Les bons joueurs de l’adoption

Au-delà du besoin de collaborer à distance, comment pouvons-nous optimiser nos environnements de travail afin que nos équipes soient placées en zone de succès? Meta vous propose une série d’articles pratiques sur la gestion organisationnelle afin de vous permettre de mieux comprendre l’univers Office 365 pour ainsi vous aider à appliquer les meilleures pratiques qui feront du sens pour votre organisation.

Une adoption réussie, c’est un projet centré sur l’utilisateur plutôt que centré sur les moyens technologiques. La démarche repose sur l’idée que les utilisateurs finaux sont les mieux placés pour évaluer et utiliser le produit. De ce fait, le développement d’un produit est a priori davantage guidé par les besoins et exigences des utilisateurs finaux, plutôt que par des possibilités techniques ou technologiques.

Chaque décision centrée sur l’utilisateur prend également en compte les besoins et exigences de l’organisation afin de trouver un juste milieu qui sera satisfaisant pour les deux parties.

Lorsqu’il est question de changer les méthodes et outils de travail, les employés veulent savoir «Quel intérêt y a-t-il pour moi?»

Les rôles

Une même personne peut porter plusieurs rôles, surtout selon la taille de l’organisation et la taille du projet. Il est cependant essentiel de comprendre que l’équipe d’adoption n’est pas forcément l’équipe de projet, particulièrement dans les tâches d’exécution. Le but de l’adoption est de créer et diffuser un plan d’adoption qui accompagnera les utilisateurs à comprendre et apprécier la nouveauté. Inévitablement, l’équipe de projet n’a pas d’autre choix que d’être convaincue du bien-être de son projet, et généralement cherchera à justifier ou statuer les changements plutôt que de le gérer.

En sommes, cibler les rôles des employés et leurs utilités et assurer que l’équipe de projet n’entre pas en conflit avec les rôles de l’adoption. Voici les rôles généralement ciblés.

Commanditaire exécutif

Le commanditaire exécutif a un rôle essentiel dans la gestion du changement au travers de l’organisation. Choisissez un leader d’influence qui inspire la confiance auprès des équipes. Vous avez besoin d’un joueur qui collabore avec toutes les équipes de direction et élimine les barrières. Il sera le représentant des besoins de l’équipe exécutive, mais il sera aussi celui qui représentera le travail de l’équipe de réalisation et de projet. Vous avez donc besoin de quelqu’un qui est très bon en communication. Idéalement, il participe également aux activités d’adoption des employés telle que le lancement de démarrage au travers de l’entreprise, des capsules Question & Réponses et des résumés trimestriels.

Propriétaire de succès

Généralement, le propriétaire de succès est choisi à travers les communications, les ressources humaines ou les TI. Son rôle est de faire comprendre la valeur aux autres leaders dans l’entreprise. Il est la courroie de transmission entre les besoins de l’entreprise et la culture de l’entreprise. L’objectif: S’assurer que tous comprennent les besoins de l’un et l’autre et que le projet sera un succès. Par ses actions, Il est un exemple à suivre au niveau des rétroactions et du sentiment d’appartenance. Également, il sert de modèle et de facilitateur lors des activités d’adoption.

Chargé de projet et/ou gestionnaire de programme

Ce rôle, selon la taille du projet et de l’entreprise, est le gardien de la planification et de l’exécution des tâches du projet, le tout basé sur les besoins de l’entreprise et les critères de succès. Il vous faut un individu avec du leadership et une force en communication interpersonnelle qui est orienté sur les résultats et qui n’a pas peur de prendre une décision. Il est important qu’il gère bien le temps et soit orientéer sur les détails qui génère une valeur pour l’entreprise, tout à faisant confiance à son équipe de projet.

Responsable des formations

Le responsable des formations n’est pas implicitement celui qui donnera les formations, mais plutôt, bâtira le programme de formations dans le plan d’adoption, selon la culture de l’entreprise et les réalités des utilisateurs.

Il doit impérativement être un bon coordonnateur d’équipe à l’extérieur de son équipe, tout en étant bien organisé et soucieux des détails. Il est responsable d’assurer l’atteinte des connaissances en fonction des différentes tâches dans l’entreprise. Il doit être particulièrement un bon communicateur, un bon rassembleur et quelqu’un qui s’adapte en fonction des rétroactions des employés. Ce rôle est clé dans l’exécution de votre adoption!

Responsable des communications

Le responsable des communications est responsable d’approuver et de livrer les communications. Il s’assure que le message donnera le résultat escompté et respectera certaines règles éditoriales propres à l’entreprise. Il est la colle entre tous les besoins de communications des autres rôles et aussi, s’assure de la pertinence des communications. De plus, il s’assure que les employés ne soient pas inondés de communications qui pourraient les confondre ou alourdir le processus. Voyez-le comme le polissage de votre stratégie d’adoption!

Champions

Les champions sont des employés sur le terrain qui sont surtout des grands communicateurs et inspirent le positif. Ils n’ont pas forcément la connaissance des super utilisateurs, mais ils comprennent suite aux formations, sont confiants du bien-fondé des décisions et des besoins d’affaires et inspirent le positivisme dans le changement.

Vous voulez des champions naturels, à qui les employés demandent instinctivement de l’aide et qui sont efficaces au travail. Un bon champion investira entre 2 et 4 heures par semaine dans le support aux agents de l’adoption, au support aux usagers et à participer aux activités d’adoption. Il sera surtout disponible sans trop de contraintes d’horaire. Ne ciblez pas trop de champions constamment en rencontre!

Aussi, les champions participeront à des activités de pré-lancement, tel que les formations et quelques événements d’adoption et seront un fil conducteur post-lancement avec le support aux employés.

Spécialiste de départements (super utilisateurs)

Les spécialistes de départements, ou souvent appelés super utilisateurs sont les employés les plus connaissants des processus de votre entreprise dans leurs secteurs d’activités. Souvent, ils connaissent les impacts de certaines décisions ou de certains changements. Les super utilisateurs sont le lien entre les besoins de réalisation et le réel sur les équipes de travail. Ils seront d’une grande aide pour analyser votre projet et tester le résultat avant le lancement.

!!! Mais attention !!! Un super utilisateur n’est pas automatiquement un champion ou un early adopter!

Par la nature de ses tâches, les super utilisateurs sont souvent des gens avec des responsabilités décisionnelles dans leur département. Par le fait même, bien content d’apporter leurs connaissances au projet, ils ne sont pas nécessairement ouverts aux changements. Souvent, pour eux, la nouveauté leur demande d’absorber beaucoup plus de changement que la moyenne des employés et ceci génère de l’incertitude. De plus, leur rôle les emmène souvent à être présents à des rencontres stratégiques pour les départements.

Il est important que les super utilisateurs soient confortables dans l’adoption du projet. Ne leur faites pas porter trois chapeaux, par exemple celui d’être à la fois le early adopter, le champion et le super usager (tout en restant efficace au travail!).

Spécialiste TI

Le spécialiste TI est un rôle d’autorité de haut niveau sur les impacts TI. Il connait déjà les orientations technologiques de l’entreprise et les politiques de sécurité. Il supporte l’équipe de projet et est un apport important dans l’aboutissement du projet.

Il doit impérativement être un facilitateur technologique pour l’équipe projet et connait bien Microsoft 365 et les environnements de l’entreprise. Il est en mesure de travailler en mode FastTrack, car décisionnel avec les TI et pourra travailler étroitement avec les gestionnaires de projet afin de s’assurer de rencontrer les besoins de planification.

Vous avez des questions sur M365? Meta est un rassemblement d’experts disponibles pour vous guider et être un facilitateur dans la gouvernance de l’écosystème Microsoft.