L’intranet intelligent, plus qu’un buzz Word
Les événements actuels nous mettent au défi quant à la poursuite de nos opérations quotidiennes. En conséquence, le besoin de travailler de façon numérique n’a jamais été aussi essentiel. Mais au-delà du besoin de collaborer à distance, comment pouvons-nous optimiser nos environnements de travail afin que nos équipes soient placées en zone de succès? Meta vous propose une série d’articles pratiques sur la gestion organisationnelle afin de vous permettre de mieux comprendre l’univers Office 365 pour ainsi vous aider à appliquer les meilleures pratiques qui feront du sens pour votre organisation.
L’intranet intelligent, c’est l’avenir chez Microsoft. Fini l’intranet à l’interne, en vase clos qui ne sert que de diffusion d’information corporative. L’intranet intelligent est maintenant une plateforme outil qui permet de répondre aux besoins de communications formelles à la grandeur de l’entreprise et aux besoins ciblés par utilisateurs.
Avec l’infonuagique, l’intranet devient accessible partout, sans compromettre la sécurité. L’intranet traditionnel s’est transformé pour devenir un intranet intelligent: soit un outil de travail!
Bye bye Classic, Hello Modern: changement de paradigme
Microsoft a délaissé le SharePoint classic que vous avez peut-être connu et qui n’offre plus les fonctionnalités de notre époque. Bien que le modèle classic soit encore accessible, il n’évoluera plus : Microsoft ne mise que sur la partie Modern dans ses planifications stratégiques et ses déploiements.
Mais qu’est-ce que le Modern: l’intranet intelligent?
L’intranet n’est plus une boite fermée: on y intègre maintenant la collaboration des équipes et la diffusion d’une organisation afin d’offrir un environnement numérique de travail complet (Digital Workplace). On y facilite l’accès aux utilisateurs par la mobilité, la sécurité de O365 et la personnalisation de contenu pour les utilisateurs.
L’intranet intelligent c’est la personnalisation des contenus par types de profils, métiers, cercles de travail, etc. Au-delà de la diffusion des informations corporatives, l’intranet se raffine pour ne plus être figé dans le temps. Par conséquent, les mécanismes intelligents de SharePoint permettent de rassembler les contenus pertinents selon les différents profils d’usagers. En complément, l’information est décentralisée afin de faciliter la collaboration des contenus selon les vrais besoins d’une organisation. La décentralisation des contenus demande à réfléchir différemment à sa structure. Or, ceci permet une meilleure évolution dans le temps de l’outil.
La formule SharePoint Classic offrait beaucoup de composantes techniques de base, avec une architecture complexe. Or, le visuel et les composantes d’édition de contenu étaient minimaux, nécessitant beaucoup de travail de design et personnalisation HTML-CSS. Le travail demandait une connaissance de développeur, une personnalisation d’élément et la rigidité d’édition n’était jamais casée. Le Modern offre dorénavant un cadre et des modules (Webparts) complets qui permettent de se concentrer sur ce qui a réellement de l’importance : les contenus.
Axés utilisateur : Facilité d’édition
Ce nouveau modèle de SharePoint permet une création de sites rapides grâce à des modules simples d’utilisation et couvrant la plupart des besoins d’entreprise. Le design du Modern offre une standardisation dans la présentation du contenu et appuie davantage sa qualité que ses artifices visuels. En effet, vos besoins de communication deviennent la priorité: la plateforme s’assure de vous offrir assez de modules natifs (Webparts) pour couvrir vos besoins. SharePoint offre maintenant une interface édimestre permettant facilement et visuellement d’ajouter des sections et des colonnes dans vos gabarits de site. Dans la foulée, Microsoft rend la manipulation des menus très simple pour un édimestre. Tous ceux qui auront travailler avec du SharePoint Classic comprendront l’avancée à ce niveau : plus de Masterpage, de page layouts et de display templates. SharePoint permet de rendre accessible l’édition à des édimestres concentrés sur la présentation de contenu.
Décentralisation et Hub
Si vous avez suivi un peu plus haut, vous avez compris que plusieurs sites pouvaient exister pour répondre à un besoin d’entreprise et département. Les sites SharePoint qui n’ont pas de niveau hiérarchique sont, d’un point de vue technique, tous sur le même niveau horizontal. Notre résumé : SharePoint est « Plat »!
Ce changement de paradigme vous permet de créer des conteneurs en fonction des contenus, des personnes pouvant éditer, de votre sécurité, etc. De cette manière, la structure devient plus flexible selon vos besoins d’entreprise. Les conteneurs SharePoint sont un peu comme des ballons, ils peuvent être seuls ou rassemblés en bouquet : rien ne vous empêche de réorganiser vos bouquets de ballons plus tard!
Les Hubs deviennent le connecteur des sites en fonction de vos besoins: Secteurs, départements, services, peu importe!
De cette manière, les administrateurs du site peuvent manipuler les hubs pour faire des remontées des associations de contenu, par exemple les nouvelles de différents sites, rassembler les événements, créer des liens pertinents. Chaque hub peut être personnalisé selon le besoin et peut contenir sa navigation personnalisée, en plus d’une recherche. Elle permet d’avoir une navigation globale par hub, rendant les contenus complémentaires facilement navigables sous un même regroupement.
En ayant bien isolé les sites en fonction des divisions nécessaires de l’entreprise, un utilisateur n’ayant pas accès à un site ne pourra pas consulter la remontée de nouvelles et autre information sécurisée. Seules les informations visibles seront disponibles!
Vous vous restructurez et les départements changent? Les sites sont déjà des boites bien pensées qui peuvent maintenant changer de regroupement par le Hub. Pas besoin de migrer les contenus: simplement ajuster vos groupes de sécurité, s’il y lieu, et modifier vos hubs pour refléter votre nouvelle structure d’entreprise!
Design et accessibilité
Par défaut, tous les sites Modern sont responsive. Les gabarits étant responsive par défaut, l’expérience utilisateur est au cœur de l’expérience qui s’adapte à tous les écrans. Aucun contenu n’est caché, ce qui permet d’avoir un intranet complet au bout de son téléphone
Idem pour l’accessibilité: Microsoft ne laisse rien au hasard. Il est maintenant impossible de publier un design sans passer la barre de l’accessibilité; ce pourquoi la création de visuels 100 % personnalisé n’est plus possible (en plus d’être un avantage considérable pour la mobilité). Le Modern assure également une cohérence dans les couleurs et les contrastes grâce à un éditeur de couleurs. Certains designers auront un peu moins de plaisir au départ. Or, ce choix judicieux est encore une fois pour permettre d’offrir une vélocité dans l’ajout de contenu dans l’intranet: les couleurs des modules s’ajusteront selon la palette préalablement établie par les designers.
Le travail des designers passe maintenant par l’utilisation cohérente de l’image de marque dans l’illustration, les iconographies et les choix des images. Il est maintenant possible de créer une bibliothèque d’entreprise directement dans SharePoint. Vous voulez garder l’identité des images et désirez éviter l’improvisation des différents publicateurs de contenu? Vous désirez limiter le choix de photos génériques ou de basses qualités? Ceci devient le parfait moyen d’offrir une librairie préapprouvée par vos gardiens de marque sans qu’ils soient submergés par les demandes!
La gestion des audiences: enfin!
Microsoft avait annoncé l’avancée des fonctions par audience: il est déjà possible d’attribuer des audiences aux nouvelles et aux pages. Dans les déploiements qui révolutionneront l’intranet intelligent: la gestion des navigations (en date de rédaction de cet article). Ceci change grandement la donne pour les prochaines réalisations!
Vous avez des contextes différents par rôle ou par métier? Fini le duplicata d’intranet pour offrir un contenu personnalisé et l’ajout de responsabilités supplémentaires pour mettre à jours ces intranets. Encore mieux: fini d’avoir des pages manuellement bâties pour répondre à chaque besoin précis de l’entreprise, créant alors un gouffre d’entretien infini!
Il est maintenant plus facile de conjuguer les besoins d’entreprise de diffuser ses nouvelles, événements et informations corporatives tout en personnalisant l’intranet. Cette fonctionnalité permet de remonter le contenu pertinent par nature d’employé, sans avoir à utiliser la sécurité. Que ce soit pour des aides à la tâche, des avis par corps de métier ou des types de nouvelles pertinents par localité ou département. Sans cacher l’information, le contenu devient plus ciblé, plus utile pour les utilisateurs.
Conclusion?
L’intranet Modern et intelligent permet de décentraliser les contenus, autant d’un point de vue organisationnel que de consommation. Le but ultime est d’offrir une plateforme appartenant à un écosystème vivant, conjuguant les besoins corporatifs aux besoins des utilisateurs. L’intranet devient vivant: un outil de travail essentiel pour toute entreprise.
Dans le prochain article, nous parlerons de quelques fonctionnalités qui pour nous, font plus que la différence!
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Article rédigé en collaboration avec Veronique Delisle #merci
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