L’incontournable métadonnée en gestion documentaire

Au-delà du besoin de collaborer à distance, comment pouvons-nous optimiser nos environnements de travail afin que nos équipes soient placées en zone de succès? Meta vous propose une série d’articles pratiques sur la gestion organisationnelle afin de vous permettre de mieux comprendre l’univers Office 365 pour ainsi vous aider à appliquer les meilleures pratiques qui feront du sens pour votre organisation.

La métadonnée est un regroupement logique de votre documentation. Ce grand terme peut être vue comme une forme de classement. Ce dernier permet, entre autres, de connaître tous les types de documents, ce qui les distinguent dans le lot et permet également de les regrouper. Au-delà de la division par département, l’objectif est de pouvoir déterminer des divisions claires qui traduisent les rouages de votre entreprise.

Une fois la documentation bien identifiée à l’aide de métadonnées, l’univers M365 offre une panoplie de facilitateurs afin d’aider les organisations à utiliser la gestion documentaire selon leurs besoins d’affaires. Mais attention, les métadonnées ne s’appliquent pas que sur les documents : elles peuvent être appliqués sur des pages, des nouvelles, des événements, etc.

Métadonnées gérées

La notions de métadonnées gérées est la mise en place d’un vocabulaire d’entreprise. Ce vocabulaire peut avoir plusieurs niveaux et exprimer une arborescence dans les termes. Ce vocabulaire est bâti selon l’organisation, et inséré dans la banque de termes par l’administrateur ayant droit aux modifications dans cette banque. Ensuite, chaque site SharePoint peut être configuré afin d’offrir uniquement les métadonnées spécifiques et désirées de la banque de termes. Ceci permet donc de gérer les métadonnées de façon centralisées, mais sans être pénalisé lors de l’utilisation courante des sites SharePoint.

En ajoutant un document dans un site SharePoint, il est alors possible de sélectionner les bonnes métadonnées en fonction du document et de son emplacement dans la structure documentaire. Les métadonnées peuvent être obligatoires ou facultatives lors de l’ajout du document, toujours selon vos besoins d’entreprise et l’endroit où il est placé. Cette façon de procéder permet d’assurer qu’un minimum de métadonnées est saisi à la source du dépôt documentaire, permettant un début de classement immédiatement.

Il y a plusieurs avantages à avoir une banque de termes bien gérés au lieu d’utiliser les mots clés :

• Uniformité : vous vous assurez que les termes sont ceux de l’entreprise et les mêmes dans toute votre organisation. Les utilisateurs n’ont pas à taper le mot, tel un mot clé, et donc être assujetti à des erreurs de frappe, aux nuances d’accents ou de pluriel. Il suffit de sélectionner le terme déjà en place;
• Flexibilité : vous voulez renommer un terme ? Vous n’avez qu’à le faire dans la banque de termes et ceci s’appliquera partout;
• Multilinguisme : La banque de termes supporte les traductions! De cette manière, les collaborateurs documentaires n’ont pas à se soucier d’être dans la bonne langue ou de sélectionner plusieurs termes dans différentes langues. Une seule métadonnée pour toutes les langues de votre SharePoint suffit!
• Administration et droits : Il y a deux niveaux d’administration, soit une avec la banque de termes, et l’autre dans les groupes de termes. Il est donc possible de déléguer une partie de l’ajout de termes en fonction de ses regroupements et surtout, selon les spécialités de l’entreprise.

Trois bénéfices des métadonnées

1 — La recherche

L’incontournable est bien entendu la recherche. Le titre d’un document n’est souvent pas assez fort pour faire ressortir automatiquement les documents. Les algorithmes de recherche de Microsoft sont extrêmement puissants et utilisent plusieurs variables pour faire ressortir la bonne documentation dont le titre, les mots clés, le nombre de mots utilisés dans le texte et, oui oui, les métadonnées! Et sans se le cacher, les métadonnées ont une grosse influence dans l’algorithme de recherche!

Les métadonnées deviennent particulièrement intéressantes dans des contenus stratégiques, des processus et des normes. Bien qu’il semble évident qu’un document parle d’un sujet précis, le titre n’est souvent pas suffisant pour le classer en priorité dans une recherche parmi plein d’autres documents. La métadonnée permet donc simplement d’appuyer le sujet, de le prioriser parmi tant d’autres et de faciliter sa recherche.

2 — Facette ou filtre

Aussi, la métadonnée permet d’être utilisée comme facette (filtre) de recherche. Il est donc possible d’offrir des facettes des recherches avec des contextes directifs. Par exemple, l’entreprise peut offrir un site SharePoint avec une recherche personnalisée dans une page pour les formations, avec une segmentation par facette. Ceci permet à l’utilisateur de rechercher une formation à sa guise, avec une recherche facilitante, le tout dans un contexte facile d’utilisation

Ceci permet d’offrir des sections d’intranet, par exemple, personnalisées à des contextes d’utilisateurs. Ayant plusieurs profils d’employés dans votre entreprise, vous voulez pouvoir leur offrir des facilitateurs pour bien exécuter leurs tâches. Ceci permet d’ouvrir des outils performants sans avoir à éclater l’emplacement des documents et de l’information. Dans le cadre de l’intranet intelligent, ceci est primordial pour créer une transformation numérique avec succès!

3 — Remontée personnalisée

Un autre élément qui est très primé est la remontée de contenu par métadonnées. Parce que des métadonnées existent pour classifier l’information, il est possible d’offrir des pages avec du contenu ciblé et précis. Ceci est très primé pour offrir une diffusion simple aux utilisateurs qui doivent avoir des outils efficaces pour leur travail. Par exemple, il est possible d’offrir facilement des pages par corps de métier et offrir une page « personnalisée » avec les normes, aide à la tâche, formation, etc. Il devient alors plus facile de fournir de l’information utile pour l’utilisateur. La remontée de contenu peut se faire à l’aide de plusieurs métadonnées et croisées avec les groupes de votre active directory.

Si vous vous souvenez de notre article La communication : de la diffusion à la communauté, nous exprimions SharePoint en deux volets sous formes d’un iceberg: Intranet pour la consommation d’informations et la gestion documentaire pour les informations d’entreprise. Vous l’avez bien compris, les deux sont le même écosystème! L’information peut donc être à un endroit bien classé, entretenu par les gens dont c’est leur responsabilité, tout en offrant une façon de consommer l’information intuitivement selon vos profils d’employés.

Et la documentation dans Teams?

Teams est un outil de collaboration. En général, Teams est utilisé pour des documents vivants qui sont dédiés à des équipes de travail. Teams devrait rarement être la source officielle de la dernière version du document : il faut garder Teams fluide pour vos équipes de travail. Teams est un outil avec un but temporel et en évolution quotidienne. Une équipe de travail créera des artéfacts avant d’avoir de la documentation officielle à publier et c’est dans cet environnement que l’équipe travaillera en coéditant des documents, en listant leurs tâches, en faisant des suivis et discussions, en émettant les comptes rendus, etc. Ceci a donc pour instance de créer des artéfacts dans la documentation de Teams. Également, la métadonnée n’est que très peu utilisée dans le quotidien lorsque les utilisateurs travaillent sur Teams : ceci est normal et attendu.

Donc, que faire avec la documentation dans Teams ? Rappelez-vous que chaque projet Teams est un site SharePoint, et chaque channel devient un dossier dans SharePoint. Par conséquent, vous avez surtout à déterminer le cycle de vie d’un Teams et comment vous assurez la classification d’un projet Teams. Que faire lorsque Teams n’est plus actif? Que faire avec les versions officielles de documentation ? C’est à cette étape qu’il devient important de penser à la gestion documentaire et votre classification.

Notre conseil : Prenez le temps de bien identifier vos Métadonnées dans votre outil central de gestion documentaire d’entreprise et vos outils de diffusion : vous en serez déjà bien performant de maitriser ces deux-là! Une fois les bases bien construites, il est facile d’ajouter des éléments dans M365 car la plupart des éléments sont complémentaires!

Prendre le temps d’évoluer

Le plus gros problème avec les métadonnées, c’est que pour bien se faire, elles demandent de vous connaître en tant qu’entreprise. Généralement, les entreprises voulant instaurer de la gestion documentaire ou des intranets intelligents ont des besoins grandissants. Soyons honnête, vous êtes en croissance quand vous vous penchez sur ces sujets : Optimiser tout en étant en croissance, c’est très difficile!

C’est pourquoi l’analyse des métadonnées est souvent un travail ardu chez nos clients : nous devons regarder comment vous fonctionnez afin de vous offrir une classification cohérente qui vous propulsera dans votre croissance. C’est malheureusement un travail nécessaire qui a des impacts significatifs sur le succès de l’implantation de M365.

En complément, les métadonnées vivent dans le temps, comme vos besoins d’évolution. Il est important de faire des révisions de métadonnées pour qu’elles suivent les besoins de l’entreprise. En conclusion, il est certain que vous en sortirez plus fort si vous faites bien le travail dès le début.

Vous avez des questions sur M365? Meta est un rassemblement d’experts disponibles pour vous guider et être un facilitateur dans la gouvernance de l’écosystème Microsoft.