La collaboration numérique: bien travailler en équipe

Les événements actuels nous mettent au défi quant à la poursuite de nos opérations quotidiennes. En conséquence, le besoin de travailler de façon numérique n’a jamais été aussi essentiel. Mais au-delà du besoin de collaborer à distance, comment pouvons-nous optimiser nos environnements de travail afin que nos équipes soient placées en zone de succès? Meta vous propose une série d’articles pratiques sur la gestion organisationnelle afin de vous permettre de mieux comprendre l’univers Office 365 pour ainsi vous aider à appliquer les meilleures pratiques qui feront du sens pour votre organisation.

Microsoft a lancé TEAMS depuis un certain temps déjà. TEAMS a pour objectif de permettre l’accélération de la collaboration numérique au sein d’une organisation par le biais d’une plateforme centralisée d’information et de communication. En dynamisant la synergie de vos équipes ,peu importe les notions d’emplacements ou de plateformes, vous assurez la poursuite de vos opérations en tout temps.

Bien plus qu’une belle interface de clavardage, TEAMS est en fait une technologie de pointe reposant sur votre environnement SharePoint, et agit ainsi en tant que pivot documentaire et communicationnel. Mais au-delà de la technologique, comment utiliser Teams pour collaborer activement sur un projet?

La création de team

Nous avons déjà exploré quelques trucs faciles dans Teams. Mais au-delà de ces petites astuces, l’application Teams est un tout-en-un pour le travail en équipe, que ce soit localement ou à distance. L’art de l’utilisation de Teams réside dans la structure de travail des équipes. Bien utilisé, cette plateforme deviendra un accélérateur dans la collaboration numérique, incluant l’utilisation des outils centralisés, que nous explorerons un peu plus tard.

L’important est d’être conscient de vos besoins dans la création d’une équipe. Les espaces de collaboration permettront de supporter les processus et les besoins des différents groupes de personnes qui interagissent entre eux. Ces ensembles de personnes, qui se rassemblent autour d’un objectif commun, sont des équipes qui ont chacune des manières différentes de collaborer. Comprendre les objectifs et les besoins des parties prenantes de ces équipes devient donc primordial. Vous pourrez ainsi dresser le profil de chacune des équipes et pourrez ainsi avoir une idée plus claire de ce que vous voudrez accomplir dans Teams.

La création d’équipe Teams est facile, mais peut rapidement faire place à de la segmentation d’équipe et la multiplication chaotique d’environnement de travail. Le focus doit être placé sur la création des bonnes «cases» afin de reconnaître cognitivement la structure de travail de l’équipe. Derrière chaque création d’équipe, il y a entre autres un site SharePoint et un groupe O365. Ceci est donc non négligeable dans la gestion de l’outil à moyen et long terme.

Pensez à la façon dont vos équipes de travail fonctionnent. Avez-vous des comités, des départements, des cellules indépendantes, des clients, des projets? Qu’est-ce qui demande des groupes précis et qu’est-ce qui génère des sous-groupes, qui doivent être coordonnés ensuite par le même ensemble d’individus?

Prenez en note ces Règles de bases fondamentales entourant la gestion des équipes dans Teams :

• Gardez en tête qu’un team est un espace dédié à la collaboration, c’est-à-dire que plusieurs personnes interagissent entre elles à différents niveaux. Si votre objectif est de diffuser des informations ou des contenus de votre organisation, d’autres outils dans O365 sont plus appropriés.
• Établissez des règles simples de nomenclature pour faciliter le repérage. Par exemple, pour une équipe autour d’un projet : Nom du groupe = [Nom du client ou du partenaire] — [Nom du projet].
• Assurez-vous de ne pas créer de doublon. Posez-vous la question suivante : est-ce qu’une autre équipe existe déjà autour du même objectif?
• Un team doit avoir plus d’un membre, sans quoi la création d’un espace de collaboration n’est pas justifiée. Un team devrait toujours avoir deux propriétaires afin d’éviter qu’il devienne orphelin.
• Prévoyez le cycle de vie de vos Teams : lorsqu’une équipe est inactive depuis un certain temps, prévoyez vos politiques et actions à l’avance. Par exemple : après 5 mois inactifs les propriétaires sont notifiés, après 6 mois l’équipe est archivée.

Segmenter sans s’éparpiller: les channels

Pourquoi utiliser un channel (canal)

Schématisation des Team et des channels

Dans les équipes, la notion de channel a été conçue afin de vous permettre de diviser vos sujets dans un même groupe. Par défaut, chaque channel contient un fil de discussion et un onglet fichier.

Les fichiers se rassembleront dans un dossier SharePoint du même nom que ce channel. Vous pouvez donc avoir plusieurs channels pour converger les discussions aux bons endroits, facilitant ainsi la productivité. Considérez les channels comme une section de votre équipe qui privilégie l’accent thématique de son travail et ses tâches.

Et le channel privé?

Vous pouvez, au sein d’une même équipe, créer un channel privé afin de restreindre un plus petit groupe (exemple: gestionnaire au sein d’une équipe de travail). Or, il est important de noter qu’un channel privé, bien qu’il semble être sous une même équipe, est en fait un nouveau site SharePoint et un nouveau groupe O365. Ceci a donc pour but de bien gérer la sécurité!

Shématisation de l’intéraction des channels et de SharePoint

La puissance des applications et des connecteurs.

Les applications

Chaque channel vous permet également d’ajouter de façon indépendante des extensions. Selon vos règles de gouvernance, vous pouvez en effet avoir vos extensions tel que Planner, To-do, OneNote en onglet, directement dans chacun des channels d’un Teams. Ceci devient encore plus simple de faire de la planification des tâches dans un même projet.

Selon les licences fournies et votre gouvernance, les applications (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote) seront disponibles en versions Web et sur votre poste de travail. De cette manière, vous serez en mesure d’ouvrir un document dans l’application de bureau et profiter de toutes les fonctionnalités de la version complète de l’application. Les applications de bureau permettent également de travailler sur un document en mode hors ligne. Une fois reconnectée, le document se synchronise dans Teams pour être consulté, agrémenté par vos collègues et enrichi par les suivis de travail.

Connecteur: Une boite à outils bien remplie

Microsoft TEAMS se veut un outil de collaboration d’entreprise et permet de connecter vos outils spécialisés dans un channel. Ceci vous permet de faire converger une base d’information directement dans un outil pour faciliter la consultation.

L’objectif de ces connecteurs a pour but de diminuer les courriels et briser les silos. En voici quelques exemples:

• Vous êtes une équipe de support ou de déploiement, vous pouvez connecter vos outils tels que Jira;
• Vous utilisez SalesForce pour faire le suivi de vos ventes? Oui oui, il y a un connecteur pour rapporter de l’information;
• Votre équipe Marketing veut surveiller ce qui se dit sur les médias sociaux? Vous l’aurez deviné: oui il y a un connecteur pour Twitter et Facebook.

Teams vous permet de ne pas se confiner dans un univers précis, mais bien de rassembler vos outils de travail et propulser les échanges d’équipes. Quoi de mieux pour travailler?

Vous avez aimé ? Suivez le prochain article la semaine prochaine!

Vous avez des questions sur Office 365? Meta est un rassemblement d’experts disponibles pour vous guider et être un facilitateur dans la gouvernance de l’écosystème Microsoft.