Cartographier de manière innovante les parties prenantes à un Projet

Si j’ai déjà écrit un article où je résume l’approche à adopter pour enchanter les parties prenantes d’un projet de transformation, je voudrais aujourd’hui le compléter en présentant une manière très visuelle de représenter toutes les parties prenantes à un projet. L’avantage de cet outil étant pédagogique et tactique.

Photo by Tim Marshall on Unsplash

L’outil dont je voudrais vous parler ici nous vient du Design Thinking, discipline qui est, notamment, à l’origine de la représentation des “Customer Journey”. Cette approche a très vite généré le besoin de disposer de schémas synthétiques de toutes les interactions du client. En effet, au cours de son “voyage”, le client échange sans cesse : il utilise différents produits ou services, divers appareils et plateformes, il communique avec divers départements par différents canaux. Ce besoin de représentation de l’écosystème dans lequel gravite le client a été traité de manière visuelle, comme tout ce qui traite de près ou de loin au Design Thinking.

Cet outil est utile dans tout type de contexte autre que le seul Design Thinking, car il aide à comprendre qui est impliqué dans un projet, dans un processus, dans une organisation. Il permet de révéler la réalité des relations formelles et informelles entre les parties prenantes, et des éventuelles frictions qu’il y a entre chacune d’elles. Bien souvent, l’analyse qu’il permet de mener sert à identifier de nouvelles opportunités business, puisqu’il sert à établir de nouvelles relations, à mener les actions nécessaires pour encourager les relations existantes, et enfin à créer de nouvelles alternatives.

Représenter une telle carte se fait en quatre étapes :

  • Organisation de la carte
    L’idée principale de cette carte est de représenter les parties prenantes de votre projet, de votre organisation sous forme de cercles concentriques, que vous structurerez suivant ce que vous voulez mettre en avant. Par exemple vous pouvez choisir les quatre niveaux qu’une analyse traditionnelle de parties prenantes permet d’identifier : “Gérer avec attention”/”Maintenir Satisfait”/”Maintenir Informé”/”Surveiller. Mais vous pouvez choisir de tout simplement structurer les idées en trois niveaux “Essentiel”/”Important”/”Intéressant”, tout comme vous pouvez choisir de les représenter suivant le niveau d’appartenance à votre projet “Interne”/”Externe Direct”/”Externe Indirect”, ou encore suivant les strates géographiques de votre organisation, par exemple “France”/”Europe”/”Reste du Monde”. Utilisez les niveaux qui font sens pour structurer votre écosystème.
  • Positionnement de toutes les parties prenantes
    Une fois les niveaux de votre carte établis, il s’agit d’y positionner chacun des principaux acteurs de votre organisation. L’idée est d’utiliser autant de photos ou d’icônes qu’il y a de personnes à représenter sur la carte, puis de les positionner librement. Il est de bon ton de commencer par le client, en le positionnant au centre de la carte ; c’est en tout cas ce que je recommande de faire si votre entreprise promeut la notion d’organisation centrée client.
  • Visualisation de toutes les Relations
    Les organisations n’existent que par les interactions qui s’établissent entre chacune des parties qui la composent. L’idée majeure de cette carte est de représenter visuellement chacune de ces interactions, qui parfois servent à créer de la valeur, parfois à juste échanger de l’information. Un trait entre deux acteurs représente une interaction. Toute information nécessaire à la compréhension du schéma est précisée par un court texte proche du trait que vous avez tracé. Le choix d’icône permet ensuite de très vite identifier le niveau de qualité sur lequel repose l’interaction.
  • Apport de précisions de texte
    Dans la légende qui accompagne la carte sur son côté, il est utile de donner toutes les indications permettant de la comprendre : inventaire des parties prenantes, sens donné aux icônes, niveaux de structuration des cercles, ...

Une fois cette représentation faite, je recommande aux chefs de projet de l’imprimer sur un support de grande taille puis de l’afficher de manière permanente au mur (par exemple dans les Obeya du projet). Il s’agira par le suite de s’y référer régulièrement : à chaque fois qu’il s’agit de présenter le projet ; dès qu’il est nécessaire de rappeler l’importance qu’il y a à penser au client en toute chose ; quand il est besoin de réfléchir à des “tactiques de négociation” avec les différents acteurs du projet.

Les avantages de cet outil sont multiples. Il offre tout d’abord une vue d’ensemble de tous les acteurs d’un projet ou d’une organisation, qui très souvent sont nombreux. Il concrétise ensuite la notion d’organisation centrée client. Enfin il est un support visuel très intuitif aux équipes qui ont besoin de s’approprier l’ensemble de l’écosystème sur lequel repose un projet, une organisation.


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J’ai écrit cet article en écoutant Diferente. N’hésitez pas à réagir, j’adore refaire le monde avec des gens passionnés !