L’automatisation dans M365

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Faire la différence entre les Powers

Power Platform est la dimension automatisation et gestion des données de Microsoft, composé de quatre grands outils qui permettent d’analyser, d’agir et d’automatiser. Il est important de faire la différence dans l’utilisation des différents outils.

Dans la suite M365, les Power Apps et Power Automate peuvent être inclus selon vos licences: mais encore, que sont-ils vraiment?

Power Automate

Power Automate et l’outil pour créer les workflows entre les services et les applications. Il est votre outil pour l’approbation de décisions ou l’activation d’alertes.

Power Automate permet la création de flows pour toute l’entreprise ou par usager. L’interface se veut le plus simple possible pour les utilisateurs: pas besoin d’être développeur pour commencer à l’utiliser.

Note: Parfois, certains font encore référence à Microsoft Flow, qui a été renommé Power Automate!

Power Apps

Power Apps est l’outil de développement pour la construction d’applications personnalisées selon votre entreprise. Le but de cet outil est d’offrir un environnement avec le moins de code possible en offrant des connecteurs et services d’intégration pour les données.

En complément, Power Apps permet la création d’applications Web et mobiles qui s’exécutent sur tous les appareils. Power Apps facilite le développement d’applications avec une interface simple. Selon votre gouvernance, c aque employé ou développeur professionnel peut créer des applications personnalisées.

Vous avez besoin d’une interface simple pour vos employés sur le terrain, par exemple, qui communiquera dans l’écosystème M365 sans effort ? Power apps est votre outil!

Power BI

Power BI (Business Intelligence) est le service d’analyse des données. Vous collectez des données et désirez obtenir des rapports rapidement? Power BI permet de bâtir des Dashboards et des graphiques visuels. L’objectif est de rendre disponible rapidement l’information, et ce, de façon digeste. De cette manière, les gestionnaires peuvent prendre des décisions rapidement, basées sur des données réelles plutôt que sur l’intuitivité.

Power BI permet de réagir sur des données à la grandeur de l’entreprise, tout en conservant les règles de gouvernance et de sécurité établies dans votre environnement Microsoft. Vous pouvez donc suivre la performance de l’entreprise, que ce soit les ventes, la progression de la rentabilité ou de la performance, tout en respectant l’autorité hiérarchique de voir ces données: ceci devient très pratique pour alimenter des rencontres d’actions plutôt que de réactions!

Power Virtual Agents

Power Virtual Agents permet de créer des agents virtuels au sein de votre entreprise. L’outil se veut convivial et encourage quiconque à l’utiliser. En sommes, Power Virtual Agents offre une interface graphique sans code pour créer des chabots.

L’intégration dans les systèmes existants est simplifiée grâce à une intégration prête à l’emploi avec Power Automate et des connecteurs. Il minimise l’effort informatique requis pour déployer et maintenir une solution conversationnelle personnalisée en permettant aux experts en la matière de créer et de maintenir leurs propres solutions conversationnelles. Power Virtual Agents fait partie de Power Platform. Par conséquent, les utilisateurs peuvent activer les chatbots pour effectuer une action en appelant simplement un flux Power Automate. Les flows aident les utilisateurs à automatiser les activités ou à appeler les systèmes back-end. Les utilisateurs peuvent utiliser les flows existants qui ont été créés dans leur environnement Power Apps ou ils peuvent créer un flow dans le canevas de création de Power Virtual Agents.

En quelques mots

Power Platform est la combinaison des outils qui permettent aux entreprises d’obtenir des informations à partir des données, activer une intelligence d’affaires et automatiser les processus. En simple, l’objectif est d’analyser, d’agir et d’automatiser
Power Automate est l’outil qui vous permet d’automatiser des workflows, qu’ils soient simples ou complexes, et ce à la grandeur de l’entreprise.
Power Apps est l’outil qui vous aide à construire et personnaliser des applications qui fonctionnent partout, que ce soit sur le web, sur mobile ou en Stand Alone.
Power BI est l’outil qui vous permet de visualiser et analyser vos données disponibles au sein de votre entreprise.
Power Virtuel Agents vous permet de créer des chatbots pour répondre à des besoins communicationnels au sein de votre entreprise et pour aider vos employés et clients.

Connecteurs et Modèles

Parce que Microsoft, dans le paradigme M365, tente d’offrir des outils répondant aux grandes problématiques généralement rencontrées dans les entreprises, il met à disposition des connecteurs et des modèles pour accélérer l’automatisation avec Power Plateform.

Connecteurs

Dans le même esprit que ceux retrouvés dans Teams, on retrouve dans la liste une panoplie de connecteurs. L’offre des connecteurs est variée et on y retrouve autant des connecteurs pour des services Microsoft ou que pour des technologies externes telles que Cisco Webex, Jira, Twitter, etc.

Ces connecteurs ont pour but des vous aider à connecter vos outils, et donc, d’offrir un écosystème adapté à votre entreprise. Il devient alors plus naturel d’offrir des alertes, des Dashboards et ainsi de suite, optimisant alors leur travail et aussi éviter de multiplier la veille manuelle de l’actualité des contenus, sa multiplication ou bien la perte de données tout simplement!

Modèles

Dans le même concept, grâce à ses communautés, Microsoft met à disposition des modèles de Flows déjà préétablis. Ceci a pour but d’être un accélérateur pour vos équipes d’automatiser certaines interactions entre les systèmes.

Vous n’avez donc plus à partir de zéro pour l’automatisation de processus communs. Ceci permet d’essayer ces modèles rapidement et de les personnaliser au besoin avec le moindre effort!

Prioriser les éléments à automatiser

Il n’y a pas de limites dans l’automatisation. Or, plusieurs facteurs permettent de sélectionner les processus à valeurs ajoutées. Une fois que la cartographie de ces processus est faite, voici quelques facteurs permettant de prioriser les tâches à activer en premier:

Tâches à haut volume: Tâches qui surviennent couramment et en grande quantité;
Tâches sensibles aux erreurs humaines: Éliminer naturellement les tâches qui génèrent facilement des erreurs humaines et qui sont systématiques.
Tâches qui demandent une constance et sont répétables: Toutes activités qui ne demandent pas une interaction humaine peuvent être automatisées, libérant alors plus de temps pour des tâches d’analyse par les employés.
Exécution des tâches par une multitude d’employés: vous avez plusieurs tâches qui doivent être effectuées, mais par un profil d’employé plutôt qu’un employé précis? Libérez la complexité de savoir qui s’occupera de la prochaine tâche;
Tâches avec un délai sensible: certaines tâches sont cruciales pour l’entreprise et doivent être effectuées dans un délai précis et limite;
Impact important sur d’autres processus ou systèmes: Si certaines activités impactent d’autres processus, par une conditionnelle ou le déclenchement d’un nouveau processus, ceci peut avoir un impact majeur;

En conclusion : L’ampleur de l’écosystème

L’univers M365 étant décentralisé et délocalisé par le cloud, Microsoft l’a conçu pour les différentes technologies communiquant nativement entre elles. Ainsi, SharePoint, Teams, Outlook, Dynamics, et ainsi de suite peuvent facilement se complémenter. Qui dit complément, dit également facilité d’automatisation: utiliser le croisement des systèmes de M365 pour faciliter vos processus internes.

Le changement de paradigme prend son ampleur dans l’organisation de l’entreprise: vous connaissez vos processus, vous avez les bons outils. Maintenant, vous êtes prêt à automatiser certaines parties pour optimiser votre entreprise! Inspirez-vous des modèles directement offerts par Microsoft

De plus, Microsoft ne vous limite plus à son univers grâce aux connecteurs directement offerts sur sa plateforme. Alors, pourquoi s’en priver?

Vous avez des questions sur M365? Meta est un rassemblement d’experts disponibles pour vous guider et être un facilitateur dans la gouvernance de l’écosystème Microsoft.