios gestionários quotidianos — quer pela disponibilidade, ou indisponibilidade, de recursos, quer pela capacidade e possibilidade das organizações aferirem dimensões de médio e longo prazo, e/ou ainda pelo caráter vinculativo das dimensões que poderá acarretar um desafio acrescido para as OES que já têm dificuldade em definir e monitorizar indicadores e/ou em realizar um reporte não-financeiro coerente, claro e contínuo.
Se nas primeiras três sessões estivemos a preparar a terra, e na quarta escolhemos as sementes que lançamos à terra, nesta quinta sessão, e penúltima paragem, do nosso roteiro de trabalho, procuramos perceber o que está a brotar na nossa horta comum.
Sob o mote ‘O que está a germinar na nossa horta? — Reflexão conjunta sobre a materialização e resultados de um Mecanismo de Prestação de Contas transparente’, temos o pretexto e o contexto para refletirmos sobre o que semeamos até ao momento, ou seja, o trabalho desenvolvido pela equipa do projeto a partir dos contributos e dos desafios lançados pelo Comité, e sobre as (novas) questões e inquietações que germinaram na nossa horta desde então.
Nesta quinta sessão de trabalho contamos, também, com a presença da Anabel Cruz, que integra a direção do Instituto de Comunicación y Desarrollo (ICD) do Uruguai/Rendir Cuentas, e é membro da equipa responsável pela avaliação externa do nosso Projeto, numa lógica de aprendizagem mútua e contínua. No papel de observadora participante, a Anabel acompanhou as reflexões instigadas e o debate promovido, tornando-se parte de um processo de construção conjunta e no coletivo.
O QUE ESTÁ A GERMINAR NA NOSSA HORTA?
Num primeiro momento desta quinta sessão de trabalho, apresentamos uma proposta concreta de estrutura do Mecanismo de Prestação de Contas transparente que começa agora a germinar. Assim, a proposta de estrutura desenhada pela equipa de projeto (Quadro 1) abarca: i) a identificação de Princípios Transversais e de Dimensões de análise; ii) a materialização das Dimensões em Indicadores; iii) a associação de um conjunto de Perguntas e de Opções de Resposta aos indicadores; iv) a apresentação de Recomendações compiladas num Relatório Final.
No desenho desta proposta identificamos, e partilhamos com o Comité de Transparência, quatro questões-chave em torno da operacionalização do Mecanismo e que, em breve, serão apresentadas e definidas com a equipa do Departamento de Informática da Universidade Católica Portuguesa — Porto, a saber:
I. Glossário e Tooltip
É possível ter um glossário? Podemos recorrer a Tooltips [pop ups que surgem quando se passa o mouse, por exemplo, sobre uma palavra e que contém uma explicação adicional sobre esse conceito], de forma a que os utilizadores do Mecanismo compreendam quais as definições adotadas pelo projeto?
II. Modalidades de Resposta
i. Diferentes Níveis e Pontos Associados
É possível ter opções de resposta em escala, com diferentes pontos associados a cada uma que, somados, determinarão o nível de transparência da organização? Ou ajudarão, pelo menos, a criar um relatório final sensível a esse somatório?
ii. Diferentes Recomendações Associadas
É possível ter uma recomendação associada a cada uma das opções de resposta em escala, que depois serão retratadas num relatório final? Ou será mais exequível ter um recomendação associada a cada dimensão?
III. Identificação de Princípios Transversais
Partindo da identificação, em algumas questões, dos princípios transversais de Igualdade de Género, Sustentabilidade Ambiental, Sustentabilidade Financeira e/ou Sustentabilidade Social, é possível que, no Relatório Final, as recomendações se reflitam em Recomendações Gerais e em Recomendações específicas para o princípio transversal associado?
IV. Relatório Final
Uma vez preenchido o Mecanismo, é importante disponibilizar informação que permita às OES identificar as áreas em que, à luz dos pressupostos deste Mecanismo, existem oportunidades de melhoria. É possível gerar um relatório em formato passível de ser guardado offline?
No global, este relatório espelharia:
— a pontuação da OES no exercício de autodiagnóstico, ainda que não explicitamente apresentada desta forma: quanto mais pontos, maior o nível de transparência da organização;
— as recomendações associadas pelo projeto a cada uma das respostas dadas.
— as recomendações associadas pelo projeto por princípio transversal.
Num segundo momento desta quinta paragem no nosso roteiro, devolvemos o repto deixado aos membros do Comité no fim da sessão de trabalho anterior, numa lógica de construção coletiva. e sob o mote ‘Como é que vamos colher as plantas da nossa horta? Procuramos, assim, concretizar, com recurso a uma analogia, ‘Como construir um Mecanismo útil, online, e adaptado à realidade do setor da economia social em Portugal?’. Para o efeito, relembramos a nuvem de palavras (Figura 1) correspondente às características que os membros do Comité identificaram, na segunda sessão de trabalho, como fundamentais num Mecanismo de prestação de contas a construir no âmbito do projeto.
Com esta visita ao baú das memórias desafiamos os membros do Comité a materializar estas características, ou seja, a torná-las tangíveis a partir de duas perguntas e cuja compilação das respostas recebidas apresentamos nas figuras abaixo:
— 1. Como preencher o Mecanismo internamente de forma participativa, de modo a promover aprendizagem organizacional?
— 2. Que tipo de retorno/feedback é que deverá resultar do Mecanismo para que seja útil às (e.g. um gráfico, um relatório,…)?
Num terceiro momento da nossa sessão, os membros do Comité foram convidados a aprofundar a reflexão e o debate, em dois pequenos grupos, em torno de quatro questões alicerçadas em dúvidas e inquietações relativas à operacionalização do Mecanismo Da reflexão conjunta emergiram considerações e propostas de resposta às questões apresentadas, que sistematizamos abaixo.
»» Como contornar a questão de este primeiro Mecanismo não poder ser flexível ou adaptável às diferentes subfamílias da Economia Social?
i. Apostar na existência de um corpo de questões obrigatórias comum a todas as entidades da ES, ao qual se somariam questões (ou até, dimensões) de caráter optativo, a responder apenas por organizações às quais possam ser aplicáveis. No corpo comum, será importante existir a opção de resposta ‘Não se aplica’, que implique uma justificação do porquê dessa resposta e que não se reflita numa pontuação negativa.
ii. Incluir o preenchimento de um pré-campo de caracterização que permita, informaticamente, direcionar a OES para um questionário já adaptado à sua própria realidade organizacional. Esta solução, alternativa à primeira, é, contudo, vista como mais difícil de construir do ponto de vista técnico.
iii. Promover o recurso a uma linguagem acessível, de forma a não excluir organizações que possam ter algum tipo de dificuldade em termos de literacia gestionária.
»» Como incentivar as organizações a preencher o inquérito de forma participativa e descentralizada?
Com foco num envolvimento participado e descentralizado do processo de preenchimento do Mecanismo, esta segunda pergunta originou diferentes propostas, evidenciando perspetivas distintas por parte dos membros do Comité:
i. Possibilitar o preenchimento em coletivo. A importância do Mecanismo ser preenchido a várias mãos é consensual, contudo surgiram algumas divergências na sua concretização, nomeadamente o caráter de obrigatoriedade deste critério e o caráter de abrangência subjacente ao preenchimento coletivo do Mecanismo. A este respeito, a proposta de que uma pessoa por cada tipo de parte interessada fosse o número mínimo de representantes envolvidos no preenchimento do Mecanismo, para garantir uma resposta em coletivo — por exemplo, um/a utente, um/a dirigente e um/a colaborador/a — levantou algumas reservas, por haver um risco de distorcer a perspetiva do grupo subrepresentado neste grupo. Em contraponto, foi proposto que o número de participantes de cada tipo de parte interessada deveria ser representativo do universo da OES em particular — por exemplo, se a OES tiver 1000 utentes e somente um/a utente preencher o Mecanismo, não seria representativo deste tipo de parte interessada e haveria uma distorção do resultado. Acresce que, da partilha em plenário, o grupo salientou que o modelo participativo de preenchimento não deverá tornar o processo mais pesado para as OES ao ponto de desmotivar a sua aplicação.
ii. Identificar as pessoas envolvidas no preenchimento (com, pelo menos, nome e função), que poderá ser obrigatória ou não.
iii. Inserir uma recomendação no Mecanismo relativamente à forma como deverá ser feito o seu preenchimento. Esta recomendação deverá, assim, apontar para um preenchimento de caráter coletivo e não individual, embora o Mecanismo deva ser suficientemente flexível para englobar as duas situações.
iv. Sugerir a organização de atividades em torno do preenchimento do Mecanismo. Uma vez que o Mecanismo irá gerar automaticamente um relatório, as OES poderão preenchê-lo como parte de um exercício de teambuilding.
»» Quais as vantagens e os constrangimentos de um relatório gerado automaticamente, com base em respostas em escala? Existirá forma de colmatar essas limitações?
Vantagens:
i. Aposta na devolução imediata de um resultado. A geração automática de um relatório após a submissão das respostas poderá incentivar ao preenchimento do Mecanismo, mobilizando a equipa ou pessoa responsável a trabalhar no curto-prazo, em função dos resultados organizacionais obtidos.
ii. Evita a perda de informação, uma vez que facilitará a uniformização dos dados recolhidos.
iii. Promove a realização de diferentes tipos de análise do setor, dada a recolha de dados em escala que o relatório automático poderá fornecer (através da aplicação de ferramentas de análise de big data, algoritmos, etc.).
iv. Possibilita a criação de uma base de dados, tornando possível a comparação de resultados quer entre organizações — caso seja possível devolver uma análise estatística global — , quer numa perspetiva temporal dentro da própria organização — se sugerido o preenchimento regular. De igual modo, será uma vantagem para a entidade promotora do Mecanismo, tendo em conta que terá acesso a dados comparativos de interesse em torno da temática da prestação de contas no setor da ES em Portugal.
v. Permite a anexação do relatório do Mecanismo aos relatórios de contas anuais das OES, sendo que, a longo prazo, poderá ser perspetivada uma convergência destes documentos num só relatório global de sustentabilidade da organização. Sendo um relatório mais desenvolvido, poderá ser complementar, porque acrescenta um conjunto de elementos de avaliação que normalmente não estão presentes nos momentos formais de prestação de contas.
De destacar, ainda, que da reflexão conjunta, o Comité partilhou, de forma pragmática e consciente, que um processo de integração dos resultados do Mecanismo em processos formais de prestação de contas teria de ser evolutivo e que não iria ocorrer da mesma forma em todas as subfamílias da ES nem dentro de cada subfamília organizacional. Mais do que um acréscimo de trabalho para a organização, é claro para os membros do Comité que o relatório do Mecanismo poderá ser divulgado de forma autónoma ou numa lógica integrada.
Constrangimentos e propostas de soluções:
i. Impossibilita a comprovação da veracidade da informação reportada.
Propostas de soluções:
- Criar uma assinatura sob ‘compromisso de honra’. Isto seria indicado, porém, apenas às OES que procurassem ir para lá do exercício de autodiagnóstico, tornando o relatório público na sua prestação de contas.
- Desenvolver um processo paralelo de certificação associado ao Mecanismo que exigiria a apresentação de evidências e que poderá incluir um selo. Esta opção é detalhada mais à frente nesta memória.
ii. Inviabiliza o enfoque nas especificidades das OES, dado que uma grande abrangência pode ser limitativa.
Propostas de soluções :
- Excluir respostas obrigatórias para todos os indicadores, ao incluir a opção de resposta ‘não se aplica’.
- Elaborar um Relatório com uma estrutura comum, mas com blocos de dimensões optativas, se aplicáveis.
- Adequar a seleção de dimensões e indicadores por tipo de OES respondente.
- Introduzir recomendações gerais e recomendações específicas no Relatório dependendo do tipo de OES.
- Contemplar campos abertos para observações, para inclusão de questões específicas de cada tipo de OES.
iii. Limita uma análise mais exaustiva e qualitativa.
Proposta de solução:
- Criar um espaço de consultoria/mentoria, que permita aprofundar e discutir as dimensões em que, à luz do relatório final, existem oportunidades de melhoria, numa lógica de aprendizagem organizacional.
»» Que outros resultados do preenchimento do Mecanismo podem ser úteis para as OES?
No âmbito desta questão, os membros do Comité apontaram :
i. A obtenção de uma análise estatística global do setor, a ser devolvida automaticamente no final do preenchimento ou disponibilizada trimestralmente, por exemplo, que possa alimentar, também, uma análise comparativa (benchmark) do setor, através dos indicadores globais, permitindo às OES compreenderem o seu posicionamento.
ii. A compilação de um comparativo histórico individual de cada OES, para que possam aplicar o Mecanismo periodicamente, de forma a percecionar qual a sua evolução nas várias dimensões e indicadores. Este resultado seria em complemento/contraponto à possibilidade de haver um comparativo global, proposto no ponto anterior.
iii. A criação de um selo de transparência associado a um processo de certificação, o que constituiria uma ação adicional ao preenchimento do mecanismo e que envolveria a demonstração de evidências. Esta seria uma fase 2 de um processo que se assume como um exercício de autodiagnóstico e, portanto, a ser utilizado como um instrumento interno com vista à aprendizagem organizacional .
A respeito deste resultado, impõe-se, no entanto, uma questão de caráter operacional: Que entidade emitiria este selo e certificaria a veracidade da informação reportada?
iv. A construção de uma matriz de cores (à semelhança da matriz de risco), que permitiria à organização localizar-se graficamente no espectro da transparência.
v. A existência de um instrumento de credibilização, nomeadamente para o estabelecimento de parcerias, o acesso a crédito/investidores, a candidaturas a fundos públicos, mecenato e a outros financiamentos. Contudo, há o risco de que essa possibilidade de divulgação externa do Relatório condicione o seu preenchimento. Com efeito, é necessário que o Mecanismo seja um instrumento eficaz e útil de forma a que cada organização faça o seu caminho em prol de uma prestação de contas transparente no seu todo e não apenas como meio de credibilização externa.
vi. A utilização do relatório para divulgação externa da organização e do trabalho que desenvolve, através do website institucional, etc.
REFLEXÕES E INQUIETAÇÕES FINAIS
Nesta quinta paragem do nosso roteiro procuramos refletir em conjunto, de forma crítica e participada, sobre a materialização e os resultados do Mecanismo de Prestação de Contas transparente que temos vindo a construir. As sementes lançadas à terra estão a germinar e, entre a expectativa e o entusiasmo, continuamos o trabalho conjunto de cuidarmos da nossa horta, que começa a ganhar forma e cor.
Conscientes que a construção de um Mecanismo útil, online, e adaptado à realidade do setor da economia social em Portugal não se extinguirá no horizonte temporal do presente projeto, temos vindo a debater e a sistematizar propostas de ação que poderão consolidar este mecanismo — de pendor exploratório — , bem como alimentar futuros esforços conjuntos.
Neste encontro a várias vozes, enraizamos a certeza de que é importante:
— Garantir que o Mecanismo permite o preenchimento equitativo a todas as OES em Portugal, ainda que, nesta primeira fase, tal possa significar apenas a existência de um corpo obrigatório com as dimensões e os indicadores que são comuns ao setor da ES e a adoção de questões distintivas de caráter opcional. De natureza transversal, assume-se o uso de uma linguagem simples e acessível.
— Construir o Mecanismo de forma a que permita originar uma análise estatística global do setor — que irá alimentar o debate sobre a transparência e accountability em Portugal — , assim como um comparativo histórico individual de cada organização.
— Procurar desenvolver recomendações suficientemente claras para que, uma vez gerado o relatório final, estas possam ser vertidas no desenho de um plano de ação em prol de práticas organizacionais e gestionárias melhoradas.
— Elaborar , no âmbito do preenchimento do Mecanismo, uma recomendação promotora do envolvimento participativo de diferentes pessoas, com potencial para instigar uma cultura interna de autorreflexão e crítica construtiva. Com efeito, no espectro de construção de um Mecanismo de prestação de contas — interna ou externa — , o processo colaborativo deverá assumir um carácter de relevo, devendo ser trabalhado e aperfeiçoado, como sugerido pelos membros do Comité de Transparência. Nesta recomendação, deverá também ser reforçada a importância de encarar o exercício de autoavaliação de forma responsável e honesta, para que os resultados possam revelar-se úteis e pertinentes, com uma aplicação prática, contribuindo para uma aprendizagem organizacional.
— Refletir sobre um possível processo de certificação, no âmbito do Mecanismo de Prestação de Contas transparente, e sobre a sua operacionalização e implicações: que entidade seria responsável pela certificação e que passos envolveria?
Na quinta paragem do nosso roteiro de trabalho, dedicamos tempo e entusiasmo a olhar, a refletir e a debater as sementeiras da nossa horta comum. Observamos a germinação das sementes que plantamos, regamos perspetivas comuns sobre a operacionalização do Mecanismo, e acolhemos dissensos e inquietações, num processo de construção a várias vozes e mãos, que não termina no horizonte temporal deste projeto. Numa horta diversa, abundam as hortícolas; o Mecanismo começa, assim, a ganhar forma e cor.
No nosso roteiro pela accountability/prestação de contas faremos mais uma paragem. Até lá, vamos continuar a cuidar da nossa horta porque é importante contar a história do Mecanismo: conhecer o seu propósito, os diálogos promovidos, a estrutura desenhada, as sementes que não germinaram e o que poderá ser semeado num futuro próximo. Até lá, vamos dar corpo ao Mecanismo, reconhecendo, sem medo e de forma consciente e responsável, que é um processo exploratório, de construção e de aprendizagens conjuntas e no coletivo.
PRÓXIMAS PARAGENS
Na próxima paragem do nosso roteiro, pretendemos partilhar e celebrar o que colhemos da nossa horta, a partir da utopia imaginada e desenhada ao longo de seis sessões de trabalho, assentes no encontro, no acolhimento, na partilha e na criação de (rel)ação. Sob o mote — ‘O que colhemos da nossa horta?’ — Partilha e celebração de um Mecanismo de Prestação de Contas transparente em transição, a próxima paragem levar-nos-á a relembrar o caminho vivenciado, marcado pela problematização de conceitos e de significados, de práticas e de possibilidades, bem como pela responsabilidade conjunta de construir um Mecanismo de Prestação de Contas útil, online e adaptado à realidade institucional e operacional do setor da ES em Portugal. Por tudo isto, na próxima paragem espera-nos a partilha da forma e dos conteúdos que habitam o Mecanismo, e a celebração conjunta do processo, dos resultados e das dinâmicas construídas, que seguramente alimentarão desafios futuros.
