4 trucs pour se lancer rapidement dans Teams
Teams est vaste et puissant, mais peut vite devenir très lourd à gérer. Afin de maximiser la valeur de cet outil dans votre entreprise, et de faciliter la collaboration et le travail à distance, voici quelques recommandations de l’équipe Meta.
Créer des conversations
Utilisez le Chat afin de discuter avec vos collèges de personne à personne ou en petit groupe. Servez-vous des chats pour remplacer les courriels courts afin de réduire le volume et maximiser votre concentration. Que ce soit une demande de rétroaction, une demande de disponibilité, le mode Chat est parfait pour créer des échanges professionnels mais informels.
Astuce 1 : Mettez vos chats à fréquence élevée en favoris en cliquant sur épingler. Ceci vous permet d’avoir en priorité les conversations les plus utilisées.
Astuce 2 : Utilisez @ avec le nom de la personne si vous êtes plusieurs dans une conversation et que vous cherchez à adresser des points précis dans une conversation de groupe.
Vidéoconférence et appel
Teams vous permet de lancer des vidéoconférences en un clic. Que ce soit à deux ou en groupe, Teams accélère la planification et la gestion des rencontres à distance
En mode évolutif, Teams vous permet d’inviter facilement des utilisateurs internes et externes et de partager vos écrans. Ce qui rend votre rencontre d’équipe beaucoup plus facile à suivre pour chacun des intervenants.
À même l’appel, vous pouvez discuter par écrit via le chat de la rencontre. Ceci vous permet donc de rester dans le contexte de la rencontre et d’émettre des commentaires sans perturber l’animateur : ceci est très pratique quand vous êtes beaucoup sur l’appel!
Astuce 1 : Téléchargez l’application sur votre tablette et votre téléphone pour avoir une meilleure mobilité.
Astuce 2 : Prenez des notes directement dans votre rencontre.
Calendrier
Si vous utilisez Teams avec un compte Office 365, vos calendriers seront synchronisés. Vous pourrez alors créer des invitations à partir de Teams ou d’Outlook et le tout se synchronisera automatiquement.
Lorsque vous créez des invitations par Teams, automatiquement, vous obtiendrez dans votre invitation un lien Teams pour faire la rencontre. Ceci vous permet alors de joindre la rencontre comme sur Skype.
De plus, un rappel avec un bouton d’action rapide apparaitra à l’heure de votre rencontre. Vous serez donc à un seul clic de votre rencontre : Très efficace!
Partage de fichiers
Si vous avez des outils et dossiers internes tels que SharePoint, copiez simplement le lien du document dans la conversation Teams. Ceci vous permettra d’assurer que le document demeure toujours à la même place et que les gens sauront où le retrouver.
Astuce 1 : Si vous utilisez l’écosystème O365, les droits déjà mis en place s’appliqueront. En partageant le lien, au lieu de créer une copie, vous vous assurez qu’une personne ne tombe pas par erreur sur un document inapproprié.
Astuce 2 : Si vous utilisez l’écosystème O365, activez automatiquement le suivi des modifications sur vos documents Word. De cette manière, votre équipe pourra consulter les modifications faites par les autres membres. N’hésitez pas à utiliser les commentaires également.
