Débuter l’automatisation: la cartographie
Au-delà du besoin de collaborer à distance, comment pouvons-nous optimiser nos environnements de travail afin que nos équipes soient placées en zone de succès? Meta vous propose une série d’articles pratiques sur la gestion organisationnelle afin de vous permettre de mieux comprendre l’univers Office 365 pour ainsi vous aider à appliquer les meilleures pratiques qui feront du sens pour votre organisation.
L’automatisation semble la solution pour une entreprise afin d’optimiser sa croissance. Or, l’automatisation est une résultante, une résultante à une maturité organisationnelle. Pour arriver à automatiser vos organisations, il faut avoir mis en place les fondations et les rouages pour activer cette étape.
Dans l’article Les raisons stratégiques de l’automatisation, nous avons exploré les raisons d’utiliser l’automatisation. Entrons un peu plus dans la première étape du processus : cartographier ses processus!
Se connaître = cartographier.
L’élément essentiel afin d’automatiser un processus est de les connaître. Souvent, les entreprises tentent d’orienter leurs décisions technologiques avec la volonté de les orienter autour de leurs processus. Or, consulter une vue d’ensemble de ces derniers est souvent impossible.
La connaissance par l’expérience
Trop souvent, la connaissance et le fonctionnement des processus tiennent entre les mains d’une poignée d’employés qui sont généralement dans l’entreprise depuis une dizaine d’années. Ceci comporte des risques importants pour l’entreprise : l’impact d’un départ d’une personne avec autant de connaissances est négligé, voire inconnu.
De plus, les processus ayant été définis en fonction de la croissance de l’entreprise et par les personnes ayant les responsabilités de l’époque comportent plusieurs décisions unilatérales prises dans le temps. Ces décisions étaient prises en fonction de ce qui pouvait être fait à l’époque, et non ajustées aux nouveaux moyens actuels.
Conséquemment, plusieurs processus utilisés deviennent intuitifs, voire inconnus aux membres de l’équipe, aux différents départements et même aux décisionnaires de l’entreprise. Dans cette même veine, les individus adaptent les processus en fonction de leurs préférences, car tous les processus sont à bâtir. Aucune plateforme de visualisation et de rétroaction n’est en place pour partager l’information.
Le chantier, bien se connaitre
Pourquoi réviser ce qui fonctionne déjà? Parce que les entreprises sont en croissance et ont du succès, la pertinence de prendre le temps de cartographier les processus semble une tâche inutile.
En réalité, l’importance de visualiser les mêmes processus cartographiés est d’avoir toute la même vision des fonctionnements de l’entreprise. L’image simple est d’avoir un plan en main afin d’avoir les mêmes informations pour tous.
Cartographier peut prendre un certain temps et demande une collaboration active de tous les acteurs dans leurs champs d’expertise. Il est important de regarder les processus verticaux dans un département ou unité, mais également les processus transversaux entre les départements. Cette cartographie, en plus de permettre une vue commune, permet de challenger les variantes individuelles et arriver à la meilleure façon de procéder pour l’entreprise.
Décentraliser & responsabiliser
L’accessibilité des processus
Un des plus grands obstacles à la cartographie des processus est son accessibilité. Dans plusieurs cas, les processus sont cartographiés de manière complexe avec beaucoup d’informations. Parfois, une légende est nécessaire pour les comprendre. Il est important de faire la distinction entre des processus organisationnels et des processus techniques.
Les processus organisationnels ne demandent pas la même complexité de visualisation. Trouver les outils appropriés pour créer vos processus et les rendre accessibles à un néophyte de la cartographie. Une image vaut mille mots, et il faut que ça le reste!
Aussi, rendez les processus accessibles facilement, par exemple, via votre intranet, dans les sections appropriées. Un employé se pose des questions sur le traitement d’une demande? Il peut aller facilement consulter le processus de façon transparente et autonome.
Déléguer les responsabilités
Les vice-présidents et les directeurs sont responsables du groupe de processus. Mais ont-ils le temps de réviser tous les processus et sous-processus reliés à leur unité ou département? De plus doivent-ils savoir activement chacun des sous-processus? Soyons réaliste, dans une entreprise en croissance, il est important de déléguer en fonction des responsabilités des membres de son équipe.
L’essentiel est de garder les processus vivants et réalistes au fonctionnement de l’entreprise. Le directeur ou vice-président reste les propriétaires de processus, mais a son expert en fonction de ses responsabilités et de ses connaissances.
Si vous avez plusieurs intervenants qui utilisent le processus, donnez-leur le rôle de champions. Rendez-les responsables d’activer adéquatement le processus dans leurs tâches respectives et avec leurs membres d’équipe.
Les avantages sont nombreux dans le fait de déléguer les processus aux bonnes personnes!
Garder en vie les processus
Selon les outils que vous utilisez, vous pouvez activer la révision des processus à des fréquences désirées. Ceci permet de demander aux responsables de valider si ces processus sont toujours valides et les ajuster au besoin. Par le biais d’alertes, il est possible de faire des séquences d’escalade en cas de non-révision. Il est possible que rien ne soit à faire: vaut mieux valider et être conscient de cette décision!
De plus, offrez l’opportunité à tous les membres de votre équipe, peu importe leur hiérarchie, de donner leur rétroaction sur les processus. Ceci les rend vivants et donne un sentiment d’appartenance à toute l’équipe d’assurer le bon fonctionnement de ces derniers. N’oubliez pas de faire le suivi sur les rétroactions, qu’elles soient appropriées ou pas: la communication est la clé pour activer votre collaboration.
De plus, gardez l’historique des changements de vos processus. Ceci est important dans la mémoire organisationnelle de l’entreprise. Il est souvent utilisé pour les actionnaires de changements de pouvoir retourner dans les versions antérieures et consulter la raison d’être de ces changements. Ceci donne beaucoup d’information quand vient le moment de les optimiser. De plus, si vous visez une certification en conformité, la traçabilité des versions sera gagnante pour votre entreprise!
Connaître les systèmes dans vos processus
Une fois les processus connus et bien cartographiés, il devient facile, voire évident, de pouvoir assigner les outils et les systèmes en lien avec vos processus. Par exemple, vous avez un dépôt de facture dans votre SharePoint, vous faites le suivi des appels client dans votre CRM, et ainsi de suite. En identifiant adéquatement les systèmes utilisés dans les processus, il sera alors facile d’avoir une vue complète sur l’interaction des outils en place.
Encore mieux pour une transformation numérique, votre entreprise peut alors voir dans l’ensemble comment utiliser les outils de votre entreprise qui seront à implanter. Conséquemment, votre entreprise pourra voir les processus essentiels de l’entreprise et donc, les systèmes essentiels à votre entreprise selon vos processus.
En résumé
En résumé, la cartographie de vos processus est un incontournable afin d’assurer un succès et la rentabilité de vos processus. Voici le résumé des étapes de la cartographie:
1. Cartographier les processus de vos experts;
- Identifier les processus départementaux et interdépartementaux;
- Identifier les variantes;
- Challenger les processus en équipe, afin d’assurer que toutes les variantes font l’unanimité;
2. Déléguer les responsabilités;
- Identifier les propriétaires des processus (VP et directeurs);
- Identifier les responsables des processus (leader du processus);
- Identifier des champions, au besoin;
3. Rendre visibles les processus;
4. Réviser vos processus;
- Établir un délai de révision (ex. aux 6 mois);
- Offrir une façon simple de faire des rétroactions pour tous les employés;
- Faire le suivi des rétroactions;
- Enregistrer l’historique des versions;
5. Identifier les systèmes dans vos processus.
En ayant cartographié et mis en place les systèmes essentiels, au besoin : vous saurez alors quels processus automatiser en premier pour obtenir un retour sur investissement.
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