Les raisons stratégiques de l’automatisation

Au-delà du besoin de collaborer à distance, comment pouvons-nous optimiser nos environnements de travail afin que nos équipes soient placées en zone de succès? Meta vous propose une série d’articles pratiques sur la gestion organisationnelle afin de vous permettre de mieux comprendre l’univers Office 365 pour ainsi vous aider à appliquer les meilleures pratiques qui feront du sens pour votre organisation.

L’automatisation n’est pas un concept nouveau. Or, l’automatisation de processus concerne toute l’entreprise. Bien que ceci peut sembler un grand chantier, il y a plus d’une façon d’automatiser les processus. Objectivement, le but est de simplifier les activités de l’entreprise, réduire les tâches redondantes et robotiques et d’accroitre la performance.

Quand automatiser ses processus?

L’automatisation des processus peut se faire dans les entreprises de toutes tailles! Dès qu’une entreprise désire mieux s’organiser, être plus performante et croître, l’automatisation est un facilitateur. Qui dit automatisation dit connaître ses processus et avoir les bons outils en place (ce que nous explorerons dans le prochain article). L’automatisation est une finalité qui demande d’avoir les bonnes fondations.

En sommes, il n’y a pas de moment pour débuter l’automatisation: que ce soit une petite, moyenne ou grosse entreprise, tous les moments sont bons. Selon la maturité de l’entreprise, la complexité des automatisations variera tout simplement.

Pourquoi automatiser: les raisons stratégiques!

Le mythe et la première idée qui vient en tête des gens lorsqu’ils pensent à l’automatisation des processus est le retour sur investissement. Pour assurer un succès avec l’automatisation, la rentabilité ne doit pas être le motivateur premier.

La rentabilité sera une résultante complémentaire de ce travail. Il est fort possible qu’elle ne puisse pas facilement se calculer car, bien fait, elle vient s’insérer un peu partout dans l’entreprise. Parfois, la rentabilité sera humaine (performance des employés, innovation, satisfaction clientèle), parfois monétaire, etc.

Standardisation des processus

Voici pourquoi l’automatisation est importante pour les entreprises, peu importe leur taille:

Connaître son Pedigree

Le premier argument incontestable est la standardisation des processus. Standardisation ne veut pas dire un seul processus pour chaque département, mais plutôt une compréhension commune des étapes essentielles pour finaliser un processus. La standardisation évite donc une personnalisation en fonction des nouveaux employés et de leurs préférences.

Ceci permet également d’établir les variantes d’un processus en fonction des régions, localités, types de produits, et ainsi de suite. La standardisation des processus est la façon de faire de l’entreprise, ce qui la distingue, son Pedigree .

Transfert de connaissance

En ayant standardisé les processus, ceci permet à votre organisation d’être plus consciente de son fonctionnement. Parallèlement, il devient plus facile de faire un transfert de connaissance à de nouveaux employés ou de déléguer des tâches.

De plus, ceci limite la connaissance individuelle par l’expérience. Naturellement, un employé qui est présent depuis plusieurs années oublie tout ce qu’il fait comme tâches complémentaires simplement parce qu’il est habitué. Ceci rend alors pratiquement impossible de transmettre les connaissances d’un employé dans une position stratégique depuis une dizaine d’années.

Conformité

Vous êtes une entreprise qui suit certaines normes de votre marché tel qu’ISO ou l’AMF, par exemple? Ces normes vous demandent un certain suivi et une traçabilité de vos processus. L’automatisation vous permet d’obtenir un registre sur les changements de vos processus, les étapes névralgiques et autres informations nécessaires à vos besoins de conformité. Facilitez vos audits et assurez une mise en place des processus selon vos normes.

Satisfaction client

Parce que vos processus sont connus et standards, il est plus naturel de gérer les attentes clients en fonction de ce qui est atteignable dans l’entreprise. Puisque les processus sont connus, les promesses d’entreprises le sont aussi! De cette manière, il est alors possible d’appuyer la vente, les suivis client et la gestion des insatisfactions des clients en fonction de ce que l’entreprise peut faire.

Les processus de gestion de la satisfaction devraient également faire partie de la standardisation des processus. Par exemple, suite à la réception d’un produit ou la fin d’un service, le déclenchement d’un sondage satisfaction devrait se faire automatiquement. De cette manière, il est possible d’obtenir des métriques à des moments clés, permettant d’agir en conséquence de la rétroaction client et non seulement en chiffre de vente ou en pourcentage de rentabilité. La satisfaction client est essentielle pour une entreprise et a un impact crucial sa profitabilité!

Mesurable: faciliter la prise de décision

Conséquemment, en ayant standardisé les processus, il est plus facile d’assurer la qualité dans les opérations. Une erreur est survenue, est-ce une erreur humaine ou un processus mal adapté à une situation? Un client est insatisfait: avons-nous suivi les bonnes étapes? Il devient possible d’attacher des métriques à un processus, mesurer son efficacité et surtout, l’améliorer en fonction des nouvelles informations.

Également, en ayant plus de métriques, il est alors plus évident de déceler les faiblesses dans les processus et donc de remonter à la cause. Est-ce un besoin de modifier le processus? En créer un nouveau en fonction d’une variante précise? Est-ce un manque de formation? En conclusion, les décisions deviennent moins intuitives et davantage baser sur des faits.

Mieux utiliser le temps

Qui dit automatisation dit élimination des tâches redondantes et systématiques (par ex: transfert d’un document dans un dossier X selon une étape définie, lancement automatique de demandes d’approbations, etc.). Ce type de tâches est nécessaire dans toutes les entreprises. Or, elles ont une faible valeur stratégique d’être réalisées manuellement par un employé.

En automatisant les tâches systématiques, ceci retire des tâches répétitives de l’agenda des employés et surtout, leur permet de mettre du temps sur des tâches de valeurs. Les employés sont plus valorisés et il est plus motivant de travailler sur des tâches moins robotiques. Ceci laisse également plus de place à l’innovation pour des tâches d’expertises!

Transparence & collaboration

Inévitablement, en optimisant des processus départementaux et interdépartementaux, la collaboration en équipe devient plus naturelle. Les entrants et sortants d’une étape sont connus de tous.

Parce que les processus sont compris et disponibles, les opérations sont transparentes pour les employés. Ceci facilite la communication entre les membres d’équipe afin d’améliorer leur processus de travail et régler les problématiques. La réduction de tâches redondantes offre plus de temps pour activer la productivité des employés et des membres d’équipe.

Les bonnes pratiques

L’automatisation des processus n’égale pas automatiquement succès et rentabilité. Pour bien réaliser une étape qui peut devenir très en demande pour une entreprise, voici quelques pointeurs vous permettant d’orienter ce projet:

1. Commencez par comprendre vos processus et leurs activités : comment elles sont exécutées et qui en est responsables
2. Assurez-vous que les objectifs principaux de votre projet soient claires et connus: Le but est d’orienter les décisions en fonction de vos objectifs.
3. Favorisez une vision à long terme pour votre retour sur investissement (ROI): vous n’obtiendrez pas une rentabilité instantanée!
4. Favorisez une approche par phase: Opter pour cette approche et comparer les métriques avant et après vous permettra de faire un suivi adéquat de vos objectifs.
5. Investissez du temps en adoption et en formations pour vos employés.

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