Ver lo que no se ve: cómo dar visibilidad durante el proceso de trabajo

Hace un tiempo, estábamos trabajando en un proyecto muy importante y, llegando a la recta final, nos llegó un feedback de un stakeholder sobre un punto crítico de la experiencia. Ya todo había sido revisado durante el desarrollo, pero esa persona nunca se enteró de las últimas definiciones y su visto bueno era imprescindible para poder lanzar el producto.

Esta falta de alineación con todos los involucrados fue un dolor de cabeza porque hizo que tengamos que agendar más reuniones y generar nuevos acuerdos sobre temas que ya habían sido resueltos. Como resultado, tuvimos que modificar nuestro roadmap y atrasar la fecha de salida.

No de nuevo, decía

Para evitar entrar en un loop de alineaciones constantes y economizar el tiempo del equipo, es indispensable (y hasta obligatorio) dar visibilidad durante todas las instancias del proyecto a todos los stakeholders que pueden influir en la decisión final. Pero, ¿a qué nos referimos con “dar visibilidad”?.

La visibilidad es un concepto muy conocido en MELI. Lo usamos para referirnos a la información sobre las definiciones y los avances de un proyecto que compartimos con las personas involucradas en el mismo. De esta forma, todos los interesados saben dónde estamos parados, qué vamos a hacer y cómo lo vamos a llevar adelante.

¿Por qué la visibilidad es un must de nuestro trabajo?

• Nos aporta previsibilidad. Todos estamos al tanto de las definiciones y avances y si hay un warning, lo resolvemos en el momento, sin alterar los tiempos del proyecto.
• Democratiza la información para tomar decisiones de valor desde nuestro rol. Nos permite levantar la mano a tiempo si una definición impacta directamente en nuestra tarea y afecta el producto final.
• Se genera sinergia. Conocemos en qué está trabajando el otro y cómo se relaciona con nuestra tarea para crear ambientes más colaborativos y productos más consistentes.

Algunos consejos a la hora de dar visibilidad

1- Conocé a tus interlocutores

Es importante que sepas quiénes son los stakeholders del proyecto y cuáles son sus intereses en el mismo. Esto te va a ayudar a entender qué comunicar y cómo hacerlo. El delivery que hacemos y el interés que se genera son diferentes según cada perfil. Por ejemplo, un manager puede estar más interesado en las definiciones generales y cómo impacta en los KPIs, mientras que un analista en los detalles del proceso, como aspectos del diseño de la UI o la viabilidad técnica.

2- Armá reuniones ad hoc o aprovechá las existentes

Agendá espacios o robate 10 minutos de los ya existentes (por ejemplo una daily o weekly) para mostrar los avances y definiciones de tus proyectos.

3- Dejá la información a mano

Compartí las definiciones y novedades más importantes en lugares a los que todos tengan acceso: puede ser una minuta por e-mail o un posteo en Slack. Aprovechá los recursos digitales (links contextuales, tags a personas, etc.) para sumar datos extras que no afecten la longitud de tu mensaje.

4- Definí accionables y owners

Siempre que compartas información, no te olvides de establecer los próximos pasos y asignar tareas y responsables. De esta forma, todos los interesados van a saber cómo contribuir o qué hacer para que el proyecto avance.

5- Sé breve

Hacé que tu información sea concreta y vaya al punto. Lo importante es comunicar las definiciones (y, de ser necesario, los racionales), no el proceso que hubo en el medio. Si alguien necesita más datos, siempre se puede agendar una reunión para ver ese punto en concreto.

De ahora en más, y desde esa primera experiencia, la visibilidad es un paso obligatorio en nuestro proceso de trabajo. Es clave compartir qué estamos haciendo, qué decisiones tomamos y por qué, siempre y cuando genere valor y repercuta en el proceso de todo el equipo. Acordate que queremos ser previsibles, no convertirnos en spam ;)