Conduire un Benchmark…. ou pas

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Le benchmark est une pratique assez généralisée dans les grands groupes, que les petites entreprises ne déploient que rarement.

Et c’est dommage.

Car il s’agit d’une méthode relativement peu complexe qui permet d’identifier des sources de progrès très profitables.

Le benchmarking consiste, à fréquence régulière, à comparer ses pratiques, organisations, performances, à des “entreprises étalon”, dans le but de repérer et décider les zones d’amélioration nécessaires à déployer en interne.

Tout est en place pour faciliter le travail de qui décide de se benchmarker : la maturité des entreprises est propice à une comparaison mutuelle et les outils existent (LinkedIn, Viadeo, …) qui permettent d’identifier facilement l’entreprise utile à la comparaison ainsi que la personne à contacter pour déclencher la visite.

Il suffit donc de se lancer et d’ainsi engranger des opportunités d’amélioration et de transformation. Encore faut-il respecter un certain nombre de bonnes pratiques, au risque de perdre son temps et son énergie.

Ces bonnes pratiques sont au nombre de cinq :

  1. Bien se connaître soi-même
    Un benchmark ne s’entend que si l’on compare des organisations, des pratiques, des performances, des ratio de productivité, des modalités d’allocation de ressource, des niveaux de compétences, etc…. Sans préparation, une visite de benchmark peut très vite se transformer en simple tourisme industriel qui, s’il présente l’avantage de donner de l’oxygène aux équipes, n’apporte en fait rien de concret à l’entreprise. Une vraie perte de temps. Il est donc clé, en préalable à toute visite de benchmarking, de prendre le temps, si ce n’est déjà fait, de documenter ses pratiques, processus, performances. Par ailleurs, ces informations, une fois collectées, seront autant de sources d’information réciproque pour l’entreprise qui vous recevra.
  2. Bien identifier l’entreprise étalon
    Ici, la curiosité et la capacité à penser en dehors du cadre priment. Tant qu’à faire de se comparer, autant le faire aux meilleurs. Tant qu’à faire d’innover, autant aller chercher les pratiques les plus disruptives. Beaucoup pensent que le benchmarking consiste à se comparer aux concurrents. Je dis que dans une course à la meilleure performance une chasse concurrentielle s’entend comme pratique permanente, mais qu’il ne s’agit pas d’un “benchmark” de processus. C’est en allant chercher des entreprises en dehors de son secteur, en identifiant celles qui excellent sur le processus en question, que l’on identifie les meilleurs sources de progrès. Pour les repérer, visitez les salons, participez à des réseaux d’entreprise ou de confrères, lisez la presse, sniffez le web, rencontrez du monde, partez en formation, écoutez, lisez, soyez à l’affût, humble et désireux de progresser. Une fois la cible identifiée, faites une recherche dans Linkedin pour trouver le bon contact en interne, celui ou celle qui permettra l’organisation de la visite. Déclenchez une mise en relation en expliquant votre souhait de benchmark. Vous serez étonné du bon accueil que les sociétés réservent à qui propose une rencontre dont l’objectif est d’apprendre, de respirer, de progresser.
  3. Structurer la visite
    Une fois retenu le créneau de la rencontre, une fois organisés les déplacements, il est facile de se laisser aller et de se contenter d’une visite de courtoisie et de simple curiosité. Assurez-vous que le temps consacré à la rencontre permette à chaque entreprise de bien se connaître, certes, mais surtout de dérouler une présentation fine et détaillée de chacun des deux processus dont la comparaison est l’objectif (le vôtre et celui de l’entreprise que vous visitez). Prenez le temps nécessaire à ce déroulé. Demandez à l’entreprise de vous présenter ses processus, leurs enchaînement, leurs performances, la manière dont les équipes y sont allouées, la manière dont les compétences sont réunies, etc… Veillez à présenter en retour ce qu’il en est de votre côté. Prévoyez un temps de présentation mais surtout un temps de questionnement et de réaction. Assurez vous que vous avez le temps d’échanger sur ce qui vous a marqué et que vous pensez répliquer chez vous, sur ce qui vous a marqué mais qu’il semble impossible à déployer chez vous, sur ce qui est commun et qu’il semble nécessaire de renforcer en tant que bonne pratique. Et enfin prévoyez à l’issue de cette mutuelle comparaison le temps nécessaire pour debriefer et pour discuter des étapes futures.
  4. Agir en conséquence et de manière structurée
    Ce n’est pas la visite qui compte mais ce que vous en ferez. Avant de vous lancer dans un benchmark, prenez le temps de réfléchir à la manière dont en interne vous en tirerez les fruits. Prévoyez, dans les instances de gouvernance de votre entreprise, le moment où l’ordre du jour permettra de partager les conclusions du benchmark. Greffez-vous à votre dispositif de gestion de la qualité pour identifier d’une part tous les plans d’actions existants qui mériteraient d’être nourris des conclusions de votre rencontre et d’autre part pour déclencher tous les plans d’actions qui mériteraient d’être déployés afin que vous continuiez d’avancer. Enfin, faites à vos équipes un retour de votre visite. Informez-les de votre démarche. Nourrissez l’envie d’apprendre, l’envie de progresser.
  5. Recommencer
    Attention, ce paragraphe ne s’applique qu’aux entreprises qui ont engagé une démarche d’amélioration continue. Pour toutes les autres, passez votre chemin ou réfléchissez à l’opportunité d’en lancer une.
    Vous avez mené un benchmark, et vous avez déclenché les plans de progrès qu’il vous avait permis d’identifier. Ne vous arrêtez pas en si bon chemin. Un an après, reprenez contact avec l’entreprise que vous aviez rencontrée. Informez-là de ce que vous avez engagé et mis en œuvre. Bien souvent l’élève a dépassé le maître. Votre interlocuteur vous remerciera des sources d’amélioration qu’en retour il identifiera par la manière différente de déployer une pratique. Et sur ce processus que vous avez amélioré, ou sur d’autres, qui méritent d’être revisités, initiez à nouveau la boucle de comparaison et de transformation qui sera votre prochain benchmark.

Une démarche de benchmarking est un bon moyen, quand elle est bien structurée, de nourrir une démarche de transformation, ou d’amélioration continue.

Mais cela ne s’entend que si la culture de l’entreprise est propice à l’apprentissage, à l’amélioration continue, à l’innovation des pratiques et je rajouterais aussi à la compétition. L’envie d’apprendre, de mieux faire, de faire “mieux que” et de faire différemment, ne se décrète pas et nécessite un état d’esprit que l’on ne trouve pas partout. Sans soutien de la Direction, ou en cas d’inadéquation de la démarche avec la culture de l’entreprise, autant rester sur le quant à soi et ne déclencher aucune visite que ce soit, au risque de frustrer les équipes.


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J’ai écrit cet article en écoutant El Tiempo de la Revolucion. N’hésitez pas à réagir, j’adore refaire le monde avec des gens passionnés !